Przed nami jeden z najbardziej żmudnych i pracochłonnych obowiązków, czyli przeprowadzenie inwentaryzacji określonych aktywów i pasywów metodami wskazanymi w ustawie o rachunkowości (spis z natury, weryfikacja sald, weryfikacja zapisów dokonanych w księgach rachunkowych z dokumentacją księgową). Jest to zarazem najlepsze narzędzie do zweryfikowania prawdziwej ilości i jakości aktywów jednostki oraz źródeł ich finansowania. Oczywiście pod warunkiem że zostanie przeprowadzona w sposób rzetelny. Dlatego nim przystąpimy do wypełniania tego obowiązku, należy się do tego odpowiednio przygotować, aby wszystko odbyło się w sposób sprawny i terminowy. [ramka] Na takie przygotowanie zostało już niewiele czasu, bo przeprowadzanie inwentaryzacji niektórych składników majątkowych należy rozpocząć na trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, czyli w październiku. Przypominamy najważniejsze czynności przygotowawcze, które należy podjąć już wkrótce.

Ramka

Szczegółowa lista prac wstępnych
Do czynności poprzedzających rozpoczęcie spisu z natury należy zaliczyć m.in.:
 wydanie lub aktualizacja instrukcji inwentaryzacyjnej,
 sprawdzenie, czy środki trwałe i pozostałe środki trwałe w użytkowaniu mają oznakowanie pozwalające na ich pełną identyfikację oraz ocenę przydatności,
 wydanie zarządzenia wewnętrznego w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji,
 stworzenie planu/harmonogramu inwentaryzacji,
 powołanie komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych – w tym roku w związku z COVID-19 warto wyznaczyć osoby na zastępstwo,
szkolenie przedinwentaryzacyjne – warto zastanowić się nad szkoleniem online,
 zabezpieczenie dokumentacji przychodowo-rozchodowej oraz ewidencji magazynowej,
 złożenie przez osoby, które ponoszą odpowiedzialność materialną, pisemnych oświadczeń o kompletności dokumentacji,
 przygotowanie arkuszy spisowych, materiałów pomocniczych i sprzętu technicznego do spisu,
 likwidacja składników zniszczonych,
 wydanie zespołom spisowym odpowiedniej liczby opieczętowanych i ponumerowanych arkuszy spisowych,
 przygotowanie pól spisowych oraz składników podlegających inwentaryzacji,
 przygotowanie magazynów do spisu,
 sprawdzenie, czy przekazano do komórki księgowości wszystkie niezbędne dowody księgowe, które mają wpływ na stan księgowy składników majątku objętego inwentaryzacją.

1. ocena przydatności składników majątku

W celu zapewnienia sprawnego przebiegu inwentaryzacji przed przystąpieniem do niej należy sprawdzić, czy środki trwałe i pozostałe środki trwałe w użytkowaniu mają oznakowanie pozwalające na ich pełną identyfikację oraz ocenę przydatności. Jeśli nie, to należy je oznakować zgodnie z zasadami określonymi w instrukcji kontroli i obiegu dokumentów księgowych w danej jednostce. Ponadto należy ocenić przydatność poszczególnych składników majątkowych i dokonać likwidacji składników nienadających się do dalszego użytkowania z powodu uszkodzenia, zniszczenia lub wyeksploatowania, w trybie określonym np. w zarządzeniu dotyczącym gospodarowania majątkiem trwałym danej jednostki. Taki protokół likwidacji środków trwałych (środków trwałych w używaniu) powinien zawierać:
  • datę zniszczenia,
  • nazwę, rodzaj i cechy identyfikujące składnik majątku ruchomego,
  • przyczynę zniszczenia,
  • podpisy z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska osób upoważnionych do podpisywania protokołu.
Następnie trzeba ustalić, czy osoby dysponujące poszczególnymi składnikami mienia jednostki przyjęły na piśmie materialną odpowiedzialność za te składniki. Wykonanie tych czynności może należeć do obowiązków np. kierowników komórek organizacyjnych, w których gestii znajdują się poszczególne składniki majątkowe jednostki.

