Jednostki w czasie pandemii ponoszą koszty związane z zapewnieniem środków ochrony osobistej pracowników. O ile zakup maseczek czy rękawiczek zwykle nie budzi wątpliwości, o tyle już w przypadku niektórych środków odkażających księgowi zastanawiają się, jak je zaksięgować.
Zakup maseczek, przyłbic, fartuchów ochronnych jest zapewnieniem środków ochrony w myśl przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy. Kodeks pracy wskazuje w art. 207, że pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bhp w zakładzie pracy.
Ma on obowiązek chronić zdrowie i życie pracowników przez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki. Jest zobowiązany m.in.:
  • organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy,
  • zapewniać przestrzeganie w zakładzie pracy przepisów oraz zasad bhp, wydawać polecenia usunięcia uchybień w tym zakresie oraz kontrolować wykonanie tych poleceń,
  • reagować na potrzeby w zakresie zapewnienia bhp oraz dostosowywać środki podejmowane w celu doskonalenia istniejącego poziomu ochrony zdrowia i życia pracowników, biorąc pod uwagę zmieniające się warunki wykonywania pracy.
Ponadto, jak wynika z par. 8 ust. 7 pkt 3 lit. a rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii, zakłady pracy są obowiązane ‒ do odwołania ‒ zapewnić osobom zatrudnionym niezależnie od podstawy zatrudnienia rękawiczki jednorazowe. Zakupy te przeznaczone dla pracowników powinny być ujmowane na koncie „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia”. Jeśli przedsiębiorca nabywa środki, które udostępnia też klientom i kontrahentom odwiedzającym jednostkę, to zakup ich powinien ująć na koncie „Zużycie materiałów”.
Maseczki dla pracowników można sfinansować z funduszu rehabilitacji
Maseczki dla pracowników można sfinansować z funduszu rehabilitacji

Zobacz również
Powyższe zasady dotyczą też ujmowania zakupu środków do dezynfekcji rąk, w tym spirytusu. Choć w zwykłych warunkach zakupy alkoholu są traktowane jako wydatki na reprezentację, to obecnie nabycie spirytusu i przeznaczenie go do dezynfekcji należy potraktować jako zużycie materiału. Nie ma też przeszkód, aby nakłady te zakwalifikować do kosztów uzyskania przychodów.

Przykład

Faktura
Spółka ABC otrzymała fakturę za zakup rękawiczek (900 zł + 72 zł VAT), przyłbice (850 zł + VAT 195,50 zł) oraz spirytus (500 zł + VAT 115 zł). Rękawiczki i przyłbice będą wydane pracownikom, natomiast spirytus będzie używany do dezynfekcji wszelkich powierzchni w spółce. Ewidencja będzie następująca:
• Wn „Zużycie materiałów” 500 zł,
• Wn „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na rzecz pracowników” 1750 zł,
• Wn „VAT naliczony” 382,50 zł,
• Ma „Rozrachunki z dostawcami” 2632,50 zł.
Podstawa prawna
•art. 207 ustawy z 26 czerwca 1974 r. ‒ Kodeks pracy (Dz.U. z 2019 r. poz. 1040; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495)
•ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 568)
•par. 8 ust. 7 pkt 3 lit. a rozporządzenia Rady Ministrów z 2 maja 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz.U. poz. 792; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 820)
•rozporządzenie Rady Ministrów z 16 maja 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz.U. poz. 878; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 904)