TEMAT: Zadania biur rachunkowych

PROBLEM: Co powinna zawierać umowa z klientem

Zakres obowiązków i dobre praktyki biur rachunkowych to temat wciąż aktualny. Trzeba o nim przypominać nie tylko przedsiębiorcom, którzy wystartowali dopiero z biznesem, lecz także prowadzącym firmy od lat, zwłaszcza jeśli wymagają od księgowych zbyt wiele.
‒ Zlecając prace księgowe wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym, przedsiębiorcy oczekują już nie tylko suchej ewidencji, ale przede wszystkim doradztwa. I właśnie w tym obszarze na rynku istnieją bardzo duże rozbieżności dotyczące tego, co jest obowiązkiem, co powinnością, a co dobrą praktyką biur księgowych – przyznają Katarzyna Zalewska, Karolina Walczak i Dominika Hermann, główne księgowe, koordynatorzy grup księgowych w Szwak i Spółka. Dodają, że czynności, które w jednym biurze będą wykraczały poza zakres umowy z klientem, dla drugiego będą oczywistymi zadaniami realizowanymi w ramach bieżącej obsługi. ‒ Zapewnianie wyłącznie ewidencji i urzędowe podejście do klienta w większości nie wystarcza już firmom, które od księgowych oczekują kompleksowej obsługi. Jednak z takim tradycyjnym podejściem spotykamy się jeszcze bardzo często – przyznaje Katarzyna Zalewska.

Umowa, umowa i jeszcze raz umowa

Obowiązki biur rachunkowych określa umowa o świadczenie usług księgowych. – To jest podstawa. Postanowienia w umowie powinny być traktowane jak wyrocznia. Jeśli strony nie są zadowolone z zapisów, to zawsze można umowę aneksować i dostosować do potrzeb obu stron – mówi Aleksandra Doleczek z Biura Rachunkowego Aleksandra Doleczek z Olesna.
Zgadza się z tym Natalia Gorczyca, prowadząca własną kancelarię podatkową. Wskazuje, że umowy najczęściej obejmują prowadzenie ksiąg handlowych, podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów, rejestrów VAT, sporządzanie deklaracji podatkowych oraz ZUS i obliczanie zaliczek na podatek dochodowy i VAT. Często także dotyczą usług kadrowych, tj. prowadzenia wymaganej przepisami prawa dokumentacji związanej z zatrudnionymi przez przedsiębiorcę pracownikami.
Jak dodaje Karolina Walczak, z umowy wynikają obowiązki biura rachunkowego (oraz klienta), a brak ich realizacji będzie nieprzestrzeganiem umowy.
‒ Dobrze napisana umowa – przypomina Aleksandra Doleczek ‒ właściwie określa zakres obowiązków biura rachunkowego i właściciela firmy, a przede wszystkim chroni interesy obu stron. Przedsiębiorcom zależy, aby księgowość była prowadzona właściwie pod względem formalnym i merytorycznym, rzetelnie i niewadliwie.
Natalia Gorczyca dodaje, że niestety wciąż nagminne jest uważanie księgowej za osobę „od wszystkich spraw z dokumentami”, sekretarkę, dyrektora finansowego i menedżera jednocześnie, oraz wymuszanie w związku z tym całego zakresu usług niezawartych w umowie.
– Jeśli istotne dla przedsiębiorcy są usługi dodatkowe: sporządzanie wycen, przygotowywanie przelewów w banku, informowanie o zmianach w przepisach podatkowych, to odpowiednie zapisy powinny być umieszczone w umowie i oczywiście odpowiednio wycenione – zaznacza Aleksandra Doleczek.
Zgadza się z nią Katarzyna Zalewska. Jak mówi, obowiązkiem biura rachunkowego nie jest np. składanie sprawozdań w Krajowym Rejestrze Sądowym, poddawanie sprawozdań badaniu biegłego rewidenta. ‒ Obie czynności mogą być wykonane, przynajmniej częściowo, przez biuro, ale pod warunkiem, że wynika to z umowy – wskazuje Zalewska.
Karolina Walczak dodaje, że na biurze rachunkowym spoczywają także zadania wynikające wprost z innych przepisów niż ustawa o rachunkowości, np. dotyczących przeciwdziałania terroryzmowi oraz zapobiegania praniu pieniędzy. Biura prowadzące działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mają też obowiązek zawarcia umowy ubezpieczenia OC.

