Pracownicze plany kapitałowe obejmują szereg procesów na linii podmiot zatrudniający – osoba zatrudniona – instytucja finansowa. Wynikają one w dużej mierze z aktywności samych pracowników, którym ustawodawca przyznał wiele uprawnień. Od zapisania się/wypisania się z PPK, po zmiany dotyczące wysokości wnoszonych wpłat i ich rodzaju. Znajomość tych procesów i wątpliwości z nimi związanych jest kluczowa dla wszystkich biur rachunkowych wspierających pracodawców w rozliczaniu i prowadzeniu PPK. Im większa jest rola biura rachunkowego, tym większe będzie jego zaangażowanie.
TEMAT: Pracownicze plany kapitałowe
PROBLEM: Jak się przygotować do obsługi PPK
Na czym polega zapis automatyczny do PPK…
Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 16 ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1342 – dalej: ustawa o PPK) podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej po upływie trzeciego miesiąca zatrudnienia w podmiocie zatrudniającym, nie później jednak niż do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin zatrudnienia. Reguła ta dotyczy osób do 55. roku życia, a także osób, które przed dniem zapisu nie złożyły deklaracji o nieoszczędzaniu.
Nie można zatem zapisać do PPK pracownika, którego okres zatrudnienia u danego pracodawcy jest krótszy niż trzy miesiące. Jeżeli pracownik ma taki staż pracy, to można go zapisać, nie czekając nawet do upływu 10. dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego. Decyzja w tym zakresie należy do pracodawcy – warto to uregulować w wewnętrznej procedurze PPK tak, aby osoby podejmujące czynności techniczne miały konkretne wytyczne w tym zakresie.
Oceniając spełnienie wymogu trzymiesięcznego stażu pracy, należy również uwzględnić staż pracy u tego pracodawcy w ostatnich 12 miesiącach. Jeżeli zatem w zatrudnieniu pracownika była przerwa i wraca on po przerwie do pracy (na podstawie nowej umowy o pracę), wówczas już w pierwszym dniu pracy należy ocenić wpływ poprzedniego okresu zatrudnienia na wymóg stażu pracy na cele PPK. Może się bowiem zdarzyć, że pracownik przepracował już trzy miesiące w ostatnich 12 miesiącach (np. w ramach umowy na okres próbny) i obowiązek zapisania pracownika powstanie do 10. dnia pierwszego miesiąca zatrudnienia.
RADA: Biura rachunkowe w celu oceny sytuacji pracownika pod kątem zapisu do PPK powinny otrzymywać od pracodawców informacje o poprzednim zatrudnieniu, jeżeli miało to miejsce w okresie ostatnich 12 miesięcy od ponownego zatrudnienia.
Pojawia się oczywiście pytanie, czy ten 12-miesięczny okres należy liczyć od dnia objęcia danego podmiotu obowiązkiem tworzenia PPK (1 stycznia 2020 r. w przypadku podmiotów II grupy i 1 lipca 2020 r. w przypadku podmiotów III grupy), czy może też wcześniej. Biorąc pod uwagę okres przejściowy bardziej zasadne jest liczenie tego okresu dopiero od dnia objęcia danego pracodawcy obowiązkiem tworzenia PPK. W takim ujęciu nie uwzględniamy zatem okresu zatrudnienia sprzed – odpowiednio – 1 stycznia i 1 lipca. Inne podejście oznaczałoby konieczność zapisania do PPK w sytuacji, gdy PPK jeszcze nie ma. Należy jednak podkreślić, że w ocenie PFR zasadny jest ten drugi pogląd.
… i co to jest reguła przejściowa
Zasady ogólnej dotyczącej zapisu do PPK nie stosuje się do osób zatrudnionych objętych przepisami przejściowymi. Są to osoby, które były w zatrudnieniu u danego pracodawcy na dzień – odpowiednio – 1 stycznia 2020 r. (dla II grupy podmiotów zatrudniających) i 1 lipca 2020 r. (dla III grupy). Takie osoby są zapisywane automatycznie do PPK – bez względu na staż pracy – wystarczy, że były osobami zatrudnionymi u danego pracodawcy w powyższej dacie i nadal są pracownikami na dzień zapisu.
Z kolei osoby zatrudnione po dacie właściwej dla danej grupy pracodawców (np. 2 stycznia, 2 lipca) będą już zapisywane do PPK z uwzględnieniem trzymiesięcznego stażu pracy.
Jak liczyć okres zatrudnienia
Zapis do PPK na zasadach ogólnych uzależniony jest od spełnienia wymogu stażu pracy. Pojawia się zatem pytanie, jak liczyć trzymiesięczny okres zatrudnienia. W końcu pojęcie osób zatrudnionych obejmuje nie tylko pracowników, lecz również osoby na umowach cywilnoprawnych czy członków rad nadzorczych. Nie ma w tym zakresie pełnej zgodności.
