Co się wykazuje w sprawozdaniu budżetowym Rb-27S Ile trzeba przechowywać zestawienie obrotów i sald kont Jakie operacje są najczęściej ewidencjonowane przy obsłudze księgowej pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej.
Gmina sprzedaje nieruchomość gruntową. Mam wątpliwość, czy w sprawozdaniu Rb-27S wykazywać zaliczkę uzyskaną od przyszłego nabywcy tej nieruchomości?
>>>ZOBACZ TEŻ: Kasy fiskalne 2020<<<
Analiza podanego zapytania wymaga przede wszystkim wykazania istoty prawnej – wspomnianej w zapytaniu – zaliczki. Przepisy nie zawierają definicji zaliczki, została ona jednakże wypracowana w praktyce obrotu gospodarczego. I tak, co do zasady, zaliczka to po prostu świadczenie pieniężne, przy czym jest instrumentem prawnym odmiennym od zadatku. Co ważne, zaliczka w przypadku wykonania umowy zostaje zaliczona na poczet zapłaty ceny. W przeciwieństwie do zadatku nie pełni ona bowiem funkcji odszkodowawczej. Natomiast w razie zawarcia przyrzeczonej umowy sprzedaży nieruchomości uiszczona przez kupującego zaliczka podlega zarachowaniu na poczet ustalonej ceny nieruchomości, czyli staje się świadczeniem definitywnym. Gdy natomiast nie dojdzie do zawarcia przyrzeczonej umowy sprzedaży, zapłacona zaliczka na poczet ceny podlega zwrotowi – jako świadczenie nienależne. Koncepcja ta wynika z orzecznictwa sądowego, w tym z wyroku Sądu Najwyższego z 25 marca 2004 r. (sygn. akt II CK 116/03).
Na uwagę zasługuje przy tym fakt, że zgodnie z art. 4 ust. 1 pkt 4 ustawy z 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego źródłem dochodów własnych gminy są co prawda dochody z majątku gminy, to zaliczka nie spełnia tego kryterium. Zaliczka ma bowiem cechę pewnej tymczasowości i nie jest pewne, czy te środki ostatecznie staną się finalnie dochodem budżetu jednostki samorządu terytorialnego.
Uzupełniająco warto dodać, że na mocy art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym do zadań wójta należy w szczególności gospodarowanie mieniem komunalnym.
W kontekście ww. wskazówek interpretacyjnych owa zaliczka nie jest bowiem stricte dochodem ze sprzedaży nieruchomości. To zaś ustalenie ma kluczowe znaczenie w kontekście obowiązków sprawozdawczych wynikających z rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej. Dla przypomnienia, wskazane w zapytaniu sprawozdanie Rb-27S to sprawozdanie z wykonania planu dochodów budżetowych samorządowej jednostki budżetowej/jednostki samorządu terytorialnego. Wzór sprawozdania stanowi załącznik nr 8 do tego aktu wykonawczego. Skoro więc owo sprawozdanie dotyczy dochodów budżetowych, to o występowaniu dochodów można mówić wtedy, gdy zostanie zawarta umowa sprzedaży nieruchomości w formie aktu notarialnego. Tylko wówczas można mówić o definitywnej umowie i zarazem występowaniu dochodów gminy majątku. Taka koncepcja interpretacyjna wynika również z pisma Regionalnej Izby Obrachunkowej w Katowicach z 5 grudnia 2019 r. (znak WA-023/125/19), źródło: http://www.katowice.rio.gov.pl/.
Zestawienie ww. argumentów natury prawnej prowadzi do wniosku, że zaliczka wpłacana do urzędu gminy tytułem nabycia nieruchomości gminnej nie może być wykazywana w sprawozdaniu Rb-27S. Nie spełnia ona bowiem kryteria dochodu budżetu.
W razie jej wykazania z dużym prawdopodobieństwem zostanie to wykazane jako nieprawidłowość przez regionalną izbę obrachunkową np. w trakcie kontroli gospodarki finansowej gminy.