Co biura powinny, a czego nie muszą

‒ Może to zabrzmi dość surowo, ale jeśli określonych powinności biura rachunkowego nie ma w umowie, to w ogóle ich nie ma – uważa Aleksandra Doleczek.
Zdaniem Natalii Gorczycy byłoby wskazane dla dobra branży usług księgowych w Polsce i współpracy opartej na wzajemnym szacunku i zrozumieniu, aby księgowi uświadamiali swoich klientów-przedsiębiorców. czym są usługi księgowe i kadrowe, a czym nie są. Jej zdaniem takie informacje mogłyby przybrać formę rozmów, postów na Facebooku, krótkich filmów, a nawet ulotek. Chodzi o to, aby dotrzeć do szerokiego grona przedsiębiorców. ‒ Kluczowy jest przekaz, że księgowa to fachowiec w zakresie prowadzenia księgowości i kadr, a nie osoba od prowadzenia spraw gospodarczych przedsiębiorcy, które należą do niego samego i mogą być ewentualnie zlecane księgowej, jeśli oferuje ona taką usługę, za dodatkową opłatą – podkreśla Natalia Gorczyca.

Dobre praktyki

Zdaniem Natalii Gorczycy zakres spraw, z jakimi zwracają się przedsiębiorcy do swoich księgowych, jest tak obszerny, że dobrą praktyką jest polecanie klientom skorzystania z usług specjalistów zewnętrznych. ‒ Co prawda to osoba prowadząca firmę powinna mieć wiedzę, kim jest księgowy i co wchodzi w zakres jego obowiązków, ale realia są niestety inne i najczęściej przedsiębiorca tego zupełnie nie rozumie – przyznaje nasza rozmówczyni. Zatem dobrą praktyką – jak mówi Gorczyca ‒ byłoby kierowanie klienta do:
‒ doradcy podatkowego, gdy ma on pytania dotyczące np. opodatkowania spadku po swoim dziadku,
‒ agencji celnej, np. gdy pyta o numer EORI,
‒ prawnika, np. gdy wymaga stworzenia umowy pożyczki czy
‒ banku, np. gdy prosi o informację, jak ma zrobić przelew z mechanizmem podzielonej płatności.
Kolejna rzecz, która może robić księgowa, to zachęcanie klienta, aby szkolił się w zakresie wymaganym do prowadzenia biznesu w swojej branży i poznawał obowiązki, jakie na nim ciążą. ‒ Nie mówię tu o wskazywaniu konkretnych przepisów, ale o uświadamianiu, że jeśli np. prowadzi sklep, to warto zainteresować się przepisami dotyczącymi przechowywania żywności czy umieszczania cen na towarach – mówi Natalia Gorczyca. ‒ Taka edukacja opłaci się obu stronom, i księgowej, i klientowi ‒ dodaje.
Aleksandra Doleczek zgadza się, że jeśli klient potrzebuje dodatkowych informacji lub zleca dodatkową pracę, to dobrą praktyką biur rachunkowych powinno być komunikowanie, iż chętnie służą pomocą, ale za wykonane zadanie trzeba będzie zapłacić określoną kwotę.

