Obowiązek tworzenia zakładowego funduszu świadczeń socjalnych ciąży na pracodawcach, którzy 1 stycznia danego roku zatrudniają co najmniej 20 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty) i wszystkich prowadzących działalność w określonych formach organizacyjnoprawnych jednostek sektora finansów publicznych. Mniejsze firmy mogą, ale nie muszą, tworzyć fundusz. Jest on finansowany z corocznego odpisu podstawowego, odpisów dodatkowych i tzw. zwiększeń. Podstawą do ustalenia wysokości odpisów na fundusz socjalny jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu tego roku w zależności od tego, która wartość jest wyższa.
Przyznanie pomocy
Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Uwzględniając te postanowienia, niezbędne jest, aby zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczenia środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej skodyfikowane zostały w stosownym regulaminie ustalonym zgodnie przepisami ustawy o związkach zawodowych. Jeżeli u pracodawcy nie działa organizacja związkowa, regulamin uzgadnia on z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.
Usługi i świadczenia w zakresie różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej, czyli działalność socjalna mogą być finansowane z funduszu, jeżeli są świadczone na terenie kraju. Zasada ta dotyczy także dopłat z funduszu do takich usług lub świadczeń. Warunek ten zawiera ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.
Osobami uprawnionymi do korzystania z ZFŚS są pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści (tj. byli pracownicy i ich rodziny) oraz inne osoby, którym pracodawca (osoba fizyczna, osoba prawna, a także jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, jeżeli przedmiot jej działalności obejmuje prowadzenie działalności gospodarczej) przyznał w regulaminie prawo do korzystania za świadczeń socjalnych finansowanych z funduszu.
Wyrok Trybunału
W sprawie ograniczenia wydatkowania środków funduszu do usług krajowych 26 października 2004 r. rzecznik praw obywatelskich wystąpił ze skargą do Trybunału Konstytucyjnego (nr RPO/420078/02/VIII). Zdaniem rzecznika przepisy art. 2 pkt 1 oraz art. 8 ust. 2a ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w zakresie, w jakim uniemożliwiają pracownikom skorzystanie z usług świadczonych przez pracodawcę na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej, jeśli są one świadczone poza terenem kraju, są niezgodne z art. 32 w związku z art. 2 Konstytucji RP.
W dniu 28 marca 2007 r. Trybunał Konstytucyjny orzekł, że art. 2 pkt 1 oraz art. 8 ust. 2a ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w zakresie, w jakim przepisy te uniemożliwiają pracownikom skorzystanie z usług świadczonych przez pracodawcę na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej, jeśli są one świadczone poza terenem kraju, jest niezgodny z art. 32 w związku z art. 2 konstytucji.
Tym samym po ogłoszeniu wyroku otwiera się możliwość do finansowania ze środków ZFŚS usług świadczonych także poza granicami kraju.
Wypłata świadczeń
Dokonując wypłat z ZFŚS, należy mieć na uwadze, że na gruncie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wyłącza się z podstawy opodatkowania tylko niektóre przychody finansowane z tego funduszu, w szczególności:
  • kwoty pomocy finansowej na zmniejszenie wydatków mieszkaniowych,
  • zapomogi wypłacone w przypadku indywidualnych zdarzeń losowych, długotrwałej choroby lub śmierci pracownika bądź członka rodziny,
  • wartość rzeczowych świadczeń okolicznościowych otrzymywanych przez pracowników i członków ich rodzin do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym 380 zł,
  • zorganizowany wypoczynek dzieci i młodzieży do lat 18 w formie wczasów, kolonii, obozów i zimowisk, w tym połączony z nauką, a także pobyt w placówkach leczniczo-sanatoryjnych oraz przejazdy związane z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu.
Przeznaczenie środków
Fundusz jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej, którą należy rozumieć jako:
  • różne formy wypoczynku: wypoczynek urlopowy w kraju w różnych formach, takich jak wczasy, kolonie, obozy, zimowiska, wycieczki, spływy kajakowe, wczasy agroturystyczne itp.,
  • działalność rekreacyjną: organizowanie zawodów sportowych i gier, w których biorą udział pracownicy i ich rodziny, zakup sprzętu, wyposażenie sali gimnastycznej, siłowni,
  • działalność kulturalną: zakup biletów wstępu na koncerty, do kina, teatru, opery, organizowanie imprez kulturalnych w zakładzie pracy,
  • udzielanie pomocy materialnej: w przypadku zdarzeń losowych, a także zapomóg - pracownikom znajdującym się w złej sytuacji finansowej,
  • pomoc na cele mieszkaniowe.
Działalność socjalna nie powinna obejmować następujących rodzajów wydatków:
  • inwestycji socjalnych, przewidujących możliwość przeznaczenia części uzyskanego przychodu ze sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych służących zakładowej działalności socjalnej na odtworzenie zakładowych obiektów socjalnych,
  • kosztów prowadzenia przyzakładowego żywienia zbiorowego (zakładowych stołówek, restauracji, barów itp.),
  • kosztów utrzymania przyzakładowej służby zdrowia,
  • profilaktycznych szczepień ochronnych,
  • kosztów dojazdów do pracy,
  • wydatków związanych z obchodami jubileuszy zakładowych, świąt branżowych, kościelnych itp.,
  • szkoleń i innych wydatków na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników.
Wydatkowanie środków pieniężnych z funduszu na inne cele niż określone w ustawie jest niedopuszczalne i może skutkować nakazaniem zwrotu bezprawnie przekazanych kwot.
CO STANOWI DZIAŁALNOŚĆ SOCJALNĄ
Działalność socjalną stanowią usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form krajowego wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, udzielanie pomocy materialnej (rzeczowej lub finansowej), a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe.
CZY PŁACIĆ SKŁADKI ZUS
Świadczenia finansowane ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych są wyłączone z podstawy wymiaru składek.
DOMINIK STACHERSKI
ekspert podatkowy, wspólnik w firmie księgowej Open Profit Drejling i wspólnicy
ksiegowosc@infor.pl
PODSTAWA PRAWNA
■ Art. 21 ust. 1 pkt 67 i pkt 78 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).
■ Art. 8 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.).