MARCIN SZYMANKIEWICZ
doradca podatkowy w BDO Numerica
Tak
Przedsiębiorca wykorzystujący w swojej działalności samochód powinien prowadzić odpowiednią ewidencję jego przebiegu.
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów zgodnie z ustawą o PIT z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.
Przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu zobowiązana jest osoba używająca takiego pojazdu. W razie braku ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania samochodu na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Ewidencja przebiegu pojazdu wymagana jest dla potrzeb związanych z wyliczeniem limitu wydatków uznawanych za koszty uzyskania przychodów. Jednak sama ewidencja nie jest dowodem dokumentującym poniesienie tych wydatków. Fakt rzeczywistego poniesienia wydatku musi być udokumentowany np. fakturą.
Podatnicy używający prywatnego samochodu osobowego na potrzeby prowadzonej działalności muszą z jednej strony prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, a z drugiej gromadzić faktury. Po zakończeniu miesiąca do kosztów podatkowych podatnik może zaliczyć wydatki w kwocie wynikającej z faktur, jednak wyłącznie do kwoty limitu wynikającego z prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu.
W omawianej sprawie syn poniósł w maju wydatki na paliwo w kwocie 900 zł, która to kwota jest niższa od limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu (1569,20 zł). W konsekwencji, jeżeli wydatki te są prawidłowo udokumentowane (np. fakturami wystawionymi na syna), to będzie on mógł zaliczyć do kosztów kwotę 900 zł.
(EM)
Podstawa prawna
■ Art. 5a pkt 19, art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 36 i 46, ust. 4, 5 i 5 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).