Swobodny wybór

Zakres usług oferowanych przez biuro rachunkowe może być dużo szerszy niż księgowość czy kadry. Natalia Gorczyca wskazuje, że może to być np. pośrednictwo w zawieraniu umów ubezpieczeniowych, leasingowych, kredytowych, tworzenie planów biznesowych, usługi administracyjne, składanie wniosków o wszelkie dofinansowania i ich rozliczanie oraz całe mnóstwo innych. ‒ Kluczowy jest tu swobodny wybór i dodatkowa wycena takich usług – zaznacza Gorczyca.
Dominika Hermann dodaje, że dobrą praktyką, ale nie tyle w relacjach z klientem, co związaną ze świadczonymi przez biuro usługami, jest np. przynależność do organizacji branżowych. Przykładowe korzyści z członkostwa w organizacji zrzeszającej księgowych to możliwość uczestniczenia bezpłatnie w przeróżnych konsultacjach, odczytach i konferencjach. Innymi słowy, łatwiejszy dostęp do szeroko pojętej wiedzy.
‒ Atutem biur – dodaje Hermann ‒ jest też posiadanie i udostępnienie referencji oraz dostępność do dokumentacji. Zdarza się, że przedstawiciel firmy chce natychmiast otrzymać zestawienie, dane lub inny wydruk.
‒ Nowoczesne i dobrze zorganizowane biuro rachunkowe działa szybko i przekazuje aktualne informacje o działalności spółki, a nie informuje wyłącznie o danych historycznych z poprzedniego miesiąca – mówią zgodnie księgowe ze Szwak i Spółka. Wskazują, że klienci oczekują informacji, która umożliwi im podejmowanie właściwych decyzji w szybko zmieniających się warunkach.

Strategie na przełomie roku

Jak co roku o tej porze problemem biur rachunkowych są również zmieniające się przepisy podatkowe, które wpływają na obowiązki ich klientów. W praktyce biura przyjmują różne strategie radzenia sobie z tym problemem.
Jak wskazuje Natalia Gorczyca, coraz więcej biur rachunkowych przy wzmożonej ilości pracy i obowiązków związanych z nowymi przepisami decyduje się na podwyższanie opłat za swoje usługi lub renegocjowanie dotychczasowych warunków współpracy.
Potwierdza to również Aleksandra Doleczek. Jak mówi, strategia wobec dotychczasowych klientów na przełomie roku to sprawdzenie, czy mają oni odpowiednio wycenione usługi księgowe oraz ewentualne poinformowanie klienta, czy i dlaczego cena ulegnie zmianie. Biuro pyta też np., czy klienci są zainteresowani sporządzeniem zeznania PIT w ich imieniu oraz dzięki ankiecie zbiera niezbędne informacje do właściwego obliczenia zeznania PIT. ‒ Dodatkowo informujemy o koszcie oraz dacie wykonania usługi – wyjaśnia Doleczek.
Katarzyna Zalewska przyznaje, że każda zmiana prawa podatkowego wymusza nowe obowiązki na podatnikach. Firmy oczekują więc od księgowych monitorowania zmian w prawie i przygotowania przedsiębiorstwa na te zmiany oraz zabezpieczenia przed ryzykiem prawnym, finansowym i podatkowym związanym z prowadzoną działalnością.
‒ Tempo modyfikacji przepisów podatkowych i obowiązków sprawozdawczych w ostatnim czasie ma znaczący wpływ na pracochłonność, co może wywołać wzrosty cen usług księgowych – stwierdza Katarzyna Zalewska.
‒ Niestety wciąż jest grupa księgowych, nad czym osobiście ubolewam, która mimo zwiększonej ilości pracy i stopnia skomplikowania obowiązków zachowuje dotychczasową cenę i zakres usług, co oznacza często pracę ponad siły, po godzinach i w czasie teoretycznie wolnym. Wiele księgowych nadal nie wie, co to wolne i urlop – kończy Natalia Gorczyca.
Ważne Księgowa to fachowiec w zakresie prowadzenia księgowości i kadr, a nie osoba od prowadzenia spraw gospodarczych przedsiębiorcy. Należą one do niego samego i mogą być ewentualnie zlecane księgowej, jeśli oferuje ona taką usługę, za dodatkową opłatą.