Co do zasady sprawozdania firm, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, są sporządzane do końca marca i zatwierdzane do końca czerwca. W tym roku jednak ze względu na pandemię minister finansów wydłużył te terminy o trzy miesiące (dla spółek giełdowych o dwa miesiące). Zrobił to w rozporządzeniu z 31 marca 2020 r. (Dz.U. poz. 570), wydanym na podstawie tarczy antykryzysowej 1.0.

W formacie XML

Tak jak w ubiegłym roku, raporty należy sporządzić w formie elektronicznej, według struktur podanych przez ministra finansów w formacie XML. Ale są też nowości.

Po pierwsze, od 1 stycznia 2020 r. w takim formacie sprawozdania muszą przygotować, po raz pierwszy, również podatnicy CIT niewpisani do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego. Przykładem są fundacje i stowarzyszenia nieprowadzące działalności gospodarczej.

Nowa matryca stawek VAT Towary i Usługi z programem INFORLEX PKWiU >>

Obecnie w formacie XML nie muszą być sporządzane tylko te sprawozdania, które są tworzone według Międzynarodowych Standardów Rachunkowości.

Po drugie, do sprawozdań za 2019 r. należy zastosować nową wersję schemy (tj. 1_2) obowiązującą od września 2019 r. Ci, którzy sporządzili sprawozdanie za pomocą ministerialnej bezpłatnej aplikacji e-Sprawozdanie Finansowe, muszą się upewnić, że zrobili to z użyciem właściwej, czyli drugiej wersji. Tylko ona uwzględnia zmiany w strukturach.

Ponadto, przed podpisaniem raportu sporządzonego za jej pomocą warto raz jeszcze sprawdzić, czy nie ma w nim błędów. Ministerialna aplikacja nie weryfikuje bowiem pomyłek (w odróżnieniu od płatnych programów do tworzenia sprawozdań w XML). Przykładowo, nie pojawi się ostrzeżenie, że suma kwot aktywów nie równa się sumie kwot pasywów.

Kolejność składania podpisów

Dziś jest też ostatni moment na podpisanie sprawozdania przez głównego księgowego (osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg) oraz przez wszystkich członków zarządu. Tym ostatnim przyda się udostępniona przez Ministerstwo Finansów aplikacja do odczytywania sprawozdań finansowych sporządzonych w formacie XML (dostępna na stronie: podatki.gov.pl). Nie ma więc już obawy, że będą sygnować raporty w ciemno, bez możliwości uprzedniego ich odczytania.

Od 1 stycznia 2020 r. można też skorzystać z nowej możliwości podpisywania rocznych sprawozdań – z zastosowaniem podpisu osobistego (czyli podpisu cyfrowego dowodem osobistym).

Oprócz tego są dotychczasowe możliwości podpisywania, tj. przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego (płatnego) i profilu zaufanego (bezpłatnego).

‒ Jest jednak pewien problem – zwraca uwagę dr Agnieszka Baklarz, która jest biegłym rewidentem. Podpis osobisty nie współgra z pozostałymi.

– Nie ma problemu, gdy pod sprawozdaniem podpisuje się tylko jedna osoba albo gdy wszyscy używają podpisu osobistego – mówi ekspertka. Kłopot pojawia się, gdy dokument sygnuje więcej osób, które posługują się podpisem osobistym lub profilem zaufanym.

W takiej sytuacji należy pamiętać o kolejności złożenia podpisu. Najpierw – jak przypomina Agnieszka Baklarz ‒ podpisują się osoby, których sygnatury zapisują się wewnątrz pliku sprawozdania (nie tworzy się nowy plik). Następnie podpis składają ci, których podpis znajdzie się w oddzielnym pliku (podpis zewnętrzny).

Podpisem kwalifikowanym można opatrzyć dokument na dwa sposoby: wewnętrznie albo zewnętrznie. Profil zaufany jest tylko podpisem wewnętrznym.

Wszystko to oznacza, że jeżeli księgowy jako pierwszy użyje wewnętrznie podpisu kwalifikowanego, to członek zarządu może sygnować sprawozdanie podpisem kwalifikowanym lub za pomocą profilu zaufanego. Jeżeli jednak użyje podpisu kwalifikowanego zewnętrznie, to członek zarządu będzie musiał podpisać się w identyczny sposób.

Zagraniczny zarząd

W praktyce problemów jest zacznie więcej. Niektóre pojawiły się z powodu pandemii.

‒ Przykładowo okazało się, że amerykańscy członkowie zarządów mają problem z wejściem do biur spółek, gdzie znajdują się kwalifikowane podpisy. Nie mają więc, jak sygnować rocznych raportów – mówi Agnieszka Baklarz.

Radca prawny Łukasz Drożdżowski wskazuje, że kłopot mają też niektórzy członkowie zarządów z Wielkiej Brytanii. Nie bardzo mogą udać się do notariusza, by podpisać dokumenty potrzebne do pozyskania podpisów.

Problemy mogą się pojawić również wtedy, gdy członkowie zarządu posługują się zagranicznymi podpisami. Zdarza się – jak mówi Agnieszka Baklarz ‒ że tak podpisanych sprawozdań finansowych nie można złożyć do Krajowego Rejestru Sądowego, mimo pozytywnej weryfikacji oprogramowaniem do podpisu.

‒ W tym zakresie należy ustalić, czy mamy do czynienia z kwalifikowanym podpisem elektronicznym na gruncie unijnego rozporządzenia eIDAS, czy nie – wyjaśnia Łuksza Drożdżowski.

Dodaje, że zwłaszcza w czasie pandemii nasiliła się praktyka posługiwania się podpisami elektronicznymi, które nie są kwalifikowanymi w rozumieniu przepisów eIDAS (np. podpis wystawiony przez wystawcę w USA). Zdarza się też – dodaje ekspert ‒ że kwalifikowane e-podpisy wystawione przez dostawców w państwach członkowskich UE nie mogą zostać przetworzone przez bramkę KRS, bo brak niektórych elementów w treści certyfikatu.

‒ Może się jednak zdarzyć, że problem nie tkwi w treści samego certyfikatu, a jedynie wiąże się z użyciem niewłaściwego formatu e-podpisu, wydanego w różnych europejskich jurysdykcjach – zwraca uwagę Łuksz Drożdżowski.

Zatwierdzenie i złożenie

Przypomnijmy, że minister finansów wydłużył też (odpowiednio o trzy i o dwa miesiące) terminy zatwierdzania sprawozdań finansowych za 2019 r. przez odpowiedni organ (np. zgromadzenie wspólników). Czas na to jest do końca września, a w spółkach giełdowych – do końca sierpnia.

Dopiero od tego momentu będzie liczony 15-dniowy termin na złożenie dokumentów w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Z kolei podatnicy CIT, którzy nie są niewpisani do rejestru przedsiębiorców (np. fundacje i stowarzyszenia nieprowadzące działalności) muszą w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania przekazać je szefowi Krajowej Administracji Skarbowej (a nie do urzędu skarbowego).

Natomiast osoby fizycznie, które mają obowiązek tworzenia rocznych raportów za 2019 r., muszą je przekazać w wersji elektronicznej szefowi KAS do 31 lipca 2020 r.