Przedsiębiorca (podatnik VAT czynny) świadczy usługi informatyczne. 21 września 2020 r. nabył w markecie papier do drukarki firmowej o wartości 123 zł, w tym VAT 23 zł, płacąc firmową kartą płatniczą. Zakup został udokumentowany paragonem fiskalnym (wydrukowanym z kasy online), na którym znajduje się numer NIP przedsiębiorcy.
Poprosił on o wystawienie faktury do tego paragonu, lecz mu odmówiono. Pracownik marketu poinformował podatnika, że otrzymany paragon fiskalny stanowi fakturę uproszczoną i w związku z tym nie wystawi już zwykłej faktury. Przedsiębiorca rozlicza PIT na zasadach podatku liniowego, prowadząc podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową, a VAT i zaliczki na PIT wpłaca na zasadach ogólnych za okresy miesięczne. Czy przedsiębiorca może rozliczyć zakup papieru w VAT i PIT?

VAT

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT). W analizowanym przypadku wydatki poniesione na nabycie papieru do drukarki wykazują pośredni związek ze sprzedażą opodatkowaną VAT (tj. świadczeniem usług informatycznych). Przedsiębiorca posiada status podatnika VAT czynnego, a jak rozumiem, nie zachodzą okoliczności wymienione w art. 88 ustawy o VAT, które wyłączają prawo do odliczenia VAT. Zatem należy uznać, że przedsiębiorca ma prawo do odliczenia w całości podatku naliczonego od nabycia tego papieru do drukarki.
Kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT). Warunkiem odliczenia podatku naliczonego jest zatem posiadanie faktury, z której wynikać będzie kwota podatku naliczonego.
W analizowanej sprawie na udokumentowanie zakupu przedmiotowego papieru o wartości brutto 123 zł przedsiębiorca posiada paragon fiskalny zawierający jego numer NIP. Sprzedawca odmówił wystawienia zwykłej faktury, twierdząc, że wydany paragon stanowi fakturę uproszczoną.
Przypomnijmy, że przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (zob. art. 2 pkt 31 ustawy o VAT).
Należy wskazać, że od 1 stycznia 2020 r. stosownie do art. 106b ust. 5 ustawy o VAT – w przypadku sprzedaży zaewidencjonowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej potwierdzonej paragonem fiskalnym – fakturę na rzecz podatnika VAT lub podatku od wartości dodanej wystawia się wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający dokonanie tej sprzedaży zawiera numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. W analizowanej sprawie warunek ten jest spełniony, gdyż paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż papieru zawiera numer NIP nabywcy. Nie oznacza to jednak, że w tym przypadku przedsiębiorca może otrzymać zwykłą fakturę dokumentującą zakup papieru. Sprzedawca słusznie bowiem zauważył, że wydany paragon fiskalny stanowi fakturę uproszczoną i dlatego odmawia wystawienia zwykłej faktury.
Należy zwrócić uwagę, że w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł albo 100 euro (jeżeli kwota ta określona jest w euro), faktura uproszczona – stosownie do art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy o VAT – może nie zawierać danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT (tj. imienia i nazwiska lub nazwy adresu) dotyczących nabywcy i danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8, 9 i 11–14 ustawy o VAT (m.in. stawki i kwoty podatku), pod warunkiem że zawiera dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że „Paragon do kwoty 450 zł brutto (100 euro) z NIP nabywcy stanowi fakturę uproszczoną” (https://www.gov.pl/web/finanse/nowe-zasady-wystawiania-faktur-do-paragonow). Zatem w sytuacji, gdy na paragonie znajdzie się numer NIP nabywcy, a wartość paragonu ogółem nie przekroczy 450 zł, to będzie on pełnił funkcję faktury uproszczonej. W takiej sytuacji nabywca nie powinien otrzymać zwykłej faktury wystawionej tego paragonu. W przypadku takich paragonów należy je traktować jak zwykłą fakturę (por. interpretacja indywidualna dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 marca 2020 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.61.2020.1.ISK).
Zatem w analizowanej sytuacji otrzymany paragon fiskalny jest dla przedsiębiorcy fakturą uproszczoną, a wykazana na tym dokumencie kwota VAT (23 zł) będzie podatkiem naliczonym.
Przedsiębiorca ma zatem prawo do odliczenia podatku naliczonego w wysokości 23 zł, wynikającego z otrzymanego paragonu fiskalnego (stanowiącego uproszczoną fakturę) dokumentującego zakup papieru do drukarki firmowej.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy (art. 86 ust. 10 ustawy o VAT). W analizowanej sprawie obowiązek podatkowy od nabytego papieru do drukarki powstał – zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT – z chwilą dokonania dostawy towaru, tj. 21 września 2020 r.
Odliczeniu podatku naliczonego w deklaracji VAT-7 za wrzesień 2020 r. nie sprzeciwia się w analizowanej sprawie także art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, gdyż faktura (tj. faktura uproszczona mająca postać paragonu fiskalnego), z której wynika podatek naliczony, została otrzymana w dacie zakupu papieru, tj. 21 września 2020 r.
Na potrzeby schematu rozliczenia zakładam, że przedsiębiorca odliczenia dokona w deklaracji VAT-7 za wrzesień 2020 r., ponieważ nie skorzysta z możliwości przesunięcia tego odliczenia na jeden z dwóch kolejnych okresów (stosownie do art. 86 ust. 11 ustawy o VAT).
Zatem w deklaracji VAT-7 za wrzesień 2020 r. przedsiębiorca powinien wykazać nabycie towarów w poz. 45 (wartość netto) w wysokości 100 zł, a w poz. 46 (podatek naliczony w zł) w wysokości 23 zł.