Podstawa prawna
• art. 4 ust. 1 pkt 4 ustawy z 13 listopada 2003 r. o dochodach jednostek samorządu terytorialnego (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 23; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 374)
• art. 30 ust. 2 pkt 3 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 713)
• rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 9 stycznia 2018 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1393; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 156)
W spółce rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym. Jak długo trzeba przechowywać zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej za 2019 r., tzn. czy tak samo długo jak sprawozdanie finansowe za 2019 r.?
Na terminy przechowywania zestawienia obrotów i sald oraz sprawozdania finansowego wskazuje art. 74 ustawa o rachunkowości. Zgodnie z tym przepisem zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej pięciu lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. Oznacza to, że jeśli zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2019 r. nastąpi w 2020 r., to będzie ono przechowywane do końca 2025 r. Natomiast pozostałe zbiory, w tym księgi rachunkowe, które obejmują także zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej, przechowuje się przez okres pięciu lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą (art. 74 ust. 2 pkt 1 w zw. z art. 13 ust. 1 pkt 4 u.r.). Oznacza to, że wymienione w pytaniu zestawienia za 2019 r. należy przechowywać do końca 2024 r.
Okres obowiązkowego przechowywania sprawozdania finansowego za 2019 r. wynosi zatem o jeden rok dłuższy niż okres obowiązkowego przechowywania zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej za 2019 r. Jednak nic nie stoi na przeszkodzie, aby zestawienia za 2019 r. przechowywać tak samo długo jak sprawozdanie finansowe za 2019 r.
Podstawa prawna
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568)
Jestem początkującą księgową. Mam prowadzić ewidencję w kasie zapomogowo-pożyczkowej. Jakie operacje są tam szczególnie istotne?
Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych u pracodawców mogą być tworzone pracownicze kasy zapomogowo-pożyczkowe (dalej: PKZP). Ich członkami mogą zostać osoby wykonujące pracę zarobkową, emeryci i renciści, bez względu na przynależność związkową. Nadzór społeczny nad tymi kasami sprawują związki zawodowe. Zakład pracy – na podstawie zawartej z PKZP umowy – pokrywa koszty związane z jej funkcjonowaniem. Na pracodawcy ciąży obowiązek świadczenia na rzecz PKZP pomocy w zakresie m.in.: zapewnienia pomieszczeń biurowych i odpowiednio zabezpieczonego miejsca na przechowywanie pieniędzy, transportu pieniędzy z banku, prowadzenia księgowości, obsługi kasowej i prawnej, dostarczania druków i formularzy, dokonania na rzecz PKZP potrąceń w listach płac i listach wypłat zasiłków chorobowych oraz zasiłków wychowawczych, wpisowego, wkładów miesięcznych i rat pożyczek, przyjmowania wpłat wnoszonych przez emerytów i rencistów oraz osoby przebywające na urlopach wychowawczych, odprowadzania wpłat na rachunek bankowy PKZP, informowania członków PKZP o stanie ich wkładów i zadłużeń. W ramach PKZP tworzone są fundusze:
- oszczędnościowo-pożyczkowy – powstaje z wkładów członkowskich i jest przeznaczony na udzielanie pożyczek. Wkłady członków PKZP będących pracownikami mogą być za ich zgodą potrącane z wynagrodzenia, zasiłku chorobowego lub wychowawczego. Z kolei emeryci i renciści wpłacają swoje wkłady w kasie PKZP lub przekazują na rachunek bankowy PKZP);
- rezerwowy – powstaje z wpłat wpisowego wnoszonych przez członków wstępujących do PKZP, z nie podjętych zwrotów wkładów członkowskich, z odsetek od lokat terminowych, odsetek zasądzonych przez sąd oraz z subwencji i darowizn. Jest on przeznaczony na pokrycie szkód i strat, nieściągalnych zadłużeń oraz na odpis na fundusz zapomogowy;
- zapomogowy – powstaje z odpisów funduszu rezerwowego oraz z dobrowolnych wpłat członków; jest przeznaczony na udzielanie zapomóg członkom PKZP w razie szczególnych wypadków losowych.
Środki pieniężne PKZP są przechowywane na rachunkach bankowych. W przypadku skreślenia z listy PKZP członka posiadającego zadłużenie, zadłużenie to podlega potrąceniu z wkładów. Przy braku pełnego pokrycia z wkładu na spłatę zadłużenia resztę długu pracownik spłaca w ratach na zasadach ustalonych w umowie pożyczki. Nieściągalne zadłużenie może być umorzone w ciężar funduszu rezerwowego. Operacje gospodarcze związane z funkcjonowaniem pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej wymagają następującego ujęcia w jej księgach rachunkowych.
