Dotychczas nie obowiązywały jednolite zasady ujmowania w ewidencji VAT, a w konsekwencji również w JPK, sprzedaży zaewidencjonowanej w kasie rejestrującej. Od 1 października to się zmieni
W praktyce podatnicy stosowali różne metody prezentacji, niektórzy ujmowali sprzedaż na podstawie raportu fiskalnego, inni rozliczali VAT, posługując się paragonami, a jeszcze inni ‒ fakturami. Nie należały do rzadkości przypadki, w których u jednego podatnika funkcjonowały metody mieszane.
Prawodawca uporządkował jednak to zagadnienie wraz z wprowadzeniem od października nowych zasad prowadzenia ewidencji VAT. Od trzeciego kwartału 2020 r. sprzedaż, która została zarejestrowana w kasie fiskalnej, ujmowana jest w rejestrze prowadzonym dla potrzeb VAT na podstawie zbiorczego, dobowego lub miesięcznego, raportu fiskalnego. Dokument taki oznaczany jest w ewidencji i w JPK_VAT jako „RO”. Zaznaczyć przy tym należy, że raport fiskalny stanowi źródło zapisów w ewidencji sprzedaży niezależnie od tego, czy podatnik rejestruje sprzedaż w kasie fiskalnej, działając w ramach obowiązku wynikającego z przepisów, czy jest to jego autonomiczna decyzja. Oczywiście w przypadku większej liczby kas podatnik posługuje się w rejestrze odpowiednią liczbą raportów. Prezentacja transakcji na podstawie raportu fiskalnego ma tę zaletę, że dokument taki nie podlega oznaczeniu w ewidencji sprzedaży symbolami GTU ani literowymi.
Ważne przy tym jest to, że raport jest ujmowany w ewidencji, a sprzedaż z niego sumowana do obliczania podstawy opodatkowania i kwoty VAT należnego nawet wówczas, gdy czynność została zafakturowana, w tym również potwierdzona fakturą wystawioną dla innego podatnika.
Reklama
Jeżeli świadczący wystawił fakturę dla podatnika VAT, to nie tylko może, ale wręcz musi uwzględnić ją w ewidencji sprzedaży. Chociaż w rejestrze VAT ujmuje się sprzedaż z raportu fiskalnego i eksponowana jest faktura, to prawodawca wprowadził mechanizm eliminowania podwójnego opodatkowania. W takim bowiem przypadku faktura do paragonu powinna być oznaczona jako „FP”. Znacznik „FP” powoduje, że kwoty wykazane w takim dokumencie nie wpływają na podstawę opodatkowania VAT.
Dzięki zastosowaniu takiego oznaczenia nie występuje podwójne opodatkowanie, a jednocześnie jeżeli nabywca dokona odliczenia VAT z takiej faktury, to organ ma możliwość sprawdzenia, czy sprzedaż z tego dokumentu została rozliczona przez świadczącego, a przynajmniej czy został on wystawiony.

Reklama
Dodatkowym ułatwieniem jest to, że faktury „FP” ujmowane są w rejestrze, a przez to i JPK_VAT, w miesiącu ich wystawienia. Wobec tego, że sprzedaż ujmowana jest na podstawie „RO”, a nabywca i tak nie odliczy VAT wcześniej niż w deklaracji za miesiąc otrzymania dokumentu faktury, przesunięcie takie nie niesie ze sobą żadnego zagrożenia fiskalnego ani dla sprzedawcy, ani nabywcy. Warto w tym miejscu przypomnieć, że o ile zbiorczy raport fiskalny nie jest oznaczany w ewidencji symbolami GTU ani literowymi dotyczącymi niektórych transakcji, o tyle już ujęta w takim raporcie faktura „FP” musi być nimi opatrzona (oczywiście jeśli są ku temu przesłanki).
Moim zdaniem takie rozwiązanie nie jest uciążliwe dla podatników, eliminuje konieczność modyfikowania kwot wynikających z raportu fiskalnego, ujednolica sposób prezentacji w rejestrze sprzedaży fiskalizowanej w kasie przy jednoczesnym umożliwieniu organom prowadzenia weryfikacji zasadności ujęcia przez nabywcę konkretnej faktury.

