Wielkimi krokami zbliża się termin na założenie PPK przez średnich i małych pracodawców z tzw. II i III grupy, czyli zatrudniających odpowiednio co najmniej 50 lub 20 osób. Już 27 października 2020 r. mija bowiem termin na zawarcie przez te podmioty umowy o zarządzanie PPK, a najpóźniej 10 listopada 2020 r. powinna zostać zawarta umowa o prowadzenie PPK, w ramach której poszczególni pracownicy zostaną zapisani do programu.
Przy czym warto zauważyć, że średni pracodawcy początkowo mieli zakończyć tworzenie PPK wiosną br., lecz w obliczu epidemii koronawirusa obowiązujące ich terminy zostały jednak przesunięte i zrównane z terminami obowiązującymi małych pracodawców. Niestety epidemia nie słabnie, podobnie jak negatywne skutki ogólnospołecznej kwarantanny związanej z rozprzestrzenianiem się w Polsce koronawirusa. Bez wątpienia małych i średnich pracodawców czekają ogromne wyzwania organizacyjne i finansowe związane z uruchomieniem PPK w ustawowym terminie. Doświadczenia nabyte podczas wdrażania PPK u największych podmiotów, które były objęte obowiązkiem utworzenia PPK jako pierwsze, potwierdzają, że czas wyboru instytucji finansowej zarządzającej PPK, a także negocjowania umów o zarządzanie PPK i prowadzenie PPK jest bardzo intensywny. Zmierzenie się z wyzwaniami okołowdrożeniowymi to jednak nie wszystko. Szybko zastąpią je wyzwania związane z codziennym zarządzaniem i administrowaniem programem. Pełne ręce roboty mają nie tylko sami pracodawcy, lecz także biura rachunkowe, którym wielu przedsiębiorców zleca obsługę w zakresie PPK.
TEMAT: Pracownicze plany kapitałowe
PROBLEM: Jak się przygotować do obsługi PPK
wyzwanie 1
Ustalenie ram współpracy
Outsourcing usług związanych z prowadzeniem pracowniczych planów kapitałowych zyskuje na popularności, zwłaszcza u średnich i małych pracodawców. Zewnętrzne biura księgowe zajmują się zarówno wdrażaniem PPK u swoich klientów, jak i samą obsługą programu. Zakres usług oferowanych przez biura rachunkowe jest bardzo zróżnicowany i może ograniczać się do samego naliczania wpłat do PPK, jak i sprowadzać się de facto do wejścia w rolę pracodawcy i przejęcia jego obowiązków związanych z prowadzeniem PPK. W tym drugim przypadku wsparcie biura rachunkowego może obejmować również takie czynności jak: generowanie i przesyłanie plików XML/CSV do wybranej przez pracodawcę instytucji finansowej zarządzającej środkami gromadzonymi w PPK, weryfikację uprawnień do uczestniczenia w PPK, odbieranie i administrowanie deklaracjami osób zatrudnionych dotyczącymi ich uczestnictwa w PPK czy aktualizowanie danych osobowych uczestników PPK.
W przypadku outsourcingu obsługi PPK punktem wyjścia powinno być więc precyzyjne ustalenie warunków współpracy biura rachunkowego i pracodawcy. Powinno to nastąpić w zawieranej przez strony umowie współpracy. W tym celu niezbędne jest uprzednie zdefiniowanie zakresu czynności, jakie w ramach prowadzenia PPK wykonuje samodzielnie pracodawca, i tych, które zleca do wykonania przez biuro rachunkowe.
Ustalenie zakresu współpracy pomiędzy stronami jest niezwykle istotne ze względów organizacyjnych. Wprost przekłada się również na zakres odpowiedzialności za ewentualne uchybienia w wykonaniu poszczególnych zadań.
W ramach ustalania warunków współpracy biura i przedsiębiorcy w zakresie prowadzenia PPK szczególnie istotne jest kompleksowe ustalenie sposobu oraz terminów przekazywania dokumentów i informacji niezbędnych do zarządzania składanymi przez uczestników oświadczeniami i naliczania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych. Na terminowość w zakresie prowadzenia PPK trzeba jednocześnie patrzeć przez pryzmat odpowiedzialności wykroczeniowej, jaka grozi za nieterminowe (a zatem również opóźnione nawet o jeden dzień) przekazanie do instytucji finansowej wpłat czy też nieterminowe zapisanie osoby zatrudnionej do PPK. Takie naruszenia grożą nałożeniem kary grzywny w kwocie do 1 mln zł.
