TEMAT: Podatkowa księga przychodów i rozchodów
PROBLEM: Gdzie ująć zakup wyposażenia.
Do biura rachunkowego zgłosił się nowy klient – przedsiębiorca prowadzący kawiarnię. Jest on podatnikiem VAT czynnym prowadzącym podatkową księgę przychodów i rozchodów metodą kasową. Klient prowadzi też ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, a także ewidencję wyposażenia. VAT rozlicza on na zasadach ogólnych, a PIT podatkiem liniowym. Przedsiębiorca VAT i zaliczki na PIT rozlicza za okresy miesięczne. 9 marca 2020 r. nabył on ekspres do kawy za kwotę 3690 zł (w tym VAT 690 zł), za który zapłacił gotówką. Tego samego dnia odebrał także ekspres do kawy ze sklepu. Zakup ten został udokumentowany wyłącznie fakturą (tj. faktura nie została wystawiona do paragonu fiskalnego). Faktura została wystawiona i otrzymana przez klienta 9 marca 2020 r. Faktura nie zawierała wyrazów „metoda kasowa”. Nabyty ekspres do kawy ma być wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej (ma służyć do przygotowywania kawy dla gości kawiarni) dłużej niż rok. Ekspres do kawy został uruchomiony w dniu jego zakupu, tj. 9 marca 2020 r. Klient nie chce jednak amortyzować tego ekspresu do kawy. Jak powinnam rozliczyć zakup ekspresu do kawy na gruncie VAT i PIT? Czy trzeba – jak życzy sobie tego klient – ująć zakup ekspresu do kawy w ewidencji wyposażenia?

PIT

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy o PIT (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT). Zatem, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi spełniać łącznie następujące przesłanki:
  • musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
  • nie może być wymieniony w art. 23 ustawy o PIT, wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów,
  • musi być należycie udokumentowany.
Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (zob. art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy o PIT).
Stosownie do art. 22a ust. 1 ustawy o PIT amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 22c ustawy o PIT, stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
1) budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
2) maszyny, urządzenia i środki transportu,
3) inne przedmioty
– o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1 ustawy o PIT (tj. umowy leasingu), zwane środkami trwałymi.
W analizowanej sprawie zostały spełnione – określone w art. 22a ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT – warunki do uznania nabytego ekspresu do kawy za środek trwały, gdyż: stanowi on własność podatnika (klienta biura), został nabyty, jest kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania, przewidywany okres jego używania jest dłuższy niż rok, składnik ten jest wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.
Jednakże, na podstawie art. 22d ust. 1 ustawy o PIT, podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, o których mowa w art. 22a i 22b ustawy o PIT, których wartość początkowa, określona zgodnie z art. 22g ustawy o PIT, nie przekracza 10 000 zł; wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.
Wartość początkowa ekspresu do kawy odpowiada – w myśl art. 22g ust. 1 pkt 1 w związku z ust. 3 ustawy o PIT – jego wartości netto, tj. cenie nabycia pomniejszonej o kwotę odliczonego VAT, i wynosi 3000 zł.
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że klient biura rachunkowego nie życzy sobie amortyzacji ekspresu, a zatem, z uwagi na fakt, że wartość początkowa tego ekspresu do kawy nie przekracza 10 000 zł, przedsiębiorca może zaliczyć wydatki poniesione na nabycie tego ekspresu do kawy wprost do kosztów podatkowych w miesiącu oddania go do używania, tj. w marcu 2020 r.
Zatem klient biura rachunkowego może w marcu 2020 r. zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na nabycie tego ekspresu do kawy w kwocie netto, tj. 3000 zł. VAT od jego nabycia (690 zł), jako podlegający odliczeniu, nie może być zaliczony do kosztów podatkowych (zob. art. 22g ust. 3 i art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o PIT).
Uwaga! Wartość transakcji dotyczącej nabycia ekspresu do kawy nie przekracza 15 000 zł brutto, klient biura rachunkowego mógł zatem zapłacić za niego gotówką. Zaliczeniu wydatków w koszty podatkowe nie sprzeciwiają się przepisy art. 22p ustawy o PIT, określające wyłączenia z kosztów uzyskania przychodu z uwagi na formę zapłaty.
Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że przedsiębiorca prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów. Poniesiony wydatek na nabycie ekspresu do kawy w wysokości 3000 zł klient biura rachunkowego powinien ująć, na podstawie otrzymanej faktury zakupu, w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów (pozostałe przychody).
Obowiązujące od 1 stycznia 2020 r. rozporządzenie ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. poz. 2544) nie przewiduje prowadzenia ewidencji wyposażenia. Nie należy zatem ujmować nabytego ekspresu do kawy w ewidencji wyposażenia.
Ponadto trzeba zaznaczyć, że skoro klient biura rachunkowego nie zdecydował się na zaliczenie nabytego ekspresu do kawy do środków trwałych, to urządzenia tego nie ujmuje się w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Uwaga! Należy przypomnieć, że zgodnie z obowiązującym do 31 grudnia 2019 r. rozporządzeniem ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 728; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 1779) ewidencją wyposażenia obejmowało się wyposażenie (tj. rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone do środków trwałych), którego wartość początkowa przekraczała 1500 zł (zob. par. 3 pkt 7 i 8, par. 3 ust. 2 i 3).

