Przedsiębiorcy często przekazują swoim pracownikom różnego rodzaju świadczenia stanowiące dostawę towarów lub usługi. Przekazanie na cele osobiste pracownikom towarów jest opodatkowane, gdy podatnik miał prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części przy nabyciu takich towarów.

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlegają: odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów, import towarów, wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów za wynagrodzeniem na terytorium kraju, wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów. Za towary będące przedmiotem opodatkowanej dostawy ustawa o VAT uważa rzeczy ruchome, jak również wszelkie postacie energii, budynki i budowle lub ich części, będące przedmiotem czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, które są wymienione w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej, a także grunty.
Towary te będą też opodatkowane, gdy zostaną przekazane przez podatnika na rzecz pracowników. Podobnie będą opodatkowane nieodpłatne świadczenia przekazane na cele osobiste pracowników.
Dostawa dla pracowników
Przekazanie przez podatnika towarów dla pracowników będzie stanowiło czynności opodatkowane VAT, gdy będą dotyczyły one innych celów niż prowadzona działalność gospodarcza. Przez dostawę towarów rozumie się również przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, w szczególności:
  •  przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia,
  •  wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny.
Warunkiem jednak uznania takich czynności za opodatkowaną dostawę jest brak prawa do obniżenia przez podatnika kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub w części.
Wyłączenie z opodatkowania
Nie we wszystkich przypadkach przekazanie pracownikom na ich cele osobiste towarów będzie opodatkowane VAT. Zasad opodatkowania przekazanych towarów na cele osobiste pracownika nie stosuje się do przekazywanych drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych, prezentów o małej wartości i próbek. Przez prezenty o małej wartości rozumie się przekazywane przez podatnika jednej osobie towary:
  •  o łącznej wartości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 100 zł, jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości tych osób,
  •  których przekazania nie ujęto we wspomnianej ewidencji, jeżeli jednostkowa cena nabycia lub jednostkowy koszt wytworzenia przekazanego towaru nie przekracza 5 zł.
Próbkę stanowi niewielka ilość towaru reprezentująca określony rodzaj lub kategorię towarów, która zachowuje skład oraz wszystkie właściwości fizyczne, fizykochemiczne i chemiczne lub biologiczne towaru, przy czym ilość lub wartość przekazywanych (wręczanych) przez podatnika próbek nie wskazuje na działanie mające charakter handlowy. Oznacza to, że przekazanie przez podatnika nieodpłatnie towarów swoim pracownikom w celach związanych z prowadzonym przedsiębiorstwem (które nie będą spełniały definicji prezentów o małej wartości, drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych oraz próbek) - będzie opodatkowane jako odpłatna dostawa towarów, gdy podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub części, w związku z nabyciem tych towarów.
Darmowe usługi
Inną czynnością, która podlega opodatkowaniu VAT w relacjach pomiędzy podatnikiem VAT a jego pracownikiem, jest nieodpłatne świadczenie usług. Nieodpłatne świadczenie usług niebędące dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług, jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części, traktuje się jak odpłatne świadczenie usług. Usługi wymienione w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej są identyfikowane za pomocą tych klasyfikacji, z wyjątkiem usług elektronicznych.
Przekazanie bonów
Tylko dostawa towarów w postaci przekazania na cele osobiste pracowników będzie opodatkowana, przy spełnieniu określonych warunków z ustawy o VAT. W przypadku gdy przekazanie nie będzie dotyczyło towarów, nie można zastosować opodatkowania VAT. Taka sytuacja będzie miała miejsce przy przekazywaniu pracownikom bonów towarowych. Bon nie jest towarem w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. Stanowi tylko dokument uprawniający do zakupu towarów, który zastępuje pieniądze. Bon towarowy stanowi rodzaj znaku legitymacyjnego upoważniającego do odbioru świadczenia, co oznacza, że nie stanowi również świadczenia usług. Nie może być też traktowany jak premia pieniężna dla pracownika, gdyż jego otrzymanie nie powoduje, iż podatnik uzyskał przysporzenie. Pracownicy otrzymujący bony nie otrzymują żadnego świadczenia dokonywanego przez pracodawcę podatnika VAT. Wobec tego czynność przekazania pracownikom bonów towarowych nie jest czynnością podlegającą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.
Skoro czynności przekazywania bonów pracownikom nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, to nie należy ich wykazywać w deklaracji podatkowej dla celów podatku od towarów i usług VAT-7 lub VAT-7K.
