Niektórzy przedsiębiorcy już dziś obawiają się kłopotów z rozliczaniem dofinansowania z PFR. Reguły zwracania środków są bowiem skomplikowane, a ponadto wydany do regulaminu poradnik czasami nie jest z nim kompatybilny. I choć z rozliczeniem pomocy beneficjenci będą mieli do czynienia dopiero za 12 miesięcy, to już dziś warto wiedzieć, z jakimi problemami będą się musieli zmierzyć.

Mikroprzedsiębiorcy

Subwencja udzielona mikroprzedsiębiorcy podlega zwrotowi wymiarze 100 proc. w przypadku, gdy w ciągu 12 miesięcy od dnia otrzymania subwencji:
  • zaprzestanie on (w tym zawiesi) prowadzenia działalności gospodarczej;
  • zostanie otwarta jego likwidacja;
  • zostanie otwarte postępowanie upadłościowe/restrukturyzacyjne.
W tym miejscu trzeba zwrócić uwagę, że regulamin ubiegania się o udział w programie „Tarcza finansowej Polskiego Funduszu Rozwoju dla Małych i Średnich firm” mówi o 12 miesiącach liczonych od „dnia otrzymania subwencji”, ale przygotowany przez PFR poradnik – „Przewodnik dla mikro, małych i średnich firm po tarczy finansowej” mówi o 12 miesiącach, licząc od „pierwszego pełnego miesiąca kalendarzowego po dniu udzielenia subwencji finansowej”. W takiej sytuacji rozstrzygający powinien być regulamin, ponieważ regulamin jest w rzeczywistości powtórzeniem treści uchwały Rady Ministrów nr 50/2020 z 27 kwietnia 2020 r. w sprawie programu rządowego „Tarcza finansowa Polskiego Funduszu Rozwoju dla Małych i Średnich Firm”.
Jeśli w ciągu 12 od miesięcy nie wystąpiło żadne z powyższych zdarzeń, subwencja podlega zwrotowi częściowo – od 25 do 75 proc. Przy czym każdy mikroprzedsiębiorca będzie musiał zwrócić minimum 25 proc. Procent ten może wzrosnąć aż do 75 proc., jeśli w ciągu 12 pełnych miesięcy przedsiębiorca zmniejszył zatrudnienie w stosunku do zatrudnienia na koniec miesiąca kalendarzowego poprzedzającego datę złożenia wniosku.
Kwota zwrotu może wahać się od 25 do 75 proc. w zależności od tego, jak duża była redukcja załogi. Jeśli nie zmniejszono zatrudnienia albo wręcz ono wzrosło, beneficjent zwraca tylko obowiązkowe 25 proc. Z kolei, jeśli zwolniono więcej niż połowę wyjściowej liczby zatrudnionych (niezależnie od tego, czy 51, czy np. 90 proc.), kwota subwencji do zwrotu wzrasta do maksimum, czyli 75 proc.
Najbardziej problematyczna jest sytuacja pośrednia, w której zmniejszenie zatrudnienia nastąpiło, lecz o mniej niż 50 proc. wyjściowego stanu. W takim przypadku, aby obliczyć, jaką dodatkową część subwencji przedsiębiorca musi zwrócić, trzeba ustalić skalę redukcji zatrudnienia.
Określa się ją dwuetapowo:
  • Krok 1 – należy obliczyć skalę redukcji zatrudnienia (SRZ) według wzoru:
SRZ = – (ŚLP/LP – 1)
ŚLP= średnia liczba pracowników przez okres pełnych 12 miesięcy od końca miesiąca kalendarzowego poprzedzającego datę złożenia Wniosku
LP = liczba pracowników na koniec miesiąca poprzedzającego złożenie wniosku
  • Krok 2 – należy pomnożyć kwotę subwencji przez skalę redukcji zatrudnienia