2. wydanie instrukcji lub aktualizacja dotychczasowej

Ustawa o rachunkowości wskazuje tylko zasady inwentaryzacji (jej rodzaje, zakres, terminy i częstotliwość oraz zasady ujęcia wyników). Dlatego każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości powinna opracować i stosować własne wewnętrzne uregulowania w tym zakresie – dostosowane do swoich potrzeb i specyfiki. Ma to bardzo istotne znacznie, także jeśli chodzi o inwentaryzację. Tu istotną rolę odgrywa instrukcja inwentaryzacyjna. Określa ona bowiem jednolite zasady, tryb i metody przeprowadzenia inwentaryzacji aktywów i pasywów w jednostce. Jest dokumentem wewnętrznym jednostki, który wprowadza się na podstawie zarządzenia (lub decyzji) kierownika jednostki, określając moment, od którego zacznie obowiązywać. Dokument instrukcji wraz ze wzorami dokumentów inwentaryzacyjnych powinien stanowić załącznik do tego zarządzenia. Jest ona zazwyczaj przygotowana jednorazowo. Jeśli jednostka stosowała już wcześniej taką instrukcję, to obecnie trzeba zastanowić się nad jej zapisami i ewentualnie zaktualizować je poprzez dokonanie odpowiednich zmian. Jest to istotne zwłaszcza ze względu na wymogi sanitarne, jakie trzeba stosować ze względu na COVID-19. Jednak w przypadku zastosowania procedur jednorazowych mogą być one ujęte także bezpośrednio w zarządzeniu w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej.
Ponadto już standardowo trzeba znaleźć wszelkie różnice pojawiające się w instrukcjach dotyczących poszczególnych inwentaryzacji oraz uprościć procedury, o ile będzie to możliwe. Tu z pewnością pomocne będą doświadczenia z lat poprzednich. Decyzję o wprowadzeniu ewentualnych zmian w dokumentacji podejmie kierownik jednostki.

