Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w katalogu wyłączającym dane wydatki firmowe z kosztów.

Oznacza to, że aby dany wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, zaistnieć muszą łącznie trzy warunki. Po pierwsze, celem poniesienia wydatku (bezpośrednim lub pośrednim) powinno być osiągnięcie przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.

Po drugie, wydatek ten nie może być wymieniony w katalogu wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (znajduje się on w art. 23 ustawy o PIT). Po trzecie, musi być prawidłowo udokumentowany.

W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną firmą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów. Jednak zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Natomiast wydatki na reklamę, jako niewymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT, mogą w pełnej wysokości stanowić koszty uzyskania przychodów.

Przepisy prawa podatkowego nie zawierają definicji ani reprezentacji, ani reklamy. Zgodnie z definicją słownikową i przyjętym od lat poglądem doktryny prawa podatkowego, należy uznać, że reprezentacja to występowanie w imieniu podatnika (firmy) wiążące się z okazałością, wytwornością, w celu wywołania jak najlepszego wrażenia przy reprezentowaniu firmy. Celem wydatków na reprezentację jest m.in. kształtowanie i utrwalanie określonego wizerunku zewnętrznego firmy w oczach klientów, kontrahentów i opinii publicznej. Z kolei reklama to działania podmiotu gospodarczego kształtujące popyt na dane towary, usługi lub markę, poprzez poszerzenie wiedzy o nich, mające na celu zachęcenie jak największej liczby potencjalnych klientów do zakupu towarów lub usług tego podmiotu gospodarczego.

W konsekwencji przedsiębiorca, ponosząc wydatki o charakterze reklamowym, powinien dokładnie określać ich cel. Pozwoli mu to uniknąć pomyłek przy klasyfikacji tych wydatków w kosztach podatkowych.

Ważne!

Na podatniku spoczywa obowiązek udowodnienia przed organem podatkowym, że wydatek zaliczony do kosztów uzyskania przychodów miał związek z prowadzoną firmą