Interpretacja PFR wskazuje, że należy stosować zasady wynikające z kodeksu cywilnego bez względu na umowę łączącą podmiot zatrudniający z osobą zatrudnioną. Zgodnie bowiem z art. 110 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1740; dalej k.c.) w przypadku braku regulacji określającej sposób obliczania terminu wynikającego z ustawy, należy stosować przepisy kodeksu cywilnego. Zgodnie z art. 114 k.c., jeżeli termin jest oznaczony w miesiącach, a ciągłość terminu nie jest wymagana, miesiąc liczy się za dni trzydzieści. W konsekwencji trzymiesięczny okres zatrudnienia będzie równy 90 dniom.
Przykład 1
Jeżeli dana osoba została zatrudniona 2 sierpnia, to trzymiesięczny okres zatrudnienia upłynie 30 października (90 dni). W konsekwencji taką osobę należy zapisać do PPK nie później niż do 10 listopada.
Istnieją też poglądy, które odwołują się do ustalania terminów w stosunkach pracy. Sąd Najwyższy odwołuje się przy stażu pracy do potocznego sposobu liczenia terminów, zgodnie z którym termin upływa w dniu bezpośrednio poprzedzającym dzień, który nazwą lub datą odpowiada dniowi, w którym rozpoczęto liczenie.
Przykład 2
Jeżeli pracownika zatrudniliśmy 2 sierpnia, to trzymiesięczny okres zatrudnienia kończy się w dniu 1 listopada. W takim przypadku należy zapisać pracownika do PPK do 10 grudnia.
RADA: Stosowanie różnych metod liczenia terminu prowadzi do innych terminów zapisu w PPK. Tę kwestię powinien rozstrzygnąć pracodawca tak, aby biuro rachunkowe wiedziało, którą zasadę stosować.
A co, gdy będzie deklaracja o nieoszczędzaniu przed zapisem automatycznym
Pracownik może złożyć deklarację o nieoszczędzaniu przed objęciem go zapisem automatycznym. Taka deklaracja może zostać złożona dopiero po objęciu danego pracodawcy obowiązkiem tworzenia PPK. Deklaracje wcześniejsze nie powinny być uznawane ze względu na brak podstawy prawnej do złożenia takiego oświadczenia.
Złożenie oświadczenia oznacza, że nie należy zapisywać pracownika do PPK, a w konsekwencji nie należy naliczać i odprowadzać wpłat.
Deklaracja powinna zawierać określone informacje wskazane w rozporządzeniu ministra finansów z 12 czerwca 2019 r. w sprawie deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych (Dz.U. z 2019 r. poz. 1102). Powinna zostać złożona w formie pisemnej. Ta jednak nie została zastrzeżona pod rygorem nieważności.
RADA: Dopuszczalne są także inne formy (tzw. forma dokumentowa) rezygnacji pracownika, o ile tylko będzie z nich wynikać odpowiednia treść deklaracji wymagana przez prawo i można będzie zidentyfikować osobę ją składającą. Może to być zatem skan podpisanej deklaracji, deklaracja elektroniczna z mejla służbowego czy nawet deklaracja złożona w ramach elektronicznych systemów wewnętrznych pracodawcy.
Co gdy uczestnik wypisze się z PPK
Każdy z uczestników ma prawo w każdym czasie zrezygnować z dalszego oszczędzania w PPK, składając deklarację o nieoszczędzaniu. Takie oświadczenie składa się analogicznie, jak w przypadku opisanym powyżej.
Prawa do nieoszczędzania i złożenia deklaracji w żadnym stopniu nie można ograniczyć. W szczególności nie można wskazać terminów, w którym takie oświadczenie pracownik może złożyć. Co najwyżej pracodawca może prosić uczestników o składanie deklaracji w określonym terminie, wskazując na ewentualne opóźnienia w rozliczeniu ostatniej wpłaty w zależności od momentu złożenia oświadczenia.
Z niezrozumiałych przyczyn, ustawodawca uznał, że deklaracja o nieoszczędzaniu jest skuteczna w miesiącu, w którym została złożona. Może to mieć istotny wpływ na rozliczenie ostatniej naliczonej i potrąconej wpłaty.
Podstawową konsekwencją złożenia deklaracji jest niedokonywanie kolejnych wpłat począwszy od miesiąca, w którym została złożona deklaracja.
Sposób postępowania będzie następujący:
- deklaracja przed terminem wypłaty
Jeżeli oświadczenie zostało złożone pracodawcy przed terminem wypłaty wynagrodzenia w tym miesiącu, to pracodawca nie będzie już naliczał wpłat od tego wynagrodzenia (wypłacanego po dniu złożenia deklaracji).
Jeżeli lista płac została już zamknięta, ale termin wypłaty wynagrodzenia jeszcze nie nastąpił, to należy otworzyć listę płac i uwzględnić fakt złożenia deklaracji, przeliczając na nowo wynagrodzenie do wypłaty – już bez składki pracownika).
- deklaracja po terminie wypłaty
Wpłaty pobrane już w miesiącu złożenia deklaracji należy zwrócić (zgodnie z art. 23 ust. 4 ustawy). Ten obowiązek może generować dodatkowo obciążenia po stronie podmiotu zatrudniającego i niezrozumienie po stronie pracowników.