Przy obliczeniu skali redukcji uwzględnia się dwie liczby: średnią liczbę pracowników z okresu 12 pełnych miesięcy od końca miesiąca kalendarzowego poprzedzającego datę złożenia wniosku oraz liczbę pracowników na koniec miesiąca poprzedzającego złożenie wniosku. Co ciekawe, poradnik PFR definiuje skalę redukcji zatrudnienia inaczej. W poradniku zapisano bowiem, że okres 12 miesięcy, z której liczy się średnią liczbę pracowników, rozpoczyna się z końcem miesiąca, w której przyznano subwencję. Jak mówi przewodnik „powyższe warunki podlegają badaniu na koniec 12 miesiąca kalendarzowego, licząc od pierwszego pełnego miesiąca kalendarzowego po dniu udzielenia subwencji finansowej”. Natomiast w samym regulaminie mowa jest o końcu miesiąca poprzedzającego złożenie wniosku. Rozstrzygające powinno być w tym przypadku brzmienie regulaminu.
Bardzo istotne w tym kontekście jest pytanie dotyczące tego, kto jest pracownikiem. I tak regulamin przez pojęcie pracownik rozumie nie tylko osoby zatrudnione w oparciu o umowę o pracę, ale także umowy cywilnoprawne, o ile zatrudniony w ten sposób podlega ubezpieczeniom społecznym z tego tytułu. Co prawda regulamin wśród umów cywilnoprawnych wymienia także umowę o dzieło, lecz należy to uznać za pomyłkę, bo umowa o dzieło nie jest tytułem ubezpieczeniowym. W tym miejscu trzeba także uwzględnić specyficzne reguły podlegania ubezpieczeniom przez zleceniobiorców. Jeśli są studentami do 26. roku życia, to nie są ubezpieczeni i dlatego nie mogą być uwzględnieni jako pracownicy na potrzeby rozliczania subwencji. Podobnie będzie z osobami pracującymi na zleceniu, lecz mającymi inny tytuł ubezpieczeniowy. Podleganie ubezpieczeniom społecznym przez zleceniobiorcę, który podlega im już z umowy o pracę u innego płatnika, z której osiąga przychód nie mniejszy niż minimalne wynagrodzenie, jest dobrowolne. Jeśli zleceniobiorca nie zdecyduje się podlegać ubezpieczeniom emerytalno-rentowym także ze zlecenia, nie może być uwzględniany w liczbie pracowników. Trzeba przy tym pamiętać o kolejnej ważnej zasadzie – o sposobie, w jakim PFR przelicza zatrudnienie. W przypadku dwóch osób zatrudnionych na 1/2 etatu będą oni liczeni jako jeden etat (jeden zatrudniony). Z kolei dwóch zleceniobiorców zatrudnionych nawet na kilka godzin tygodniowo będzie zawsze liczonych jako dwie osoby. Pojawiły się więc wątpliwości, czy nie zachęci to firm do zastępowania umów o pracę umowami-zlecenia, dzięki czemu mogą uniknąć zwrotu większej części subwencji, nawet gdy w rzeczywistości zredukowali załogę. Przed takim działaniem przestrzega jednak PFR. Jak podkreślił na swojej stronie internetowej, wsparcie w postaci subwencji finansowej ma na celu utrzymanie dotychczasowego poziomu zatrudnienia. Z punktu widzenia warunków programowych zamiana umowy o pracę na umowę zlecenie jest dopuszczalna, jednak z pewnością beneficjenci decydujący się na taki ruch powinni spodziewać się tego, że spełnienie przez nich warunków do umorzenia części subwencji będzie dokładnie weryfikowane przez PFR. Fundusz przestrzega się pracodawców przed praktykami, które wskazywałyby na celowe działanie, mające na celu wyłudzenie subwencji. Jak się można domyślać, może to zostać uznane za naruszenie warunków umowy o udzielenie subwencji. Warto jeszcze dodać, że osoby na urlopie wychowawczych i macierzyńskim (rodzicielskim, opiekuńczym) są wliczane do liczby zatrudnionych.