Kłopotliwy wyjątek

Problem w tym, że od 2021 r. (gdyby nie przesunięcie spowodowane COVID-19 byłoby tak już wcześniej) wprowadzony zostanie wyjątek od wskazanej reguły. Otóż w wyniku zastosowanych odesłań (art. 109 ust. 3d do 106h ust. 1–3 i pominięcie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług; t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1106; dalej: ustawa o VAT) oznaczenia „FP” nie zamieszcza się do wpisów w ewidencji sprzedaży zamieszczanych na podstawie faktur, które zostały wystawione w szczególny sposób, tj. zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT. Chodzi tutaj głównie o dokumenty pełniące funkcję faktury mimo niepełnych danych, które określane są niekiedy mianem „faktur uproszczonych”, a ostatnio coraz częściej „paragono-faktur”. Brak oznaczenia „FP” we wpisie paragono-faktury automatycznie oznacza, że w tym przypadku – mimo ujęcia sprzedaży w rejestrze prowadzonym za pomocą kasy fiskalnej – rozliczenie sprzedaży dokonywane jest indywidualnie, bezpośrednio i wyłącznie z paragono-faktury, a nie z raportu fiskalnego.
Skutek tego będzie taki, że nie dość, iż podatnicy będą musieli modyfikować wartości prezentowane w raporcie fiskalnym tylko po to, aby ująć sprzedaż w ewidencji VAT na podstawie paragono-faktur, to dodatkowo będą zobligowani do oznaczania zapisów dokonywanych w ewidencji na podstawie takich faktur symbolami GTU i literowymi.
To, że tak udokumentowana sprzedaż będzie musiała być prezentowana odrębnie, indywidualnie, a nie na podstawie raportu fiskalnego, wynika nie tylko z braku podstaw do oznaczenia paragono-faktury znacznikiem „FP”, lecz także z par. 10 ust. 1 pkt 7 lit. b rozporządzenia ministra finansów, inwestycji i rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 1988; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1127; dalej: rozporządzenie). Przepis ten jako samodzielne źródło wpisów w ewidencji VAT podstawy opodatkowania i kwoty VAT wymienia właśnie fakturę wystawioną na podstawie art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT, czyli również paragono-fakturę. Wyraźnie widać, że jest to źródło odrębne, alternatywne nie tylko wobec zwykłych faktur, lecz także raportów fiskalnych. Co więcej, o ile przy zwykłych fakturach w par. 10 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia prawodawca wyraźnie zastrzegł, że nie stanowią one podstawy ujęcia sprzedaży w ewidencji, gdy sprzedaż została zarejestrowana w kasie, o tyle brakuje takiego zastrzeżenia w odniesieniu do paragono-faktur. Wbrew temu, co jeszcze w styczniu 2020 r. twierdził resort finansów (patrz „Jest problem z ewidencjonowaniem sprzedaży paragonowej”, DGP nr 14 z 22 stycznia 2020 r.), tak dokumentowana sprzedaż nie może być prezentowana w ewidencji na podstawie zbiorczego raportu fiskalnego.

Prawdziwe problemy dopiero po okresie przejściowym

Do końca 2020 r. obowiązek szczególnego traktowania paragono-faktur został zawieszony. Dokumenty takie mogą być traktowane jak zwykłe paragony, tj. kwoty są ujmowane na podstawie raportu fiskalnego, nie jest też konieczne zamieszczanie oznaczeń GTU i literowych.
Jednak już dzisiaj podatnicy i księgowi prowadzący na ich zlecenie ewidencje podatkowe VAT sygnalizują, że obowiązek szczególnego traktowania paragono-faktur może przysporzyć wielu kłopotów. Oznacza to bowiem, że podatnik będzie musiał zidentyfikować paragony opiewające na kwotę brutto nie wyższą niż 450 zł, ustalić, które z nich mają w swojej treści numer VAT (NIP) nabywcy, o ich łączną wartość w podziale na stawki pomniejszyć odpowiednie kwoty w raporcie kasowym „RO”, by następnie każdy z nich indywidualnie zaewidencjonować w rejestrze sprzedaży prowadzonym dla potrzeb podatku od towarów i usług. Jednak to nie koniec obowiązków związanych z ujęciem w ewidencji VAT sprzedaży dokumentowanej takimi paragono-fakturami! Kolejnym krokiem będzie ustalenie, czy dany dokument nie dotyczy dostawy towarów lub świadczenia usług z katalogu GTU. Jeżeli tak będzie, to trzeba dokonać stosownego oznaczenia w ewidencji. Przy czym na oznaczeniu GTU, a czasami tylko sprawdzeniu, czy powinno ono być zastosowane, nie kończą się obowiązki związane z ujęciem takiej faktury uproszczonej w rejestrze. Pozostaje bowiem jeszcze badanie pod kątem stosowania oznaczeń literowych, przede wszystkim znacznika „TP”. A przypomnieć trzeba, że dokument taki nie zawiera innych niż numer VAT danych nabywcy. Można by zatem postawić pytanie: jak sprzedawca, czy prowadzący jego ewidencje księgowy, ma ustalić, czy pomiędzy podatnikiem a nabywcą występują powiązania kapitałowe, rodzinne lub inne określone w przepisach ustaw o podatkach dochodowych, skoro ma ograniczone dane o nabywcy.

Potrzebna modyfikacja

Okazuje się, że zastosowanie uproszczenia w fakturowaniu to rzeczywiste utrudnienie w ewidencjonowaniu, a w najlepszym razie konieczność podjęcia dodatkowych działań.
Tym sposobem podatnik, który do treści paragonu opiewającego na łączną kwotę nie wyższą niż 450 zł wprowadzi 10 nieprzypadkowych cyfr tworzących NIP nabywcy, dołoży sobie i/lub księgowemu dodatkowej pracy.
Zatem jeżeli do końca roku minister finansów nie zmodyfikuje przepisów rozporządzenia, to począwszy od stycznia 2021 r. podatnik, który usłyszy od klienta, że ten chciałby podać NIP do paragonu, powinien ustalić, czy łączna wartość zakupów przekroczy 450 zł. Jeżeli tak, to lepiej od razu zrezygnować z „uproszczenia”, zaprzestać nabijania świadczeń do kasy i zabrać się za wystawianie zwykłej faktury. Taka faktura również będzie musiała być ujęta w rejestrze, oznaczona GTU i znacznikami literowymi, ale w takim dokumencie przynajmniej znajdą się dane, które umożliwią albo ułatwią prawidłowe zaewidencjonowanie sprzedaży.
Zbiorczy raport fiskalny nie jest oznaczany w ewidencji ani symbolami GTU, ani literowymi dotyczącymi niektórych transakcji.