Zakupiliśmy urządzenie o wartości ok. 25 000 zł. Urządzenie to będzie używane jedynie w przez osiem miesięcy, bo w tym czasie musi zakończyć się operacyjna realizacja projektu badawczego, w którym będzie potrzebne. Mamy wątpliwość, czy ze względu na wartość urządzenia możemy jego wartość zaliczyć bezpośrednio w koszty, ponieważ będzie ono używane krócej niż rok. W jaki sposób można to zrobić? Jak je przy tym rozliczyć z punktu widzenia podatkowego – czy tak samo jak w rachunkowości?
Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 15 ustawy o rachunkowości za środki trwałe uważa się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Warunkiem kluczowym z punktu widzenia prawa bilansowego jest nie wartość – bo o niej ustawa o rachunkowości w ogóle nie wspomina – tylko przewidywany czas użytkowania aktywa i wykorzystywanie go na potrzeby jednostki.

To nie środek trwały

Skoro zgodnie z państwa zamiarem, popartym zresztą wymogami umowy grantowej, czas eksploatacji urządzenia nie będzie dłuższy niż 12 miesięcy, to nie ma podstaw do zaliczania zakupu, nawet znaczącego kwotowo, do środków trwałych. Zakup ten powinien być odniesiony w koszty.
W tej sytuacji najwłaściwszym kontem jest konto „Zużycie materiałów”, a w układzie kalkulacyjnym odpowiednie konto, na którym ujmujecie państwo nakłady związane z projektem.
Cenę nabycia, którą ujmiecie państwo jako koszt, będzie stanowiła cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, jak też załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, opusty, inne podobne zmniejszenia i odzyski.
Również zgodnie z art. 16a ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: ustawa o CIT) amortyzacji podatkowej, jako środki trwałe, podlegają stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
2) maszyny, urządzenia i środki transportu,
3) inne przedmioty
‒ o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 17a pkt 1 ustawy o CIT. Tu też kluczową kwestią (oprócz własności lub współwłasności) jest przewidywany okres użytkowania powyżej roku.

Jednorazowo w koszty

Zatem obie regulacje uzależniają uznanie składnika za środek trwały od przewidywanego okresu użytkowania powyżej roku. Z punktu widzenia podatkowego należy wziąć pod uwagę art. 15 ust. 4d ustawy o CIT, który wskazuje, że koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą. Skoro zgodnie z art. 15 ust. 4e ustawy o CIT za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f‒4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych, jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, to data, na którą ujmiecie koszt w księgach na koncie „Zużycie materiałów”, będzie datą podatkowego rozpoznania kosztu. Nie ma w tym wypadku podstaw do rozliczania tego nakładu w czasie.
Podstawa prawna
•art. 3 ust. 1 pkt 15, art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568)
•art. 16a ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 865; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1262)