PROBLEM: Boimy się koronawirusa i podejmujemy różne działania, które pomogą zapobiegać jego rozprzestrzenianiu się. Wiele możliwości otwiera obowiązująca od 8 marca 2020 r. ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U. poz. 374; dalej: ustawa o COVID-19). Przepisy te wprowadzają liczne szczegółowe rozwiązania z zakresu administracji, prawa budowalnego czy prawa farmaceutycznego oraz wielu innych. Wiele bezpośrednio i pośrednio dotyka działów księgowości i finansów oraz biur rachunkowych. O czym należy pamiętać? Zwracamy uwagę na najistotniejsze zagadnienia.
1. Jakie działania trzeba podjąć
Najważniejsze jest przygotowanie systemów informatycznych do pracy zdalnej, a więc zapewnienie możliwości korzystania ze sprzętu w sposób zdalny. Jeśli pracownicy korzystają w pracy ze służbowego sprzętu przenośnego, to należy sprawdzić, czy w przypadku korzystania z niego poza miejscem pracy jest on należycie zabezpieczony przed atakami hakerskimi, wirusami komputerowymi itp. Czy jest oprogramowanie umożliwiające dostęp do systemów finansowo-księgowych? Najczęściej taka opcja jest dostępna za pomocą zdalnego pulpitu. Ale trzeba zawsze to sprawdzić, czasem dokupić licencję, przeszkolić pracownika. Ważne jest też określenie zasad współpracy i umożliwienie dogodnych kanałów komunikacji. Przecież nie wszyscy pracownicy, w szczególności księgowości, korzystają ze służbowych telefonów.
Nie zawsze też pracownicy pracują na laptopach – często wykorzystują sprzęt stacjonarny. W tej sytuacji pracodawca może porozumieć się z pracownikami, aby w sytuacji konieczności pracy zdalnej udostępnili swój sprzęt. Wtedy jednak w interesie pracodawcy jest zadbanie o bezpieczeństwo danych. Służby informatyczne powinny wcześniej sprawdzić sprzęt pracownika, czy spełnia on kryteria bezpieczeństwa. Oczywiście niezbędne jest zainstalowanie oprogramowania umożliwiającego pracę zdalną.
WAŻNE Pracodawca może przewidzieć dla pracowników rekompensatę z tytułu używania w szczególnych warunkach prywatnych narzędzi. Ekwiwalent pieniężny za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność, będzie wolny od podatku dochodowego.
Jeśli pracownik korzysta z oprogramowania typu „zdalny pulpit”, to nie jest potrzebne nabywanie dodatkowych licencji na program księgowy. Konieczne jest tylko zapewnienie możliwości ciągłego logowania się do systemu firmowego i do oprogramowania użytkowego niezbędnego w pracy. Pracownicy powinni też wiedzieć, czy i kiedy muszą być wylogowani z systemu finansowo-księgowego, np. ze względu na jego aktualizację czy archiwizację danych. Te czynności przy pracy w biurze mają mniejsze znaczenie, ale przy telepracy, gdzie pracownik bardziej elastycznie podchodzi do czasu pracy, mogą być istotne.
Pracodawca może przewidzieć dla pracowników rekompensatę z tytułu używania w tych szczególnych warunkach prywatnych narzędzi przez pracowników. Ekwiwalent pieniężny za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność, będzie wolny od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art 21 ust. 1 pkt 13 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 284). Warto jednak przygotować porozumienie między pracownikiem a pracodawcą regulujące zasady korzystania z takiego sprzętu i rekompensatę dla pracownika. Musi być jasne dla obu stron, jakie koszty zostaną zrekompensowane i do jakiego sprzętu będzie odnosił się ten ekwiwalent.
2. Rozliczenie kosztów dostosowania
Koszty związane z dostosowywaniem do pracy zdalnej sprzętu, zarówno pracodawcy, jak i pracowników, będą zaliczone w księgach rachunkowych do kosztów działalności operacyjnej. W zależności od rodzaju tych nakładów będą to:
- usługi obce – w przypadku nabywania usług informatycznych czy dostępów do chmur danych,
- amortyzacja – jeśli są nabywane licencje podlegające umorzeniu jednorazowemu,
- pozostałe koszty rodzajowe – w przypadku ponoszenia innych nakładów.
Mimo że sytuacja jest szczególna, są to koszty, które umożliwiają normalne, bieżące funkcjonowanie jednostki, zatem nie ma podstaw, aby ujmować je jako pozostałe koszty operacyjne.
Nakłady ponoszone na te ekwiwalenty oraz wszelkie koszty mające na celu umożliwienie pracy zdalnej, nawet w sytuacji, gdy nie będzie ona wykonana, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Są to koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodów w kontekście wspomnianego art. 3 ustawy o COVID-19.
3. To nie prowadzenie ksiąg poza jednostką
Zgodnie z art. 3 ustawy o COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Jest to przepis skierowany do wszystkich pracodawców. Oczywiście w praktyce będzie miał on zastosowanie tam, gdzie praca zdalna jest możliwa. A w finansach i księgowości jest możliwa. Trzeba wtedy pamiętać, że umożliwienie pracy zdalnej księgowym nie oznacza prowadzenia ksiąg rachunkowych poza jednostką.