PIT

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Zatem, aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:
• został poniesiony przez podatnika,
• jest definitywny, a więc bezzwrotny,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• został poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• nie jest kosztem wymienionym w art. 23 ustawy o PIT,
• został właściwie udokumentowany.
W analizowanej sprawie wydatki poniesione na nabycie papieru do drukarki firmowej mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu, bo wprawdzie są one udokumentowane paragonem fiskalnym, ale w opisanej sytuacji jest on zarazem fakturą uproszczoną.
W przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów – jak nasz przedsiębiorca – podstawą zapisów w księdze są bowiem dowody księgowe, którymi są m.in. faktury, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami (zob. par. 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Z kolei faktura uproszczona w postaci paragonu fiskalnego do wartości 450 zł brutto zawierającego numer NIP nabywcy – formalnie rzecz ujmując – jest fakturą.
Kosztem uzyskania przychodu będzie więc wydatek poniesiony na nabycie papieru do drukarki w kwocie netto, tj. w wysokości 100 zł.
Z kolei VAT od nabytego papieru do drukarki – jako podlegający odliczeniu w deklaracji VAT-7 – nie stanowi kosztu uzyskania przychodów stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 45 ustawy o PIT.
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Wydatki na zakup papieru do drukarki będą zatem potrącone w dacie ich poniesienia, tj. w dniu wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu (zob. art. 22 ust. 4 i ust. 6b ustawy o PIT). W analizowanej sprawie paragon fiskalny stanowiący fakturę uproszczoną został wystawiony 21 września 2020 r. i w tym dniu przedsiębiorca może zaliczyć wydatki poniesione na nabycie tego papieru (w wysokości 100 zł) do kosztów uzyskania przychodów.
Wydatki te podatnik powinien zaewidencjonować w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów, która jest przeznaczona do wpisywania pozostałych kosztów (poza wymienionymi w kolumnach 10–12), z wyjątkiem kosztów, których zgodnie z art. 23 ustawy o PIT nie uznaje się za koszty uzyskania przychodów.
Schemat rozliczenia nabycia udokumentowanego paragonem fiskalnym stanowiącym fakturę uproszczoną*
1. Jaki podatek
PIT
Przychody: nie wystąpią
Koszty uzyskania przychodów: 100 zł
VAT
Podatek należny: nie wystąpi
Podatek naliczony: 23 zł
2. W jakiej deklaracji wykazać podatek
PIT:
Przedsiębiorca nie ma obowiązku składać deklaracji zaliczkowej, lecz obliczając zaliczkę na PIT za wrzesień, a potem składając deklarację PIT-36L, powinien uwzględnić koszty uzyskania przychodów w wysokości 100 zł z tytułu zakupu papieru do drukarki.
VAT:
W deklaracji VAT-7 wykazujemy w poz. 45 wartość netto: 100 zł i w poz. 46 podatek naliczony: 23 zł.
3. Termin złożenia deklaracji
PIT-36L:
do 30 kwietnia 2021 r.
VAT-7 i JPK-VAT(3):
26 października 2020 r. (termin przesunięty, bo 25 października to sobota)**
* W schemacie rozliczenia pominięte zostały inne zdarzenia/czynności.
** Od 1 października 2020 r. będzie obowiązywać nowy schemat JPK_V7, jednak za wrzesień 2020 r. podatnicy składają jeszcze dotychczasowy JPK_VAT(3) i deklarację VAT-7.
Podstawa prawna
• art. 22 ust. 1, 4, 6b, art. 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1325)
• par. 11 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. poz. 2544)
• art. 2 pkt 31, art. 15, art. 19a ust. 1, art. 86, art. 88, art. 106b ust. 5, art. 106e ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 1106)