Przykład

Jedna osoba mniej
Mikroprzedsiębiorca złożył wniosek w maju 2020 r. Na koniec kwietnia zatrudniał pięć osób. Skoro do skali redukcji zatrudnienia bierzemy pod uwagę koniec miesiąca przed złożeniem wniosku, to okres rozliczeniowy zakończy się w końcu kwietnia 2021 r. Przyjmijmy, że w tym czasie nastąpiło zmniejszenie zatrudnienia i średnio w ciągu tych 12 miesięcy zatrudniał cztery osoby.
Skala redukcja zatrudnienia będzie więc wyliczana następująco:
SRZ = – (ŚLP/LP – 1), gdzie ŚLP = 4, a LP = 5
SRZ = – (4/5 – 1) = 1/5
Przedsiębiorca będzie więc musiał zwrócić subwencję w następujących częściach:
25 proc. – bezwarunkowo
20 proc. (SRZ to 1/5) – z powodu obniżenia zatrudnienia
Łączenie będzie więc musiał zwrócić 45 proc. subwencji,

Przykład

Wniosek złożony w czerwcu
Mikroprzedsiębiorca złożył wniosek w czerwcu 2020 r. Na koniec kwietnia zatrudniał pięć osób, a na koniec maja już sześć osób. Do skali redukcji zatrudnienia bierzemy pod uwagę koniec miesiąca przed złożeniem wniosku, a więc okres rozliczeniowy zakończy się w końcu maja 2021 r. Średnio w ciągu 12 miesięcy zatrudniał cztery osoby.
Skala redukcja zatrudnienia będzie więc wyliczana będzie następująco:
SRZ = – (ŚLP/LP – 1), gdzie ŚLP = 4, a LP = 6
SRZ = – (4/6 – 1) = 1/3
Przedsiębiorca będzie więc musiał zwrócić subwencję w następujących częściach:
25 proc. – bezwarunkowo
33,3 proc. (SRZ to 1/3) – z powodu obniżenia zatrudnienia
Łączenie będzie więc musiał zwrócić 58,3 proc. subwencji.

Przykład

Podejrzana zamiana
Mikroprzedsiębiorca złożył wniosek w maju 2020 r. Na koniec kwietnia zatrudniał sześć osób na umowę o pracę. Do skali redukcji zatrudnienia bierzemy pod uwagę koniec miesiąca przed złożeniem wniosku, a więc okres rozliczeniowy zakończy się w końcu kwietnia 2021 r. Średnio w ciągu 12 miesięcy zatrudniał siedem osób, ale trzy z nich to zleceniobiorcy zatrudnieni na niewielką liczbę godzin.
Zgodnie z ogólnymi zasadami nie nastąpiła redukcja zatrudnienia, nie ma więc podstaw, aby obliczać skalę redukcji, przedsiębiorca będzie więc musiał zwrócić subwencję jedynie w podstawowej, obowiązującej wszystkich wysokości, a więc 25 proc.
W świetle jednak stanowiska PFR można się spodziewać, że zamiana dwóch etatów na trzy zlecenia tego typu może zostać zakwestionowana jako próba wyłudzenia subwencji.

mali i średni przedsiębiorcy

Podobne zasady zwrotu obowiązują w stosunku subwencji udzielonej małemu lub średniemu przedsiębiorcy. Musi on zwrócić całą subwencję, gdy w ciągu 12 miesięcy od dnia przyznania subwencji:
  • zaprzestanie on (w tym zawiesi) prowadzenia działalności gospodarczej;
  • zostanie otwarta jego likwidacja;
  • zostanie otwarte postępowanie upadłościowe/restrukturyzacyjne.
Jeśli w ciągu 12 miesięcy nie wystąpiło żadne z powyższych zdarzeń, subwencja podlega zwrotowi częściowo, od 25 do 75 proc. 25 proc. będzie musiał zwrócić, podobnie jak w przypadku mikroprzedsiębiorcy, każdy mały lub średni przedsiębiorca.
Procent ten może wzrosnąć aż do 75 proc. na następujących zasadach:
– o kolejne 25 proc. (także bezwarunkowo), ale ta część podlegająca zwrotowi może zostać obniżona o stratę, jaką poniósł przedsiębiorca;
– o kolejne 25 proc. – w przypadku redukcji zatrudnienia, na zasadach podobnych, choć nie identycznych, jak w przypadku mikroprzedsiębiorców.
Jeśli zatrudnienie zmalało o połowę lub więcej, firma będzie musiała zwrócić 25 proc. subwencji. Jeśli redukcja była mniejsza, kwota do zwrotu będzie proporcjonalnie mniejsza. Aby ją obliczyć, należy ustalić skalę redukcji zatrudnienia.
Określa się ją dwuetapowo:
  • Krok 1 – należy obliczyć skalę redukcji zatrudnienia (SRZ)
SRZ = – (ŚLP/ŚLP2019 – 1)
ŚLP = średnia liczba pracowników przez okres pełnych 12 miesięcy od końca miesiąca kalendarzowego poprzedzającego datę złożenia wniosku
ŚLP2019 = średnia liczba pracowników w 2019 r. obliczana z dwóch dni: 30 czerwca 2019 r. oraz 31 grudnia 2019 r.
  • Krok 2 – należy pomnożyć kwotę subwencji przez skalę redukcji zatrudnienia oraz podzielić przez 2.
Do obliczania zatrudnienia, potrzebnego do określenia kwoty zwracanej subwencji, stosuje się takie zasady jak w przypadku przedsiębiorców – wlicza się osoby przebywające na urlopach macierzyńskich, wychowawczych itd. Rozliczenia subwencji dla małych i średnich przedsiębiorców dotyczą także uwagi związane z zamianą umów o pracę na umowy zlecenia.