Nagroda od pracodawcy
Pracodawcy z poszczególnych gałęzi lub profilów działalności gospodarczej w celu aktywizacji pracowniczej i podnoszenia umiejętności oraz wiedzy organizują pracownikom konkursy branżowe. Nierzadko efektem uczestnictwa w takich konkursach jest wygrana, i to dość znaczna, w postaci nagrody, którą otrzymuje pracownik. Przekazanie nagrody następuje z majątku pracodawcy. W takich przypadkach organy podatkowe uznają, że nieodpłatne przekazanie pracownikom nagród przekraczających wartość jednostkową 100 zł, jako wygranej w organizowanym przez pracodawcę konkursie, stanowi przekazanie towaru na cele osobiste pracownika, niezwiązane z prowadzonym przedsiębiorstwem. Wręczenie takich nagród zwycięzcom (pracownikom) stanowi przekazanie towarów, które nie jest już związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, gdyż służy zaspokojeniu osobistych potrzeb pracowników.
Przekazanie nagród pracownikom jest więc dostawą towarów, która podlega opodatkowaniu VAT, gdy pracodawcy w związku z nabyciem towarów przeznaczonych na nagrody przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku, w całości lub w części. Natomiast sama organizacja konkursu związana jest z prowadzoną działalnością gospodarczą, gdy jej celem jest popularyzowanie wiedzy fachowej pracowników, ponieważ poprawia wizerunek pracodawcy u innych podatników. W konsekwencji działań pracodawcy, gdy przekazuje on nagrody (które nie będą spełniały definicji prezentów o małej wartości, drukowanych materiałów reklamowych i informacyjnych oraz próbek) w ramach prowadzonych konkursów - będzie musiał opodatkować je jako odpłatną dostawę towarów. Natomiast w przypadku, gdy zakupione towary (nagrody) będą wykorzystywane przez podatnika wyłącznie do wykonywania czynności, w związku z którymi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego (np. usługi radia PKWiU 92.20.11), ich przekazanie nie podlega opodatkowaniu jako przekazanie towarów na cele osobiste pracownika (zob. decyzja dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu Ośrodek Zamiejscowy w Pile z 14 grudnia 2005 r., nr P1-P-443/122/05).
Imprezy integracyjne
Przekazanie towarów na rzecz pracowników może przybrać formę darmowych poczęstunków na różnego rodzaju imprezach firmowych. Organy podatkowe w stosunku do takich wydatków uznają, że ich przekazanie na rzecz pracowników nie jest opodatkowane VAT, choć istnieją w tym zakresie rozbieżności. Dodatkowo według organów podatkowych wydatki np. na zakup słodyczy, napojów, wędlin, owoców i itp. artykułów spożywczych na organizację imprez integracyjnych dla pracowników powinny być uznane za poniesione w celu uzyskania przychodów, a to oznacza, że stanowią one koszty uzyskania przychodów pod warunkiem, iż zostały poniesione ze środków obrotowych podatnika. Wydatki te są związane z prowadzonym przez podatnika przedsiębiorstwem. Zorganizowanie dla pracowników świątecznego spotkania okolicznościowego, ogniska integracyjnego lub imprezy z okazji święta zakładowego sprzyja wytworzeniu dobrej atmosfery w pracy oraz wpływa na zacieśnienie więzi pracowników z firmą. Integracja załogi poprzez budowanie więzi pomiędzy pracownikami i firmą poprawia motywację pracowników do pracy w danej jednostce, a w konsekwencji zwiększa efektywność pracy, ta zaś ma bezpośredni wpływ na wyniki pracy, tj. przychody osiągane w działalności firmy (zob. decyzja dyrektora Izby Skarbowej w Opolu z 3 listopada 2006 r., nr PDI/4270-0006/06/PK).
Skoro można zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym, to podatek naliczony zawarty w fakturach VAT z tytułu zakupu towarów i usług związanych z organizowaniem spotkań okolicznościowych w firmie dla pracowników z okazji świąt oraz ogniska integracyjnego dla całej załogi może stanowić podstawę do pomniejszenia podatku należnego.