Przypomnijmy, że księgi rachunkowe są prowadzone przez jednostkę, jeśli przy ich prowadzeniu są wykorzystywane zasoby jednostki. Jak zostało wskazane w stanowisku Komitetu Standardów Rachunkowości w sprawie niektórych zasad prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.Urz. Min.Fin. z 2010 r. nr 6, poz. 26) prowadzenie ksiąg przez jednostkę oznacza, że są one prowadzone przy wykorzystaniu zasobów będących w dyspozycji jednostki (lokalowych, sprzętowych, ludzkich). Jednostka nie jest ograniczona w wyborze miejsca prowadzenia przez siebie ksiąg rachunkowych (np. w siedzibie, oddziale/zakładzie, biurze) położonego zarówno na terenie Rzeczypospolitej Polskiej, jak i za granicą. Zatem umożliwienie pracy zdalnej pracownikom działów księgowości czy finansów nie jest powierzeniem prowadzenia ksiąg poza jednostkę, Przecież pracownicy ci wykorzystują zasoby techniczne jednostki, a sama ich praca na podstawie umowy o pracę jest zasobem jednostki.
Najważniejszym wyzwaniem dla pracodawcy jest takie zorganizowanie zadań, aby pracownicy, którzy na co dzień porozumiewają się w biurze, teraz mimo przebywania w różnych miejscach mogli realizować zadania firmy i sprawnie pracować. Istotnym aspektem w tym kontekście jest to, jak zostanie zorganizowany przepływ dokumentów. Nie we wszystkich jednostkach funkcjonuje elektroniczny obieg dokumentów. Należy się zatem zastanowić, jakie zasady będą obowiązywały przy przekazywaniu dokumentów przez działy merytoryczne do finansów, kto będzie je akceptował i zatwierdzał, skoro pracownicy dotychczas za to odpowiedzialni będą w domach. Rozwiązania są różne i zależą od możliwości technicznych. Najprostszym sposobem jest zwykłe skanowanie podpisanych dokumentów i w takiej postaci przekazywanie kolejnemu ogniwu obiegu. Ważne jest, aby przepływ danych był płynny, ale przede wszystkim bezpieczny. Zagrożenie epidemią nie wpłynęło na zmniejszenie obowiązków choćby z zakresu RODO. W takich sytuacjach jak obecna widać przewagę e-obiegu dokumentów. Warto więc w przyszłości pomyśleć o takich rozwiązaniach na stałe.
4. Dodatkowe zabezpieczenia
Jeśli pracodawca ponosi koszty na wprowadzenie dodatkowych zabezpieczeń w biurze, np. zakup droższych środków czystości, maseczek wydawanych pracownikom czy witamin, może zaliczyć te koszty do kosztów działalności, księgując te nakłady na koncie „Zużycie materiałów”. Spełniają one w tej szczególnej sytuacji kryterium, jakie jest stawiane kosztom podatkowym, czyli służą zachowaniu i zabezpieczeniu źródła przychodów. Środki te nie mają charakteru osobistego przysporzenia korzyści pracownikom, nie są dla nich oszczędnością majątkową i korzystanie z nich służy interesowi pracodawcy. Zatem wartość postawionych do dyspozycji takich składników nie jest dla pracowników przychodem w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
W niektórych miejscowościach zgłaszane są problemy dotyczące braków środków odkażających – pojawiły się przepisy na samodzielne wykonanie takich preparatów. Nakłady na nie, w szczególności wyjątkowo alkohol, mogą też stanowić koszty jednostki. Należy tylko dokładnie opisać na dokumentach, w jakich celach środki te zostały nabyte.
5. Ewidencja realizacji zadań
Oprócz przygotowania pracy zdalnej dla pracowników, firmę może spotkać konieczność ujęcia realizacji zadań, które na podstawie art. 11 ust. 2 ustawy o COVID-19 mogą zostać nałożone przez prezesa Rady Ministrów. Na wniosek wojewody, po poinformowaniu ministra właściwego do spraw gospodarki, premier może, w związku z przeciwdziałaniem COVID-19, wydawać polecenia obowiązujące inne osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej oraz przedsiębiorców. Koszt realizacji takich zadań zaliczać będziemy do pozostałych kosztów operacyjnych.
Tu należy wskazać też, że na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy o COVID-19 dla organów administracji rządowej działających w województwie i państwowych osób prawnych, organów samorządu terytorialnego, samorządowych osób prawnych oraz samorządowych jednostki organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej takie polecania wydaje wojewoda.
Polecenia premiera i wojewodów będą wydawane w drodze decyzji administracyjnej i podlegają one natychmiastowemu wykonaniu z chwilą ich doręczenia lub ogłoszenia oraz nie wymagają uzasadnienia. Są one wykonywane odpłatnie, jak wskazuje bowiem art. 11 ust. 3 ustawy o COVID-19 wykonywanie tych zadań następuje na podstawie umowy zawartej z przedsiębiorcą przez właściwego wojewodę i jest finansowane ze środków budżetu państwa z części budżetowej, której dysponentem jest wojewoda. Gdyby przedsiębiorca odmówił zawarcia umowy, zadania wykonywane są na podstawie polecenia premiera, które w takim wypadku podlegać będzie natychmiastowemu wykonaniu.
Jedynie prace związane z prowadzeniem przygotowań do realizacji tych zadań, mające charakter planistyczny, są finansowane ze środków własnych przedsiębiorcy.
Wszystkie koszty muszą być udokumentowane i ujęte w księgach rachunkowych. Ponieważ podlegają one zwrotowi i wynikają z realizacji zadań nagłych w szczególnej sytuacji powinny być ujęte jako pozostałe koszty operacyjne. Najwygodniej wprowadzić tu odrębne konta, ponieważ w sprawozdaniach finansowych te koszty i przychody będą potem prezentowane w informacji dodatkowej do załączników nr 1 i 5. Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1680) nakazuje wskazać kwotę i charakter poszczególnych pozycji przychodów lub kosztów o nadzwyczajnej wartości lub które wystąpiły incydentalnie, a koszty ponoszone w związku z realizacją takich zadań i ich zwrot spełniają te kryteria.