3. przygotowanie dokumentacji

Kierownik jednostki musi wydać zarządzenie w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji określające terminy poszczególnych czynności i osoby za nie operacyjnie odpowiedzialne. Jest ono wydawane regularnie przy każdej inwentaryzacji. W zarządzeniu kierownik jednostki wskazuje czas jej trwania, który musi być zgodny z terminami wynikającymi z przepisów. Ponadto kierownik ustala w nim skład komisji inwentaryzacyjnej, a także podział całego spisu z natury na poszczególne pola spisowe, przydzielenie do każdego z nich zespołów spisowych oraz kontrolerów każdego z zespołów spisowych. Inwentaryzacje niezapowiedziane zarządza się w odrębnym trybie i na podstawie odrębnego planu inwentaryzacji niezapowiedzianych, a nawet incydentalnie poza planem. [wzory 1 i 3]
wzór 1
Plan inwentaryzacji
.......................................................................
(pieczątka jednostki)
Plan przeprowadzenia inwentaryzacji na rok .......................
Lp. Komórka organizacyjna podlegająca inwentaryzacji Planowana data inwentaryzacji Określenie aktywów lub pasywów podlegających inwentaryzacji Rzeczywista data inwentaryzacji i numer zarządzenia
Wnioskuję zatwierdzenie planu: Zatwierdzam:
................................................................................. .................................................................
(data i podpis głównego księgowego) (data i podpis dyrektora) ©℗
wzór 3
Zarządzenie wewnętrzne kierownika
Zarządzenie wewnętrzne nr .............. kierownika jednostki z dnia ............................. w sprawie inwentaryzacji rocznej (okresowej, okolicznościowej)
Stosownie do postanowień instrukcji inwentaryzacyjnej z dnia ............................. oraz ustawy o rachunkowości ustalam następujące zasady i techniki inwentaryzacji na rok obrotowy …........….
1. Do składu komisji inwentaryzacyjnej powołuję osoby wymienione w załączniku nr …….
2. Do zespołów spisowych powołuję osoby wymienione w załączniku nr ……….
3. Na kontrolerów spisowych powołuję:
nr pola spisowego ……....................., imię i nazwisko ......................................................, stanowisko ..............................................,
nr pola spisowego …........................, imię i nazwisko ......................................................, stanowisko ..............................................,
w przypadku konieczności ewentualnego zastępstwa, powołuję: imię i nazwisko ......................................................, stanowisko ..............................................
4. Zmiana przydziału inwentaryzowanych i kontrolowanych pól spisowych może nastąpić na mocy decyzji przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.
5. W celu ustalenia stanów rzeczywistych (z natury) składników majątku, inwentaryzowanych na podstawie obmiaru lub szacunku, powołuję zespół spisowy w składzie:
imię i nazwisko ............................................., stanowisko .........................................................,
imię i nazwisko ............................................., stanowisko .........................................................,
imię i nazwisko ............................................, stanowisko ..........................................................,
w przypadku konieczności ewentualnego zastępstwa, powołuję: imię i nazwisko ............................................, stanowisko ..........................................................
6. Dla ustalenia wyceny składników niepełnowartościowych ..................................... powołuję zespół w składzie:
przewodniczący .................................................., stanowisko .....................................................,
członek .................................................................., stanowisko .......................................................,
członek .................................................................., stanowisko .......................................................,
w przypadku konieczności ewentualnego zastępstwa, powołuję: członek .................................................................., stanowisko ........................................................
7. Terminarz czynności inwentaryzacyjnych określa harmonogram podany w załączniku nr ………….
8. Zobowiązuję przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej i głównego księgowego do przeprowadzenia szkolenia online i szczegółowego instruktażu członków komisji i zespołów spisowych,
a także osób odpowiedzialnych materialnie oraz przy udziale pracowników księgowości, o sposobie przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych, zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną.
9. Osoby materialnie odpowiedzialne zobowiązuję do odpowiedniego uporządkowania mienia i ewidencji, a także przygotowania do inwentaryzacji rejonów spisowych, głównie przez:
a) oznaczenie składników wywieszkami, ułożenie według asortymentów, spryzmowanie materiałów masowych,
b) przeprowadzenie protokolarnej kasacji wycofanych z użytkowania, sprzedanych, zlikwidowanych itp. środków trwałych, narzędzi, odzieży i innych składników majątkowych oraz opracowanie wymaganej dokumentacji księgowej (LT, LN itp.) do dnia spisów,
c) uporządkowanie ewidencji ilościowej środków trwałych i uzgodnienie jej z danymi wykazanymi w ewidencji księgowej, ewidencji składników majątku w użytkowaniu w kartach osobistego wyposażenia i innych urządzeniach ewidencyjnych.
10. Zawieszam nieobecności wszystkich pracowników materialnie odpowiedzialnych, członków komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych w okresie, w którym przypadają czynności
inwentaryzacyjne przewidziane harmonogramem spisów.
11. Po zakończeniu czynności inwentaryzacyjnych przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej złoży niezwłocznie sprawozdanie końcowe z przebiegu inwentaryzacji.
12. Wyniki inwentaryzacji (rozpatrzone oraz rozliczone nadwyżki i niedobory zatwierdzone przez kierownika jednostki) powinny być ujęte w księgach rachunkowych roku obrotowego.
13. Dokumenty rozpatrzenia i ustalenia sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych spisów rocznych powinny być dostarczone głównemu księgowemu w terminach ustalonych w harmonogramie.
14. Odpowiedzialny za sprawny, terminowy i prawidłowy przebieg czynności inwentaryzacyjnych jest przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.
15. Szczegółowe zasady i sposób wykonania czynności inwentaryzacyjnych przewidzianych w ustawie o rachunkowości, instrukcji inwentaryzacyjnej oraz niniejszym zarządzeniu określą przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej i główny księgowy w trakcie instruktażu.
16. Nadzór nad prawidłowością, kompletnością i terminowością spisów inwentaryzacyjnych powierza się głównemu księgowemu.
17. Zarządzenie obowiązuje od dnia ...................
............................................................... ........................................................ ........................................
(podpis głównego księgowego) (popis kierownika jednostki) (data) ©℗
Dokumentem uzupełniającym do zarządzenia w sprawie inwentaryzacji jest harmonogram inwentaryzacji. Zapewnia on skuteczność przeprowadzenia inwentaryzacji w określonych z góry terminach. Umożliwia to sporządzenie sprawozdania finansowego w wyznaczonym ustawowo czasie. Harmonogram inwentaryzacji tworzony jest najczęściej na potrzeby jednego roku obrotowego. W dużych jednostkach plany inwentaryzacji mogą być tworzone na kilka lat. [wzór 2]
wzór 2
Harmonogram i terminarz inwentaryzacji
Harmonogram i terminarz inwentaryzacji na rok ....................
Warto też zastanowić się nad przygotowaniem planu sytuacyjnego (mapy terenu jednostki), który zawiera odpowiednio nazwane miejsca składowania poszczególnych rodzajów zapasów w jednostce z podaniem osób za nie odpowiedzialnych i określeniem asortymentów (rodzajów) zapasów składowanych w tych miejscach. Posiadanie aktualnego planu sytuacyjnego ułatwia wyodrębnienie pól spisowych, zwłaszcza w jednostkach o zróżnicowanym asortymencie zapasów i wielu miejscach ich składowania. Pozwoli to na właściwy dobór osób do zespołu spisowego i wyznaczenie pola spisowego, którego wielkość umożliwi przeprowadzenie spisu z natury w ciągu jednego dnia.