Mając to na uwadze, opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług nie podlegają czynności przekazania towarów pracownikom na imprezach integracyjnych, które są związane z prowadzonym przedsiębiorstwem podatnika, niezależnie od tego, czy podatnik odliczył przy ich nabyciu podatek naliczony, czy też nie, i niezależnie od tego gdzie organizowane imprezy miały miejsce, czy na terenie firmy, czy też poza nią. Powyższe przekazanie towarów nie skutkuje obowiązkiem wystawienia faktury wewnętrznej (zob. postanowienie naczelnika Urzędu Skarbowego w Namysłowie z 23 lutego 2007 r., nr PP/443-19/06).
CZYM JEST BON
Bon to dowód uprawniający do otrzymania w oznaczonym terminie pewnych towarów, sumy pieniędzy lub korzystania z usług. Bon nie jest towarem, ale dokumentem uprawniającym do zakupu towarów (zastępuje środki pieniężne, za które nabywa się towary).
KIEDY NASTĄPI OPODATKOWANIE VAT
Opodatkowanie nieodpłatnych czynności przekazania pracownikom towarów należących do przedsiębiorstwa będzie możliwe, gdy zostaną spełnione dwa warunki:
  • brak jest związku z prowadzonym przedsiębiorstwem, czyli rodzajem wykonywanej działalności,
  •  podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów związanych z tymi czynnościami, w całości lub części.
CZY BON TOWAROWY OPODATKOWAĆ
Bon towarowy stanowi rodzaj środka płatniczego upoważniającego do odbioru świadczenia (towaru), dlatego jego przekazanie pracownikom nie podlega opodatkowaniu VAT.
CZY DOLICZAĆ VAT DO WYDATKÓW SOCJALNYCH
Dofinansowanie (przekazanie pracownikom pieniędzy) wczasów pod gruszą ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie jest ani dostawą towarów, ani świadczeniem usług, co powoduje, że nie podlega opodatkowaniu VAT.
KIEDY PRZEKAZANIE JEST BEZ PODATKU
Nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług czynności nieodpłatnego przekazania towarów pracownikom, jeżeli są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, niezależnie od tego, czy podatnik odliczył przy ich nabyciu podatek naliczony, czy też nie.
Bezpłatny dowóz do pracy
Podatnicy zapewniają swoim pracownikom nieodpłatny dowóz do i z pracy, gdy miejsce jej wykonywania znajduje się w innej miejscowości niż miejsce ich zamieszkania, zakupując usługi od innych przewoźników. W świetle przepisów ustawy o VAT stanowi to nieodpłatne świadczenie usług na rzecz pracowników. Jednak nie będzie to opodatkowane VAT, gdyż podatnik wykonuje czynności związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, niesłużące celom osobistym pracowników (dowóz nie stanowi świadczenia usług na cele osobiste pracowników, gdyż pracownicy w pracy nie realizują celów osobistych), lecz prawidłowemu funkcjonowaniu przedsiębiorstwa.
Nieodpłatne świadczenie usług podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, tylko gdy łącznie zostaną spełnione dwa warunki:
  •  usługi te nie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa,
  •  podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części.
W przypadku usług darmowego dowozu pracowników wykonywanego na zlecenie podatnika przez innego przedsiębiorcę, związane jest to z prowadzonym przez podatnika przedsiębiorstwem. Nie został spełniony więc pierwszy warunek, który jest podstawą uznania za opodatkowane VAT bezpłatnych usług. Oznacza to, że nawet jeśli podatnik odlicza podatek naliczony przy nabyciu usług dowozu pracowników, świadczonych przez przewoźników, to nieodpłatny dowóz pracowników do i z miejsca pracy nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (zob. postanowienie Naczelnika Pomorskiego Urzędu Skarbowego w Gdańsku dnia 28 sierpnia 2006 r. nr VI/443-183/06/JW).
Bilety miesięczne
Jednak o tym, czy wydatki związane z dowozem pracowników do pracy są związane z prowadzonym przedsiębiorstwem, nie jest tak jednoznaczne w opiniach organów podatkowych. Chociaż konkluzja jest taka sama - brak opodatkowania VAT darmowego przewozu. Podobna sytuacja do opisanej wcześniej wystąpi, gdy podatnik nabywa usługi przewozu, a następnie udostępnia swoim pracownikom, w formie bezpłatnych biletów miesięcznych (np. od PKS, PKP, MZK). Tutaj jednak organy skarbowe stoją na stanowisku zwolnienia darmowego przekazania biletów z VAT, a to ze względu na niemożność odliczenia podatku naliczonego od takich zakupów. Nieco inna jest argumentacja, która jest podstawą zwolnienia. Przekazanie takich biletów nie będzie związane z prowadzonym przedsiębiorstwem, lecz będzie nieodpłatną usługą świadczoną na cele osobiste pracowników.
