Jeśli pracodawca wypłaca pracownikowi kilometrówkę lub ryczałt za używanie prywatnego samochodu do celów służbowych, powinien pobrać zaliczkę na podatek.
Pracownik korzysta ze swojego prywatnego auta do jazd służbowych. Nie wie, jak to wpłynie na jego rozliczenia z pracodawcą.
– Czy przepisy definiują zasady rozliczeń w takich przypadkach – pyta pan Kamil z Katowic.
Pracodawca może wyrazić zgodę, by pracownik wykorzystywał samochód będący jego własnością do celów związanych z wykonywaniem zadań służbowych. Pracownik może wykorzystywać samochód do jazd lokalnych i zamiejscowych (rozumianych jako podróże służbowe).
W takim przypadku – jak wyjaśnia nam Grażyna Zaremba, ekspert w BDO – pracodawca ma obowiązek wypłacić pracownikowi ryczałt pieniężny lub zwrócić poniesione wydatki w wysokości określonej przez przemnożenie przejechanych kilometrów przez ustaloną stawkę za jeden kilometr przebiegu pojazdu.
– Jeśli pracodawca zawarł z pracownikiem umowę cywilnoprawną, w której przyznał limit miesięczny przejazdów lokalnych w kilometrach, to wartość ryczałtu ustalonego zgodnie z wysokością przyznanego limitu w kilometrach i stawką za jeden kilometr przebiegu pojazdu stanowi przychód pracownika i podlega opodatkowaniu – ostrzega Grażyna Zaremba.
Dodaje od razu, że również jeśli z zawartej umowy wynika, że pracodawca będzie zwracał pracownikowi koszty związane z faktycznie przejechanymi kilometrami w jazdach lokalnych w celach służbowych, to wartość zwracanych wydatków ustalana jest zgodnie ze stawką za jeden kilometr faktycznego przebiegu pojazdu i również stanowi dochód pracownika do opodatkowania. Pracodawca, wypłacając zarówno ryczałt, jak i tzw. kilometrówkę, jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych ma obowiązek pobrać należny podatek i przekazać go do urzędu skarbowego.
Teraz przyjrzyjmy się rozliczeniom pracodawcy. Aby pracodawca mógł uznać zwrot wydatków z tytułu korzystania przez pracownika z prywatnego samochodu do celów służbowych w jazdach lokalnych za koszty uzyskania przychodów, muszą być spełnione określone warunki. Grażyna Zaremba wyjaśnia, że w przypadku ryczałtu jego wysokość jest pochodną określonej liczby kilometrów zależnej od liczby mieszkańców miejscowości, w której pracodawca ma siedzibę, natomiast przy rozliczeniu faktycznie przejechanych kilometrów niezbędne jest prowadzenie przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja ta powinna zawierać określone dane potwierdzające, że pracownik wykorzystywał samochód do celów służbowych.
– Gdy pracodawca zwraca pracownikowi wydatki związane z odbytą podróżą służbową, wartość tej wypłaty korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego jako należności za czas podróży służbowej pracownika – argumentuje nasza rozmówczyni z BDO.
Jej zdaniem, aby wydatek ten mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów przez pracodawcę, powinien być również odpowiednio udokumentowany, w sposób wymagany dla podróży służbowych.