Kasa fiskalna jest urządzeniem samodzielnym lub może stanowić część składową systemu kasowego. Podatnik, który w swojej firmie zainstaluje urządzenie fiskalne, musi pamiętać o dopełnieniu pewnych obowiązków związanych z ewidencją obrotów w kasie.

Instalacja kasy

Przedsiębiorca po zakupie kasy fiskalnej musi dokonać jej zgłoszenia w terminie siedmiu dni od dnia jej fiskalizacji do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy. Naczelnik urzędu skarbowego, po zgłoszeniu fiskalizacji kasy przez podatnika, nadaje kasie numer ewidencyjny. Numer ten nie ulega zmianie w przypadku zmiany właściwości naczelnika urzędu skarbowego. Numer ewidencyjny kasy oraz książki kasy są identyczne i nie mogą być przypisane innym urządzeniom. Gdy podatnik otrzyma numer ewidencyjny, będzie musiał go nanieść na obudowę kasy w sposób trwały. Konieczne będzie również prowadzenie książki kasy i przechowywanie jej przez okres jej użytkowania oraz udostępnianie jej na żądanie właściwych organów.

Podatnik musi prowadzić po fiskalizacji kasy wyłącznie sprzedaż w trybie fiskalnym i nie prowadzić sprzedaży na kasie po jej fiskalizacji w żadnym innym trybie niefiskalnym, w tym w trybie szkoleniowym.

Urządzenie i wydruki

Podatnicy mogą stosować do ewidencji wyłącznie kasy lub system kasowy, które posiadają potwierdzenia ministra finansów o spełnieniu funkcji wymaganych przez przepisy.

Podatnik, który kasę posiada, musi ewidencjonować na niej każdą sprzedaż, drukować każdy paragon i wydawać go nabywcy. Konieczne jest również dokonywanie weryfikacji poprawności pracy kasy, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego zaprogramowania nazw towarów i usług oraz właściwego ich przyporządkowania do stawek podatku oraz niezwłocznego zgłaszania prowadzącemu serwis kas każdej nieprawidłowości w jej pracy. Przedsiębiorca musi również udostępniać kasy do kontroli stanu nienaruszalności kasy i prawidłowości jej pracy na każde żądanie właściwych organów oraz zgłaszać do obowiązkowego przeglądu technicznego kasy u właściwego serwisanta kas.

Trzeba też pamiętać, że w kasie fiskalnej jednej firmy nie można ewidencjonować sprzedaży np. firmy kolegi.

Przegląd techniczny

Producenci krajowi i importerzy kas rejestrujących są zobowiązani do zorganizowania serwisu kas dokonującego m.in. przeglądów technicznych kas. Obowiązkowego przeglądu technicznego kas dokonuje się co 24 miesiące.

W terminie siedmiu dni od dnia fiskalizacji kasy prowadzący serwis kas zgłasza ten fakt naczelnikowi urzędu skarbowego.

Przeglądem technicznym kas należy objąć: stan wszystkich plomb kasy i zgodność ich z zapisem w książce kasy i dokumentacją serwisu kas; stan obudowy kasy; czytelność dokumentów fiskalnych drukowanych przez kasę; program pracy kasy i program archiwizujący jego wersję; zgodność z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu kas; poprawność działania kasy, w szczególności w zakresie emisji dokumentów fiskalnych; poprawność działania wyświetlacza klienta; stan płyty głównej, pamięci fiskalnej kasy i modułu fiskalnego kasy co do zgodności z dokumentacją konstrukcyjną kasy, a wynik przeglądu wraz z zaleceniami należy wpisać do książki kasy; sprawdzenie stanu technicznego akumulatorów wewnętrznego zasilania kasy.

LIMITY PRZY INSTALACJI KAS

40 tys. zł – gdy tę kwotę przekroczy obrót roczny, trzeba zainstalować kasę fiskalną.

20 tys. zł – gdy tę kwotę przekroczy obrót podatników rozpoczynających działalność gospodarczą, trzeba zainstalować kasę fiskalną.

JAK TO ZROBIĆ...

Jak skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej

PROBLEM: Podatnik kupił kasę fiskalną za 2,5 tys. zł. Chciałby ten wydatek w jakiś sposób odzyskać. Czy obowiązuje nadal ulga na zakup kasy fiskalnej?

ROZWIĄZANIE: Tak, obowiązuje ulga na zakup kasy fiskalnej, choć w zmodyfikowanej formie. Zgodnie z ustawą o VAT podatnicy, którzy rozpoczną ewidencjonowanie obrotu i kwot podatku należnego w obowiązujących terminach, mogą odliczyć od tego podatku kwotę wydaną na zakup każdej z kas rejestrujących zgłoszonych na dzień rozpoczęcia (powstania obowiązku) ewidencjonowania w wysokości 90 proc. jej ceny zakupu (bez podatku), nie więcej niż 700 zł.

Podstawa prawna

● Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).