W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. W przypadku nabycia biletów miesięcznych nie będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nabycie to będzie służyło czynności nieodpłatnej, a więc niepodlegającej opodatkowaniu VAT. Wobec braku prawa do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony przy nabyciu biletów miesięcznych, nieodpłatne ich przekazanie pracownikom nie będzie podlegać VAT (zob. postanowienie Naczelnika Urzędu Skarbowego Wrocław-Śródmieście z 31 stycznia 2007 r., nr PP 443/1/107/06).
Fundusz socjalny
Pracodawcy realizują na rzecz pracowników darmowe świadczenia, nie tylko z własnej woli, ale też w wykonaniu ustawowych obowiązków. Jednym z nich jest prowadzenie działalności socjalnej, która wynika z ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Przez działalność socjalną rozumie się usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form krajowego wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową. Osobami uprawnionymi do korzystania z tego rodzaju pomocy są pracownicy wraz z rodzinami, emeryci i renciści oraz byli pracownicy. Realizację tych celów wspomaga Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, który przeznaczony jest na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z niego oraz na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych. Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, a zatrudniający mniej niż 20 pracowników mogą tworzyć fundusz lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe. Pracodawcy prowadzący działalność w formach organizacyjnoprawnych jednostek sektora finansów publicznych tworzą fundusz, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników.
Z funduszu tego następuje zazwyczaj przekazanie towarów na potrzeby pracowników w postaci biletów na imprezy kulturalne, karnetów na basen i siłownię, paczek świątecznych oraz organizowanie imprez i wycieczek. W celu ustalenia, czy takie przekazanie opodatkować VAT, należy się odnieść do możliwości odliczenia podatku naliczonego.
Odliczenie podatku naliczonego
Na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabywane towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Przesłanką, która decyduje o skorzystaniu z prawa do odliczenia podatku naliczonego, jest związek zakupów z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Z kolei w art. 88 ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT, obniżenia kwoty lub zwrotu różnicy podatku należnego nie stosuje się, jeżeli wydatki na ich nabycie nie mogłyby być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym, z wyjątkiem przypadków, gdy brak możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów pozostaje w bezpośrednim związku ze zwolnieniem z podatku dochodowego. Na podstawie przepisów ustaw o podatkach dochodowych za koszt uzyskania przychodu nie uważa się wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Jednak kosztem uzyskania przychodów są świadczenia urlopowe wypłacone zgodnie z przepisami o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Kosztem uzyskania przychodu są też odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów zostały wpłacone na rachunek funduszu. Oznacza to, że kosztem uzyskania przychodu są odpisy i zwiększenia na ZFŚS, nie zaś wydatki pokrywane z tego funduszu.
Zatem nieodpłatne bądź częściowo odpłatne przekazanie przez pracodawcę na potrzeby osobiste pracowników lub ich domowników towarów lub usług związanych wyłącznie z działalnością socjalną, przy nabyciu których nie przysługiwało podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Trzeba jednak pamiętać, że na podstawie art. 88 ust. 3 pkt 3 ustawy o VAT zostały wyłączone spod art. 88 ust. 1 pkt 2 wydatki związane z dostawą towarów oraz świadczeniem usług w przypadkach przekazania towarów lub świadczenia usług na rzecz pracownika, jeżeli czynności te zostały opodatkowane.
W konsekwencji gdy podatnik posiada prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością socjalną opodatkuje czynności przekazania tych świadczeń na rzecz pracowników.
Natomiast gdy podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu zakupów, przekazanie tych świadczeń traktowane jest jako czynność nieobjęta podatkiem od towarów i usług (zob. decyzja dyrektora Izby Skarbowej w Gdańsku z 10 stycznia 2006 r. nr PI/005-105/05/Z/09).