Przykład

Maksymalna kwota do oddania
Przedsiębiorca złożył wniosek o przyznanie subwencji w maju 2020 r. Do skali redukcji zatrudnienia bierzemy pod uwagę koniec miesiąca przed złożeniem wniosku, a więc okres rozliczeniowy zakończy się w końcu kwietnia 2021 r. 30 czerwca 2019 r. zatrudniał 18 osób, a 31 grudnia 2019 r. już 22 osoby. Przyjmijmy, że przez najbliższe 12 miesięcy będzie średnio zatrudniał 10 osób.
Skala redukcja zatrudnienia będzie więc wyliczana następująco:
SRZ = – (ŚLP/ŚLP2019 – 1), gdzie ŚLP = 10, a ŚLP2019 = (18 + 22) /2 = 20
SRZ = – (10/20 – 1) = 1/2
Procent subwencji do zwrotu: 1/2 * 50 proc = 25 proc.
Przedsiębiorca będzie więc musiał zwrócić subwencję w następujących częściach:
25 proc. – bezwarunkowo
25 proc. – z powodu obniżenia zatrudnienia.
Łącznie będzie więc musiał zwrócić przynajmniej 50 proc. subwencji. Jeśli nie zanotował straty, którą będzie mógł odliczyć od kolejnej transzy subwencji (25 proc.), będzie musiał zwrócić maksymalną kwotę subwencji.

Przykład

Drobne zlecenie
Przedsiębiorca złożył wniosek w czerwcu 2020 r. Do skali redukcji zatrudnienia bierzemy pod uwagę koniec miesiąca przed złożeniem wniosku, a więc okres rozliczeniowy zakończy się w końcu maja 2021 r. 30 czerwca 2019 r. zatrudniał 15 osób, tyle samo 31 grudnia 2019 r. Przyjmijmy, że przez najbliższe 12 miesięcy będzie średnio zatrudniał 12 osób na umowę o pracę, a jedną osobę na drobną umowę zlecenia.
Zgodnie z ogólnymi zasadami skala redukcja zatrudnienia będzie więc wyliczana następująco:
SRZ = – (ŚLP/ŚLP2019 – 1), gdzie ŚLP = 13, a ŚLP2019 = (15 + 15) /2 = 15
SRZ = – (13/15– 1) = 2/15
Procent subwencji do zwrotu: 12/15 * 50 proc = ok. 6,66 proc.
Przedsiębiorca będzie więc musiał zwrócić subwencję w następujących częściach:
25 proc. – bezwarunkowo
6,66 proc. – z powodu obniżenia zatrudnienia.
Łącznie będzie więc musiał zwrócić przynajmniej 31,66 proc. subwencji. Jeśli nie zanotował straty, którą będzie mógł odliczyć od kolejnej transzy subwencji (25 proc.), będzie musiał zwrócić dodatkowe 25 proc. subwencji.
Trzeba też pamiętać, że PFR może zakwestionować zatrudnienie jednej osoby na drobne zlecenie.