Nie mniej ważne jest udzielenie dla biura rachunkowego odpowiednich upoważnień. Pracodawca w szczególności powinien udzielić takiego upoważnienia, jeśli zleca przesyłanie plików z systemu kadrowo-płacowego do aplikacji wybranej przez pracodawcę instytucji finansowej zarządzającej środkami gromadzonymi w PPK.
wyzwanie 2
Bezpieczeństwo danych osobowych
Współpraca z biurem rachunkowym w zakresie obsługi PPK wymaga również uregulowania kwestii związanych z przetwarzaniem danych osobowych i właściwego ich zabezpieczenia. Powierzenie przez pracodawcę podmiotowi zewnętrznemu usług w zakresie obsługi PPK zawsze niesie za sobą przekazywanie danych osobowych osób zatrudnionych. W konsekwencji sytuacja taka wiąże się z koniecznością podpisania przez strony umowy powierzenia przetwarzania danych.
Taka umowa w szczególności powinna regulować przedmiot powierzenia, czas trwania oraz charakter i cel przetwarzania, rodzaj danych osobowych, kategorie osób, których dane te dotyczą, obowiązki oraz prawa pracodawcy zlecającego obsługę jako administratora, a także obowiązki biura, któremu dane zostają powierzane. W umowie powierzenia przetwarzania należy też ustalić zasady ewentualnego dalszego powierzenia danych, a także sposób postępowania z danymi po zakończeniu realizacji usługi.
wyzwanie 3
Kooperacja z instytucją finansową
Sprawne i szybkie świadczenie usług w zakresie obsługi PPK w praktyce wymaga integracji systemu kadrowo-płacowego, z którego korzysta biuro rachunkowe, z aplikacją udostępnianą przez wybraną przez pracodawcę instytucję finansową zarządzającą PPK. Możliwość bezpośredniego transferu danych i wpłat do systemu instytucji oznacza nie tylko oszczędność czasu, ale co do zasady również lepsze zabezpieczenie danych. Aby mieć pewność, że system kadrowo-płacowy prawidłowo współpracuje z aplikacją udostępnianą przez instytucję, warto zapewnić sobie możliwość wypróbowania w środowisku testowym.
W przypadku podmiotów zewnętrznych świadczących obsługę w zakresie PPK szczególnie cennym może się okazać uzyskanie od instytucji finansowej dodatkowego wsparcia merytorycznego, polegającego na dedykowaniu biuru opiekuna. Taki opiekun może koordynować procesy związane z wyjaśnianiem wszelkich wątpliwości związanych z funkcjonowaniem PPK, w szczególności w zakresie kwestii technicznych oraz obsługi udostępnianej przez instytucję aplikacji.
wyzwanie 4
Wątpliwości natury prawnej…
Praktycznie wszystkie procesy w ramach prowadzenia PPK wiążą się z mniejszymi lub większymi problemami dla odpowiedzialnych za nie podmiotów. Powodem takiego stanu rzeczy jest przede wszystkim brzmienie samej ustawy z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (Dz.U. z 2020 r. poz. 1342 – dalej: ustawa o PPK), która budzi sporo wątpliwości interpretacyjnych. Z drugiej strony instytucją w praktyce rozwiewającą te wątpliwości w znacznej mierze stał się Polski Fundusz Rozwoju, który sam jednak jednocześnie zastrzega, że jego publikowane stanowiska nie stanowią porady prawnej czy też z zakresu finansów, tak więc każda problematyczna kwestia powinna być interpretowana z uwzględnieniem aktualnie obowiązujących przepisów prawa. W przypadku jakichkolwiek wątpliwości, w tym co do praw lub obowiązków wynikających z obowiązujących przepisów, PFR odsyła do podmiotów świadczących zawodowo pomoc prawną. Sprawa komplikuje się o tyle, o ile w zakresie kwestii najbardziej problematycznych cały czas nie ma jeszcze informacji o stanowiskach PIP czy sądów. Wszystko to sprawia, że podmioty realizujące zadania w zakresie PPK są w szczególnie trudnej sytuacji. Bywa, że PFR (i co za tym idzie instytucje finansowe) konsekwentnie upiera się co do określonego sposobu interpretacji przepisów, którego z kolei nie rekomendują prawnicy.
Tytułem przykładu można przywołać kwestię zasad obowiązujących przy zapisie do PPK. Wydawałoby się, że są one proste: zapis automatyczny osób do 55. roku życia i wyłącznie na wniosek osób pomiędzy 55. a 70. rokiem życia. Problem w tym, że istnieje możliwość interpretacji przepisów w taki sposób, że zasada zapisu na wniosek pracowników pomiędzy 55. a 70. rokiem życia doznaje wyjątku. Dotyczy on osób, które w okresie 12 miesięcy poprzedzających pierwszy dzień zatrudnienia były już zatrudnione w danym podmiocie łącznie przez co najmniej trzy miesiące. Otóż w przypadku tych osób przepisy można interpretować w ten sposób, że staną się one uczestnikami PPK automatycznie – mimo przekroczenia progu 55 lat; oczywiście mogą potem złożyć oświadczenie o rezygnacji z oszczędzania w programie. Na taką interpretację wskazuje brzmienie uzasadnienia projektu ustawy o PPK, z którego wynika, że rozwiązanie ma przeciwdziałać potencjalnym nadużyciom i celowemu zrywaniu współpracy z osobą zatrudnioną tuż przed ukończeniem przez nią 55. roku życia, a następnie zatrudnianiu jej na nowo po ukończeniu tego wieku, aby wyłączyć obowiązek zawarcia w jej imieniu i na jej rzecz umowy o prowadzenie PPK. Przy czym PFR nie zgadza się z powyższą interpretacją i uważa, że zapis do PPK osoby w wieku co najmniej 55 lat może odbywać się jedynie na wniosek.