Odsetki od pożyczki
Jeszcze inny przypadek wypłaty środków z funduszu socjalnego w kontekście opodatkowania VAT wiąże się z wypłatą pracownikom pożyczki na cele mieszkaniowe. Jednym z celów funduszu socjalnego jest udzielanie zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umownie pomiędzy pracownikiem a pracodawcą, jako administratorem środków funduszu. Udzielenie pożyczki mieszkaniowej ze środków funduszu nie jest czynnością podlegającą opodatkowaniu VAT dla pracodawcy, gdyż nie jest świadczeniem usługi finansowej ze środków własnych pracodawcy jako podatnika podatku od towarów i usług, ale wyłącznie wykonaniem czynności administrowania środkami funduszu z ustawowym obowiązkiem przekazania uzyskanych odsetek na rachunek bankowy ZFŚS. Udzielenie pożyczki na cele mieszkaniowe ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych nie powoduje powstania obowiązku podatkowego w zakresie rozliczania podatku od towarów i usług, a kwota odsetek pobranych od pracowników i przekazanych na rachunek funduszu nie powinna być wykazywana w deklaracji VAT-7 jako obrót podlegający przepisom ustawy o VAT.
Nieodpłatne świadczenie usług niebędące dostawą towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, oraz wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług, jeżeli nie są związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa, a podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług związanych z tymi usługami, w całości lub w części, traktuje się jak odpłatne świadczenie usług.
Takie nieodpłatne świadczenie będzie stanowiło utrzymanie, budowa, remont, lub modernizację mieszkań, które są przydzielane określonym pracownikom nieodpłatnie na mocy przepisów prawa (tzw. mieszkania pracownicze).
Nieodpłatne świadczenie usług na potrzeby zatrudnionych pracowników, gdy jest związane z prowadzeniem przez podatnika przedsiębiorstwa, nie podlega opodatkowaniu VAT. Utrzymanie zakładowych lokali mieszkalnych oraz ich remont i modernizacja związane jest z prowadzeniem przedsiębiorstwa i nie stanowi wydatków na cele osobiste, wobec czego nie będzie podlegało VAT (zob. postanowienie naczelnika Urzędu Skarbowego w Lesku z 12 grudnia 2005 r., nr US-PP-443/39/05). W konsekwencji podatnik VAT, który udostępnia takie mieszkania, nie traci prawa do odliczenia podatku naliczonego od nabycia towarów i usług dotyczących budowy budynku mieszkalnego, w które to mieszkania, zgodnie z odrębnymi przepisami, ma obowiązek wyposażyć pracowników. Zapewnienie mieszkania swoim pracownikom związane jest bezpośrednio z prowadzonym przedsiębiorstwem i służy działalności opodatkowanej przedsiębiorcy.
PRZYKŁAD PRZEKAZANIE STROJU SŁUŻBOWEGO
Podatnik przekazał swoim pracownikom strój służbowy z logo firmy. W przypadku przekazania pracownikom takiego stroju, w których będą obsługiwać oni klientów w sklepach firmowych nie będzie obowiązku naliczenia VAT. Opodatkowane VAT jest tylko takie nieodpłatne przekazanie, które następuje na cele inne, niż związane z prowadzonym przedsiębiorstwem, przy zachowaniu warunku, że podatnik miał prawo do odliczenia podatku naliczonego związanego z nabyciem lub wytworzeniem przekazywanych towarów.
Czynność przekazania pracownikom stroju służbowego związana jest z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, co oznacza, że nie stanowi to odpłatnej dostawy towarów, czyli nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.
PRZYKŁAD OPODATKOWANIE DEPUTATÓW
Na podstawie układu zbiorowego pracy pracownikowi przysługuje świadczenie pracownicze w postaci bezpłatnie otrzymywanego drewna opałowego. Przekazanie drewna opałowego w formie deputatu na rzecz zatrudnionych pracowników stanowi dostawą towarów. Przekazanie to nie jest związane z działalnością przedsiębiorstwa wydającego deputat, ale czynione jest w celu zaspokojenia potrzeb osobistych pracowników. Oznacza to, że jeśli pracodawcy, będącemu podatnikiem VAT, który przekazuje deputat przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tej czynności, w całości lub w części, to przekazanie będzie opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.
Częściowa odpłatność
Nieodpłatne przekazanie na potrzeby osobiste pracowników lub ich domowników towarów lub usług niezwiązanych z prowadzoną działalnością, przy nabyciu których nie przysługiwało podatnikowi prawo do odliczenia podatku, nie stanowi czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Inaczej jest przy usługach częściowo odpłatnych.