Jeżeli bowiem termin wypłaty wynagrodzenia już nastąpił (np. 10. dnia danego miesiąca), a pracownik złożył deklarację po tym terminie (ale nadal w ramach tego samego miesiąca), to należy ponownie przeliczyć wynagrodzenie pracownika i zwrócić mu potrąconą od wynagrodzenia finansowaną przez niego wpłatę (zarówno podstawową, jak i dodatkową, jeżeli takowa jest naliczana). Co do zasady zwrot kwoty wpłaty powinien nastąpić niezwłocznie po złożeniu deklaracji. Jeżeli zwracamy pracownikowi tę kwotę wraz z kolejnym wynagrodzeniem, to co do zasady powinniśmy naliczyć odsetki za zwłokę od daty złożenia deklaracji do daty wypłaty kolejnego wynagrodzenia.
Skutki podatkowe
Należy też pamiętać o zaliczce na podatek dochodowy od osób fizycznych. Obowiązek naliczenia tego podatku i potrącenia z wynagrodzenia pracownika powstaje dopiero z momentem przekazania wpłaty pracodawcy do instytucji finansowej. Dopiero wtedy bowiem wpłata pracodawcy pozostaje niejako w dyspozycji pracownika. Oczywiście nie chodzi tutaj o dyspozycję fizyczną, lecz przekazanie tej wpłaty na rzecz pracownika do instytucji finansowej. Wpłaty do instytucji finansowej pracodawca przekazuje do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym je naliczono. Jeżeli zatem wpłaty naliczono 10 listopada (w terminie wypłaty wynagrodzenia), to całość wpłat naliczonych od tego wynagrodzenia należy przekazać instytucji finansowej do 15 grudnia. I dopiero wtedy powstaje obowiązek podatkowy i konieczność naliczenia i potrącenia zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z wynagrodzenia pracownika. Oczywiście potrącenie będzie dokonywane z wynagrodzenia wypłacanego po tej dacie. Może się zatem okazać, że potrącenia zaliczek na podatek będą przesunięte w czasie o jeden albo dwa miesiące – w zależności od terminu wypłaty wynagrodzenia.
W konsekwencji w przypadku złożenia deklaracji o nieoszczędzaniu zwrotowi będzie podlegała tylko wpłata pracownika, a nie zaliczka na podatek naliczona od wcześniejszych wpłat (z poprzedniego miesiąca lub miesięcy).
Może się też zdarzyć, że pomimo złożenia deklaracji o nieoszczędzaniu i nienaliczaniu kolejnych wpłat, pracodawca nadal będzie potrącał zaliczkę na podatek od wcześniejszych wpłat pracodawcy (przez jeden albo dwa miesiące).
Uwaga! Jeżeli wpłaty są przekazywane do instytucji finansowej w tym samym momencie, w którym są naliczane (a więc w terminie wypłaty wynagrodzenia), wówczas tego przesunięcia nie ma. Przy złożeniu deklaracji o nieoszczędzaniu należy zatem tę zaliczkę również pracownikowi zwrócić.
Takie ustawienie terminu wpłaty do instytucji finansowej rodzi jednak kolejne wyzwania. Jeżeli bowiem:
(a) przekazaliśmy już wpłaty do instytucji za dany miesiąc w tym samym miesiącu, w którym zostały one naliczone;
(b) pracownik złożył w tym miesiącu deklarację o nieoszczędzaniu
– to zwrot wpłat wymaga udziału instytucji finansowej, musi ona bowiem przekazać wpłacone kwoty (zarówno wpłatę pracownika, jak i pracodawcy) na konto pracodawcy albo inaczej się z nim rozliczyć. Jeżeli te środki zostały już zainwestowane (co jest regułą), to najprawdopodobniej instytucja zwróci mniej, niż przekazał pracodawca. Różnicę musi pracownikowi dopłacić pracodawca. W przypadku ewentualnej nadwyżki należy ją przekazać pracownikowi (oczywiście w proporcji do wysokości jego wpłat objętych zwrotem).
PFR uważa przy tym, że obowiązek zwrotu wpłaty pracownika nie istnieje w przypadku, gdy deklaracja o nieoszczędzaniu została złożona już po przekazaniu wpłat do instytucji finansowej (w tym samym miesiącu, co naliczono wpłaty). Trudno jednak doszukać się takiego brzmienia przepisu. Jest on jednoznaczny co do obowiązku zwrotu wpłat.
RADA: Aby ograniczyć negatywny wpływ terminu złożenia deklaracji o nieoszczędzaniu na listę wpłat, warto prosić pracowników o składanie takich oświadczeń w określonym przedziale czasu, informując jednocześnie, że złożenie w innym terminie może oznaczać dłuższe oczekiwanie na zwrot wpłaty naliczonej w tym miesiącu. Jest to prośba, a nie obowiązek. Deklaracje złożone po tym terminie także należy odpowiednio rozpatrywać. Być może jednak prośba przyczyni się do ograniczenia takich przypadków. Odpowiednie zapisy można wprowadzić do wewnętrznej procedury opisującej prowadzenie PPK przez pracodawcę.