Subskrybuj nas na Youtube
Dokument ten można już sygnować wszystkimi typami podpisów naraz, tj. zaufanym, kwalifikowanym lub osobistym. Jeszcze niedawno było to niemożliwe.
Wprawdzie 1 stycznia 2020 r. pojawiła się możliwość podpisywania sprawozdań finansowych dowodem osobistym, ale w praktyce trudno było z niej skorzystać. Problemu nie było tylko wtedy, gdy pod rocznym raportem podpisywała się jedna osoba albo kilka używających dowodu osobistego. Kłopot pojawiał się natomiast, jeżeli dokument musiało podpisać kilka osób, które posługiwały się różnymi e-podpisami, np. osobistym i profilem zaufanym. Podpisy te wzajemnie traktowały się jako nieprawidłowe, czyli takie, które nie mogą być potwierdzone. Problem ten sygnalizowaliśmy po raz pierwszy w artykule „Będą trzy podpisy, ale razem nie da się ich użyć” (dodatek Rachunkowość i Audyt z 9 września 2019 r., DGP nr 174).
Nowe możliwości
To, jak twierdzi Agnieszka Baklarz, biegła rewident, zmieniło się we wrześniu 2020 r. Obecnie sprawozdanie można podpisać, używając jednocześnie wszystkich trzech rodzajów podpisów. Należy jednak pamiętać o właściwej kolejności ich składania. ‒ W pierwszej kolejności powinny być złożone podpisy niezmieniające rozszerzenia pliku sprawozdania, czyli podpis zaufany, osobisty (otaczający, enveloped) oraz kwalifikowany wewnętrzny (otaczający) ‒ przypomina ekspertka. Dodaje, że dopiero po umieszczeniu wszystkich tego rodzaju podpisów mogą być złożone podpisy osobiste otaczające lub kwalifikowane otaczające bądź podpisy osobiste zewnętrzne lub kwalifikowane zewnętrzne.
Dlaczego ważna jest taka kolejność?
‒ Dokumenty w dowolnym pliku sygnowane podpisem zaufanym przekształcają się automatycznie w plik XML zawierający w sobie plik podpisywany oraz podpis lub podpisy – przypomina ekspertka. Dokumenty podpisuje się w ten sposób poprzez stronę internetową: www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany. ‒ Z kolei podpis kwalifikowany to zaawansowany podpis elektroniczny składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia – tłumaczy Agnieszka Baklarz. Dodaje, że w Polsce podpis kwalifikowany można nabyć u pięciu dostawców. Przypomina też, że podpis kwalifikowany można nabyć u innych dostawców na terenie Unii Europejskiej, pod warunkiem że będzie spełniał wymogi rozporządzenia Midas (rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady [UE] nr 910/2014 z 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE; Dz.Urz. UE z 2014 r. L 257, s. 73).
Podpis osobisty został zdefiniowany w ustawie o dowodach osobistych jako zaawansowany podpis elektroniczny. ‒ Podpis osobisty umieszczany jest na dowodach osobistych nowego typu, wydawanych od 4 marca 2019 r. (e-dowód z warstwą elektroniczną). Posiadacze takich dowodów mogą wszystkie dokumenty podpisać przy użyciu e-dowodów osobistych – tłumaczy Agnieszka Baklarz.
Należy pamiętać, że nie każdy nowy dowód zawiera certyfikat podpisu osobistego. Jest on zamieszczany dla osoby, która wyrazi na to zgodę przy składaniu wniosku o nowy dowód.
Następie po otrzymaniu dokumentu trzeba aktywować jego warstwę elektroniczną w urzędzie gminy. Można to zrobić zarówno przy odbiorze, jak i w dowolnym momencie później.
Konsekwencje błędów
‒ Przy nieprawidłowej kolejności złożonych podpisów system Krajowy Rejestr Sądowy może nie przyjąć sprawozdania – ostrzega Maciej Czapiewski, biegły rewident, partner w HLB M2. Jak wyjaśnia, może się okazać, że podpis kwalifikowany przestanie potwierdzać integralność pliku (tj. nie będzie potwierdzał, że plik nie uległ zmianie po dokonaniu podpisu), co będzie go dyskwalifikować. Dlatego po podpisaniu sprawozdania należy sprawdzić, czy jest ono poprawnie weryfikowane przez bramkę KRS (ale bez złożenia sprawozdania).
Należy też pamiętać, że jeżeli właściwy organ zatwierdzi sprawozdanie finansowe, które zostało podpisane nieprawidłowo, to czynność ta będzie nieskuteczna. ‒ Nie można bowiem zatwierdzić sprawozdania, które nie spełnia ustawowych wymogów co do złożonych podpisów – mówi ekspert. Maciej Czapiewski wyjaśnia, że jeżeli jednostka w porę nie wyłapie błędów, a KRS odrzuci dokumenty, to powstanie spory kłopot. Trzeba będzie ponowne przeprowadzić wszystkie czynności:
- sporządzić sprawozdanie (ze zaktualizowaną datą),
- podpisać je we właściwy sposób,
- poprosić ponownie biegłego rewidenta o wydanie opinii o tym sprawozdaniu,
- zatwierdzić sprawozdanie decyzją właściwego organu (np. zgromadzenia wspólników). Maciej Czapiewski zwraca uwagę, że przy ponownym sporządzeniu sprawozdania trzeba będzie ocenić zdarzenia po dniu bilansowym, co może powodować konieczność wprowadzenia merytorycznych zmian w sprawozdaniu.
Trzy rodzaje
Sprawozdanie finansowe za 2020 r. do 31 marca 2021 r. musi podpisać osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg (np. księgowy z biura rachunkowego) oraz kierownik jednostki. Może być sygnowane przy użyciu podpisu:
• kwalifikowanego (czyli z użyciem certyfikatu dostarczanego przez uprawnionych dostawców),
• zaufanego (dostępnego na platformie pz.gov.pl) ,
• osobistego (dostępnego w ramach e-dowodu). ©℗