Przekazanie pracownikom towarów lub świadczenie usług za częściową odpłatnością stanowi w części, która opłacana jest przez pracownika, czynność podlegającą opodatkowaniu VAT. W takim przypadku podstawą opodatkowania jest obrót. W sytuacji gdy przedmiotowe przekazanie jest częściowo odpłatne, czynność ta podlega opodatkowaniu do wysokości świadczenia wnoszonego przez pracownika (zob. postanowienie naczelnika Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 24 marca 2006 r., nr 1471/NUR1/443-662/2/05/GW).
Faktura wewnętrzna
Opodatkowane przekazanie towarów na rzecz pracowników lub opodatkowane nieodpłatne świadczenia powinny być odpowiednio dokumentowane. W relacjach z innymi przedsiębiorcami podatnicy są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. W przypadku natomiast dostawy towarów i nieodpłatnego świadczenia usług na cele osobiste pracowników wystawiane są faktury wewnętrzne. Za dany okres rozliczeniowy podatnik może wystawić jedną fakturę dokumentującą te czynności dokonane w tym okresie.
Przepisy dotyczące wystawienia faktur VAT znajdują się w rozporządzeniu wykonawczym do ustawy o VAT. Nakazuje ono stosować do faktur wewnętrznych odpowiednio regulacje dotyczące wystawiania zwykłych faktur VAT. Przy czym, w przypadku gdy brak jest konkretnego nabywcy towaru lub usługi, faktura nie zawiera danych dotyczących tego nabywcy oraz kwoty należnej z tytułu wykonania tych czynności.
Faktura wewnętrzna traktowana jest jak dokument, do którego stosuje się te same zasady co do zwykłej faktury, ale jej rola dokumentacyjna jest inna. W przeciwieństwie do zwykłej faktury VAT, faktura wewnętrzna nie stanowi potwierdzenia dostawy towarów lub wykonania usługi. Faktura wewnętrzna stanowi jedynie dowód na potwierdzenie wykazania podatku należnego przez podatnika, który będzie wpływał na zobowiązanie podatkowe za dany miesiąc.
Obowiązek przechowywania
Przepisy zezwalają na wystawienie jednej zbiorczej faktury wewnętrznej dla wszystkich czynności, które fakturą wewnętrzną powinny być dokumentowane. Oznacza to, że dokonanie czynności dostawy towarów lub wykonania darmowego świadczenia dla pracowników nie będzie się wiązało z obowiązkiem wystawienia faktury w terminie siedmiu dni od tych zdarzeń. W odniesieniu do czynności, których opodatkowanie powinno być potwierdzone fakturą wewnętrzną, ostateczny termin na jej wystawienie stanowi siedem dni od dnia zakończenia okresu rozliczeniowego, w którym powstał obowiązek podatkowy (dopuszczalne jest jednak wystawienie wcześniejsze tej faktury wewnętrznej). Faktury wewnętrzne można wystawić w jednym egzemplarzu i należy przechowywać wraz z całą dokumentacją dotyczącą podatku.
Trzeba pamiętać, że podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty te przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Dotyczy to również przechowywania faktur wewnętrznych.
Rozmowy telefoniczne
Częstym przypadkiem jest przenoszenie kosztów prywatnych rozmów telefonicznych na pracownika. W takim przypadku nie mamy do czynienia z nieodpłatnymi usługami, gdyż pracodawcy obciążają pracowników kosztami prywatnych rozmów. Ma to dalsze konsekwencje podatkowe, gdyż nie wystawia się w takim przypadku faktur wewnętrznych. Obowiązek wystawiania faktur wewnętrznych spoczywa w przypadku darmowego przysporzenia po stronie pracownika, a nie gdy koszty (np. rozmów telefonicznych) są na tego pracownika „przerzucane”. Za dany okres rozliczeniowy podatnik może wystawić jedną fakturę wewnętrzną, dokumentującą przekazanie towarów bez wynagrodzenia, ale nie w przypadku, gdy później nakłada na pracownika odpłatność. Ponadto podatnicy VAT nie mają obowiązku wystawiania faktur VAT osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Jednakże na żądanie tych osób podatnicy ci są obowiązani do wystawienia faktury.
Oznacza to, że pracodawca ma obowiązek wystawiania faktury VAT jedynie na indywidualne żądanie każdego pracownika. Nie może natomiast wystawiać na koniec każdego miesiąca jednej zbiorczej faktury wewnętrznej, na której uwzględniono by wszystkie wpłaty pracowników za prywatne rozmowy telefoniczne.
