Tankując paliwo na stacji benzynowej w Morawicy koło Kielc, podatnik poprosił o fakturę VAT. W zamian otrzymał paragon fiskalny, na którego odwrocie jest informacja, że ten format faktury jest zgodny z decyzją ministra finansów.

– Pani odmówiła wystawienia faktury. Powiedziała, że wydruk, który otrzymałem, jest fakturą. Sprawa jest co najmniej dziwna, bo z wydruku wynika, że jest to paragon fiskalny, na którym nie ma np. danych odbiorcy – żali się w rozmowie z nami pan Piotr.

Andrzej Pośniak, prawnik, doradca podatkowy w Kancelarii CMS Cameron McKenna, komentując sprawę, stwierdza, że wystawiony dokument nie jest fakturą VAT. Nie spełnia bowiem wymogów, które powinny zostać spełnione przez prawidłową fakturę VAT. W szczególności (poza pewnymi wyjątkami) faktura VAT musi obowiązkowo zawierać m.in.: imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy.

– W omawianej sytuacji podatnik nie może zatem posługiwać się otrzymanym dokumentem jak fakturą VAT – ostrzega Andrzej Pośniak.

Sytuacją zdziwione jest także Ministerstwo Finansów, które zauważa, że opisany dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży na stacji, przekazany jako faktura, nie zawiera chociażby danych nabywcy. Resort zastrzegł, że czasem inne dokumenty mogą być uznane za fakturę. W katalogu tym nie znajdują się paragony.

Dane na fakturze

Elementem istotnym w fakturze VAT jest m.in. określenie w niej nie tylko podmiotu dostarczającego towar lub świadczącego usługi, ale również danych dotyczących nabywcy, których oczywiście na paragonach z kas fiskalnych nie ma.

Tomasz Siennicki, partner w kancelarii Kolibski, Nikończyk, Dec & Partnerzy, tłumaczy, że obowiązek zamieszczania danych nabywcy na fakturze wynika nie tylko z przepisów krajowych, ale także z przepisów prawa UE. Dyrektywa 112 wskazuje, jakie elementy powinna zawierać faktura VAT. Do elementów tych należą m.in. NIP nabywcy, jego nazwa i adres.

– Bez tych elementów nie można mówić, że sprzedawca w ogóle wystawił prawidłową fakturę VAT. Wyjątkiem są sytuacje, w których doszło do wystawienia dokumentu uznanego w przepisach za fakturę (np. niektóre bilety, dowody zapłaty za przejazd autostradami) – stwierdza Tomasz Siennicki.

Nie ma mowy o odmowie

Podatnik VAT czynny nie może odmówić wystawienia faktury VAT z tego powodu, że wystawił paragon fiskalny. Na ten aspekt zwraca uwagę Andrzej Nikończyk, doradca podatkowy, partner w kancelarii Kolibski, Nikończyk, Dec & Partnerzy. Jego zdaniem dopiero po trzech miesiącach od wydania towaru podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury, jednak może to zrobić i dbając o klientów, powinien. Termin wystawienia faktury dla osoby nieprowadzącej działalności to siedem dni od żądania jej wystawienia, jednak jeśli żądanie zostało złożone przed wydaniem towaru, termin ten biegnie dopiero od dnia jego wydania.

– Faktura wystawiana osobie fizycznej nieprowadzącej działalności może nie zawierać tylko NIP. Zaś paragon fiskalny nie może zastąpić faktury – wyjaśnia Andrzej Nikończyk.

Poniesione wydatki

Zgodnie z art. 86 ustawy o VAT (Dz.U. z 2004 r. nr 54, poz. 535 z późn. zm) podstawą do odliczenia naliczonego VAT jest wyłącznie faktura VAT. Tomasz Bałdyga, radca prawny w Firmie Doradczej KPMG, podkreśla, że faktura powinna zawierać dane nabywcy (imię i nazwisko lub nazwę, adres i NIP). Paragon pozbawiony tych danych nie może być uznany za fakturę VAT dającą prawo do odliczenia naliczonego VAT.

– Jeśli chodzi o możliwość zaliczenia wydatków udokumentowanych paragonem do kosztów podatkowych, dominuje pogląd, że podstawą uznania danego wydatku za koszt może być wyłącznie dokument mający walor dowodu księgowego, a zgodnie z ustawą o rachunkowości dowód księgowy powinien zawierać określenie stron operacji (nazwy, adresy) – przypomina Tomasz Bałdyga.