Z kolei konsekwencją braku automatycznego zapisu w sytuacji, gdyby wynikał on z przepisów, jest automatyzm prawny – pracownik i tak staje się uczestnikiem PPK. Rodzi to kolejne pytanie o konieczność uiszczenia ewentualnych zaległych wpłat do PPK z tytułu posiadania statusu uczestnika. W tym zakresie PFR uważa natomiast, że nie jest to możliwe i w takiej sytuacji pracownik będzie posiadał roszczenie wobec pracodawcy o naprawienie szkody, jaką poniósł w związku z niezawarciem w terminie na jego rzecz umowy o prowadzenie PPK. Zdaniem PFR pracodawca byłby zatem zobowiązany do naprawienia tej szkody na zasadach ogólnych wynikających z kodeksu cywilnego.
Interpretacja ta budzi wiele wątpliwości natury prawnej (w szczególności – jak ustalić w tej sytuacji rozmiar szkody?). Podobnych wątpliwości na gruncie ustawy o PPK i stanowiska PFR jest wiele. Powyższe przykłady to tylko kropla w morzu wyzwań, z jakimi na co dzień mierzą się podmioty obsługujące PPK. W praktyce często w sytuacjach wątpliwych kierują się interpretacjami PFR (i co za tym idzie instytucji finansowych), uznając takie podejście za bezpieczne. Czas pokaże, czy tak jest w istocie i czy finalnie interpretacje te przynajmniej w części nie będą jednak modyfikowane przez sądy.
wyzwanie 5
…i organizacyjnej
Niezależnie od dylematów prawnych prowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych – również przez podmioty trzecie działające na zlecenie pracodawców – wiąże się z wyzwaniami organizacyjnymi. A takim wyzwaniem jest przede wszystkim ograniczenie negatywnego wpływu na listę płac skutków złożenia przez uczestnika PPK deklaracji rezygnacji z oszczędzania w PPK.
Uczestnik PPK ma prawo zrezygnować z oszczędzania w programie w każdym momencie. Dotyczy to zarówno osób, które są objęte zapisem automatycznym, jak i tych, które przystąpią do PPK na swój wniosek. Pracodawca (lub działające na zasadzie outsourcingu biuro rachunkowe), który otrzyma od uczestnika PPK taką deklarację, musi o takiej rezygnacji. poinformować instytucję finansową. Ponadto konieczne też jest uaktualnienie załącznika do umowy o prowadzenie PPK i wykreślenie z listy uczestników osoby, która postanowiła się wycofać.
Za uczestnika PPK, który złożył deklarację rezygnacji, począwszy od miesiąca jej złożenia wpłat nie dokonuje ani pracodawca, ani sam zatrudniony. Co istotne, wpłaty obliczone i pobrane od uczestnika PPK w miesiącu złożenia przez niego deklaracji rezygnacji z oszczędzania w PPK powinny zostać zwrócone – i to niezwłocznie – wraz z odsetkami. Powoduje to konieczność korekt. Warto zauważyć, że sprawa komplikuje się natomiast jeszcze bardziej, jeśli pobrane od uczestnika środki finansowe zostały już przekazane instytucji finansowej i zainwestowane. W takim przypadku niezbędne jest jeszcze rozliczenie należności z instytucją finansową.
Pewną furtką pozwalającą ograniczyć konieczność korekt wynikających z rezygnacji jest odpowiednia komunikacja z osobami zatrudnionymi, np. informacja sugerująca składanie deklaracji w tym zakresie do określonego dnia miesiąca. Jest to rozwiązanie pozwalające ograniczyć dodatkowy nakład pracy biur rachunkowych, lecz nie pozwala go całkowicie wyeliminować. W świetle przepisów, jeśli pracownik złoży rezygnację z oszczędzania w PPK po „sugerowanym” terminie, taka deklaracja musi zostać normalnie przeprocesowana (tak jakby termin na złożenie rezygnacji nie był wskazany). W praktyce dla biura rachunkowego prowadzącego na zlecenie klienta obsługę PPK oznacza to konieczność dokonania stosownych korekt.