Kasy fiskalne
Inną kwestią, na jaką należy zwrócić uwagę przy opodatkowaniu VAT świadczeń (towarów i usług) przekazywanych na rzecz pracowników, jest ich ewidencja poprzez kasę fiskalną. Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Przepis ten ma zastosowanie też do czynności przekazania towarów należących do przedsiębiorstwa podatnika na rzecz pracowników. Takie przekazanie stanowi bowiem odpłatną dostawę towarów, czyli sprzedaż, która powinna być ewidencjonowana poprzez kasę fiskalną. Jednak w tym przypadku obowiązują przepisy wykonawcze, które przewidują zwolnienie z ewidencji kasowej. W par. 2 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów z dnia 25 czerwca 2007 r. w sprawie kas rejestrujących w związku z poz. 45 załącznika do tego rozporządzenia, w okresie do 31 grudnia 2007 r. zwalnia się z obowiązku ewidencjonowania sprzedaż w zakresie czynności wymienionych w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2 ustawy o VAT, czyli przekazania towarów należących do przedsiębiorstwa podatnika na cele osobiste pracownika (inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem) oraz nieodpłatne świadczenie usług niebędące dostawą towarów na cele osobiste pracowników (jeżeli nie są one związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa).
CZY PRZEKAZYWANIE KWIATÓW PODLEGA VAT
Strona wręcza pracownikom oraz byłym pracownikom kwiaty z okazji jubileuszy oraz zakupuje wiązanki pogrzebowe. Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług. W myśl art. 7 ust. 2 ustawy przez dostawę towarów rozumie się również przekazanie przez podatnika towarów należących do jego przedsiębiorstwa na cele inne niż związane z prowadzonym przez niego przedsiębiorstwem, w szczególności: 1. przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste podatnika lub jego pracowników, w tym byłych pracowników, wspólników, udziałowców, akcjonariuszy, członków spółdzielni i ich domowników, członków organów stanowiących osób prawnych, członków stowarzyszenia, 2. wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny - jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego od tych czynności, w całości lub w części.
Zauważyć należy, że ustawodawca posłużył się dwoma pojęciami przekazanie i zużycie. W art. 7 ust. 2 pkt 1 występują te dwa pojęcia zaś w art. 7 ust. 2 pkt 2 występuje jedynie pojęcie przekazania.
Zatem z art. 7 ust. 2 ustawy o VAT można wywieść, iż opodatkowaniu podlega, zgodnie z pkt 1, przekazanie lub zużycie towarów na cele osobiste ściśle wymienionych osób, a zgodnie z pkt 2 tego przepisu wszelkie inne przekazanie towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny. Skutkiem tak sformułowanych norm prawnych jest przyjęcie, iż opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług w trybie art. 7 ust. 2 ustawy o VAT podlega wszelkie przekazanie towarów, natomiast zużycie - tylko na rzecz podmiotów wymienionych w pkt 1 tego przepisu.
Odnosząc powyższe do przedstawionego przez stronę stanu faktycznego stwierdzić należy, że przekazanie pracownikom kwiatów z okazji jubileuszy nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu wyżej cytowanych przepisów ze względu na fakt, iż czynności te są związane z prowadzonym przedsiębiorstwem. A zatem przedmiotowe czynności nie podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.
Ponadto należy stwierdzić, iż w przypadku przekazania wiązanek pogrzebowych nie występuje przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel, a zatem czynności tej nie można uznać za dostawę towarów. W związku z tym przekazanie wiązanek pogrzebowych nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług (postanowienie Naczelnika Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie z 6 grudnia 2006 r., nr 1471/NUR1/443-346/2/06/AP).
BOGDAN ŚWIĄDER
bogdan.swiader@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
■ Art. 5 ust. 1, art. 7 ust. 2-7, art. 8 ust. 2, art. 86 ust. 1, art. 88 ust. 1 pkt 2, art. 111 ust. 1, art. 106 ust. 1, 4 i 7 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).
■ Par. 25 rozporządzenia ministra finansów z 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 95, poz. 798).
■ Par. 2 pkt 1 w związku z poz. 45 załącznika do rozporządzenia ministra finansów z 25 czerwca 2007 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. nr 116, poz. 804 z późn. zm.).
■ Art. 23 ust. 1 pkt 7 lit. b) i pkt 42 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).
■ Art. 16 ust. 1 pkt 9 lit. b) i pkt 45 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).
■ Art. 2-3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).