Jeśli pracownicy wnoszą wkłady jako członkowie PKZP to ujmuje się je:
- Wn konto 10 „Kasa – PKZP” (w przypadku wkładów wpłacanych przez członków w kasie PKZP) lub konto 13 „Rachunki bankowe – rachunek funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego PKZP (w przypadku wkładów przekazywanych przez członków na rachunek bankowy lub potrącanych przez zakład pracy z ich wynagrodzenia);
- Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (rozrachunki z członkami PKZP).
Natomiast wkłady członkowskie wnoszone przez członków PKZP będących emerytami i rencistami księguje się:
- Wn konto 10 „Kasa – PKZP” (w przypadku wkładów wpłacanych przez członków w kasie PKZP) lub konto 13 „Rachunki bankowe – rachunek funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego PKZP (w przypadku wkładów przekazywanych przez członków na rachunek bankowy);
- Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (rozrachunki z członkami PKZP);
Wpłata wkładów wniesionych gotówką do kasy PKZP na rachunek bankowy funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego PKZP powinna być ujęta:
- Wn konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego PKZP);
- Ma konto 10 „Kasa” (PKZP).
Natomiast zaliczenie wpłaconych wkładów członkowskich na fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy PKZP ewidencjonuje się:
- Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (rozrachunki z członkami PKZP);
- Ma konto 85 „Fundusze specjalne” (fundusz oszczędnościowo-pożyczkowy PKZP).
1. Pożyczki udzielane członkom PKZP z funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego PKZP:
– udzielenie pożyczki członkowi PKZP: Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (rozrachunki z członkami PKZP); Ma konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego PKZP).
– spłata raty pożyczki przez członka PKZP: Wn konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek funduszu oszczędnościowo-pożyczkowego PKZP); Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (rozrachunki z członkami PKZP).
– umorzenie pożyczki uprzednio udzielonej członkowi PKZP: Wn konto 85 „Fundusze specjalne” (fundusz rezerwowy PKZP); Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (rozrachunki z członkami PKZP).
Wpisowe wnoszone przez członków wstępujących do PKZP księguje się: Wn konto 10 „Kasa” (PKZP), Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (rozrachunki z członkami PKZP). Jeśli to będzie wpłata wpisowego wniesionego gotówką do kasy PKZP na rachunek bankowy funduszu rezerwowego, to ujmujemy: Wn konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek funduszu rezerwowego PKZP), Ma konto 10 „Kasa” (PKZP). Samo zaliczenie wpłat wpisowego na fundusz rezerwowy PKZP ewidencjonuje się: Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (rozrachunki z członkami PKZP), Ma konto 85 „Fundusze specjalne” (fundusz rezerwowy PKZP). Niepodjęte zwroty wkładów członkowskich trzeba ująć: Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (rozrachunki z członkami PKZP), Ma konto 85 „Fundusze specjalne” (fundusz rezerwowy PKZP).
Z kolei odsetki od lokat terminowych założonych ze środków pieniężnych wniesionych przez członków PKZP zapisuje się: Wn konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek funduszu rezerwowego PKZP); Ma konto 85 „Fundusze specjalne” (fundusz rezerwowy PKZP).
Pozostała jeszcze kwestia zapomogi. Jej udzielenie członkowi PKZP ewidencjonuje się: Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (rozrachunki z członkami PKZP), Ma konto 13 „Rachunki bankowe” (rachunek funduszu zapomogowego PKZP). Równolegle trzeba dokonać następującego zapisu: Wn konto 85 „Fundusze specjalne” (fundusz rezerwowy PKZP), Ma konto 24 „Pozostałe rozrachunki” (rozrachunki z członkami PKZP).
Podstawa prawna
• rozporządzenia Rady Ministrów z 19 grudnia 1992 r. w sprawie pracowniczych kas zapomogowo-pożyczkowych oraz spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych w zakładach pracy (Dz.U. z 1992 r. nr 100, poz. 502)
• ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568)