4. osoby uczestniczące

Kolejnym etapem jest powołanie komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych. To kierownik jednostki powinien wskazać w przepisach wewnętrznych, kto uczestniczy w spisie. Warto jest pamiętać o tym, aby osoby wchodzące w skład zespołu spisowego nie miały informacji o wynikających z ewidencji księgowej ilościach inwentaryzowanych składników majątku. Nie powinny to być więc osoby: odpowiedzialne za zapasy objęte spisem z natury, prowadzące ewidencję księgową zapasów objętych spisem z natury, niebędące w stanie ‒ z innych względów ‒ zapewnić rzetelności i bezstronności spisu, np. osoby mające dostęp do stanów ewidencyjnych zapasów magazynowych.
Zazwyczaj w skład komisji inwentaryzacyjnej wchodzą co najmniej dwie, trzy osoby. Najlepiej gdyby dobrze znały przepisy dotyczące inwentaryzacji oraz zasady przeprowadzania spisu z natury. Jednak mamy obecnie sytuację wyjątkową i można zastanowić się nad zmniejszeniem tej liczby. Ułatwić to może stanowisko Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów. Jest tam zalecenie, aby w jednostkach o średniorocznym zatrudnieniu nieprzekraczającym 10 osób czynności spisowe przeprowadziła jedna osoba, jeżeli niemożliwe lub ekonomicznie nieuzasadnione jest zaangażowanie do spisu co najmniej dwóch osób. Jeśli jednostka wprowadzi odpowiednie procedury zapewniające rzetelność i prawidłowość spisu, to można powołać jednoosobowe zespoły także w większych jednostkach. Liczbę i skład zespołu spisowego reguluje się w przepisach wewnętrznych, w których, jeśli jest to uzasadnione, można zastosować pewne uproszczenia. Oczywiście o ile będą też wprowadzone odpowiednie procedury, np. gdy spisu dokonuje jedna osoba, to każde pole spisowe po zakończeniu czynności, a przed otwarciem magazynu, może być kontrolowane przez jednego z trzech specjalnie powołanych kontrolerów spisowych. W sytuacji pandemii może się zdarzyć, że osoba wyznaczona nie będzie mogła podjąć swych zadań np. z powodu kwarantanny. Należy taką sytuację przewidzieć i wskazać rozwiązania, np. wyznaczyć osoby na zastępstwo.
Trzeba też pamiętać, że kierownik jednostki (lub osoba odpowiedzialna) powołuje przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, który powinien czuwać nad rzetelnym przeprowadzeniem spisu z natury i przebiegiem innych czynności związanych z inwentaryzacją.
W przypadku składników majątku, których wartość ustala się na podstawie obmiaru lub szacunku (np. zapasy węgla przechowywane w pryzmach), do ich pomiaru powołuje się odrębną komisję, której członkowie muszą mieć odpowiednie uprawnienia. Odrębna komisja powinna zostać powołana również do wyceny niepełnowartościowych składników majątku jednostki.

5. przeszkolenie pracowników

Warto tuż przed rozpoczęciem inwentaryzacji przeszkolić wszystkie osoby zajmujące się jej przeprowadzeniem. Zwiększy to z pewnością skuteczność, poprawność oraz zgodność z obowiązującymi przepisami czynności inwentaryzacyjnych. Obowiązek ten wynika z instrukcji inwentaryzacyjnej i zarządzenia wewnętrznego kierownika jednostki (lub jednego z tych dokumentów).
Szkolenie dotyczy członków komisji inwentaryzacyjnej i zespołów spisowych. Często jednak biorą w nim udział również osoby zatrudnione przy inwentaryzacji sald środków pieniężnych w bankach oraz rozrachunków inwentaryzowanych za pomocą potwierdzeń sald, przy inwentaryzacji pozostałych aktywów i pasywów inwentaryzowanych w drodze porównania i weryfikacji stanów ewidencyjnych z dokumentacją, pozostali pracownicy księgowości, kontrolerzy spisowi, a także osoby materialnie odpowiedzialne za inwentaryzowane składniki.
Metody i zakres szkolenia wybiera kierownik jednostki. W obecnej sytuacji warto zastanowić się nad możliwością zdalnego przeprowadzenia takiego szkolenia. Jeśli przewidziano możliwość powoływania osób na zastępstwo, to i one powinny uczestniczyć w szkoleniu. [przykład]
przykład
Szkolenie
Przed przystąpieniem do inwentaryzacji główny księgowy szkoły wspólnie z przewodniczącym komisji inwentaryzacyjnej organizuje online szkolenie instruktażowe, w którym obowiązkowo biorą udział członkowie komisji inwentaryzacyjnej, zespołów spisowych, osoby materialnie odpowiedzialne, a także pracownicy księgowości. Ponadto mają w nim wziąć udział osoby przewidziane na ewentualne zastępstwo. Przedmiotem szkolenia są zagadnienia przygotowania, techniki dokumentacji oraz przebiegu spisów i innych czynności inwentaryzacyjnych.