Wśród naszych klientów są jednostki zarówno takie, które prowadzą księgi rachunkowe, jak i takie, które prowadzą książkę przychodów i rozchodów. W związku z tym mamy w części przypadków problemy z dokonaniem potwierdzenia sald, ponieważ część firm prowadzących wyłącznie rozliczenia podatkowe nie dosyła druków. Czy istnieją przepisy zobowiązujące tych podatników do potwierdzania sald. Jeżeli nie, to jak w takim przypadku zinwentaryzować należności?
W zależności od tego, jakiego rodzaju należności inwentaryzujemy, ich stan można weryfikować drogą uzyskania od kontrahentów potwierdzeń sald bądź też drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.
Inwentaryzacji drogą uzgodnienia sald podlegają należności od kontrahentów - niewątpliwe oraz niebędące przedmiotem sporu - w tym udzielone pożyczki. Inicjatywa w kwestii uzyskania potwierdzenia salda pozostawiona jest zawsze jednostce posiadającej należność. Jednostka ta wysyła do kontrahenta dokument zawierający wykaz należności - z prośbą o potwierdzenie sald lub zgłoszenie rozbieżności. Dokument potwierdzający saldo zawiera wykaz pozycji składających się na to saldo. Dokonuje się w nim wyodrębnienia kwoty niezapłaconych na dany dzień faktur, rachunków lub innych dokumentów - z podaniem ich daty, numerów i kwot - oraz ewentualnie należnych odsetek bądź kar umownych. Z uwagi na przejrzystość tej formy znacznie ułatwia ona sprawdzenie i wyjaśnienie ewentualnych różnic.
Drogą potwierdzenia stanu należności nie inwentaryzuje się sald: wobec pracowników jednostki, będących przedmiotem sporu, rozrachunków publicznoprawnych, tj. wobec organów skarbowych, oraz ZUS, wobec kontrahentów, którzy nie prowadzą ksiąg rachunkowych - tj. np. podmiotów rozliczających się na zasadzie ryczałtu lub prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej.
Salda powyższe są inwentaryzowane drogą weryfikacji zapisów księgowych z dokumentami źródłowymi.
Zgodnie z art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, należności sporne i wątpliwe, należności i zobowiązania wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, jeżeli ich uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe, inwentaryzuje się drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji realnej wartości tych składników.
Weryfikacja sald polega na porównaniu stanu wynikającego z zapisów w księgach rachunkowych z danymi w dokumentach źródłowych lub wtórnych - np. z dokumentacji prawnej, finansowej, księgowej - oraz doprowadzeniu ich do realnej wartości. Prowadzi to do stwierdzenia, czy posiadane przez jednostkę dokumenty potwierdzają istnienie poszczególnych składników określonej grupy aktywów bądź pasywów, a także zaświadczają o ich wiarygodności i poprawności wyceny.
Należy jednak dodać, iż nic nie stoi na przeszkodzie, aby dokument potwierdzenia salda wysłać np. do podmiotu nieprowadzącego ksiąg rachunkowych - np. w celu przypomnienia o wysokości jego zobowiązań wobec podmiotu wysyłającego potwierdzenie. W takiej sytuacji dokument ten traktowany jest jako swego rodzaju monit dotyczący zaległych należności.
Dodatkowo należy zauważyć, iż ustawa o rachunkowości nie zabrania dłużnikowi - jeżeli tylko uzna on to za stosowne - wystąpić o potwierdzenie wysokości długu, jaki na nim ciąży. Jeżeli wierzyciel nie wystąpi o potwierdzenie stanu należności, dłużnik nie jest zobowiązany do samodzielnego potwierdzania zobowiązania wobec wierzyciela. Jeśli zaś dłużnik uzna, iż sam chce potwierdzić wysokość swego długu, może sam wystąpić o potwierdzenie jego wysokości. Ustawa o rachunkowości nie zabrania mu takiego postępowania.
MAREK OCIEPKA
główny księgowy, Grupa Gumułka - Kancelaria Prawa Finansowego
PODSTAWA PRAWNA
■ Art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).