VAT

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15 ustawy o VAT, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (art. 86 ust. 1 ustawy o VAT).
Kwotę podatku naliczonego stanowi m.in. suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług (art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a ustawy o VAT). W analizowanej sprawie kwota podatku naliczonego wynosi 690 zł i wynika z otrzymanej faktury potwierdzającej nabycie ekspresu do kawy.
Prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje, gdy odliczenia tego dokonuje podatnik VAT czynny, towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT (związek ten może mieć charakter bezpośredni lub pośredni) oraz nie zachodzą okoliczności wymienione w art. 88 ustawy o VAT (zakładam, że w przypadku przedsiębiorcy okoliczności wskazane w art. 88 ustawy o VAT nie zachodzą).
W analizowanym przypadku nabycie ekspresu do kawy, za pomocą którego będzie przygotowywana kawa dla klientów kawiarni, niewątpliwie wykazuje związek ze sprzedażą opodatkowaną. Usługi gastronomiczne w zakresie sprzedaży kawy i herbaty są opodatkowane podstawową stawką VAT wynoszącą aktualnie 23 proc. Zatem klientowi biura rachunkowego przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z tytułu nabycia tego ekspresu do kawy, tj. kwoty 690 zł.
Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy (art. 86 ust. 10 ustawy o VAT). W analizowanej sprawie obowiązek podatkowy od nabytego ekspresu do kawy powstał – zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT – z chwilą dokonania dostawy towarów, tj. 9 marca 2020 r., kiedy to miała miejsce jego sprzedaż. Po stronie przedsiębiorcy prawo do odliczenia podatku naliczonego od tych części w wysokości 690 zł powstaje zatem w rozliczeniu za marzec 2020 r.
Odliczeniu podatku naliczonego w deklaracji VAT-7 za marzec 2020 r. nie sprzeciwia się w analizowanej sprawie art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, gdyż faktura, z której wynika ten podatek naliczony, została otrzymana jeszcze w marcu 2020 r.
Na potrzeby schematu rozliczenia zakładam, iż klient odliczenia tego dokona w deklaracji VAT-7 za marzec 2020 r. Nie skorzysta z możliwości przesunięcia tego odliczenia na jeden z dwóch kolejnych okresów stosownie do art. 86 ust. 11 ustawy o VAT.
Schemat rozliczenia nabycia ekspresu przez klienta biura rachunkowego*
1. Jaki podatek
PIT
Koszty uzyskania przychodów: 3000 zł
VAT
Podatek naliczony: 690 zł
2. W jakiej deklaracji wykazać podatek
PIT
Klient biura nie ma obowiązku składać deklaracji zaliczkowej, powinien jednak uwzględnić koszty uzyskania przychodów w wysokości 3000 zł przy obliczeniu zaliczki na PIT za marzec 2020 r. podlegający wpłacie do urzędu skarbowego, a po zakończeniu roku podatkowego uwzględnić w zeznaniu rocznym PIT-36L po stronie kosztów uzyskania przychodów.
VAT
Deklaracja VAT-7 (w poz. 45 wartość netto: 3000 zł i w poz. 46 podatek naliczony: 690 zł)
3. Termin złożenia deklaracji
PIT-36L: do 30 kwietnia 2021 r.
VAT-7 i JPK-VAT(3): 27 kwietnia 2020 r. (25 kwietnia to sobota)
* W schemacie rozliczenia pominięte zostały inne zdarzenia/czynności
Podstawa prawna
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106).
Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 183).
Rozporządzenie ministra finansów z 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. poz. 2544).