Jak poprawić błąd na poleceniu wyjazdu służbowego? W jaki sposób uregulować zasady korzystania z kart służbowych przez pracowników urzędu? Czy do zobowiązań finansowych z podziałem na długoterminowe i krótkoterminowe potrzebna jest analityka?
Mam problem praktyczny związany z poprawianiem danych na poleceniach wyjazdu służbowego. Chodzi o to, czy dopuszczalne będzie zrobienie poprawki korektorem przez usunięcie całkowite błędnych zapisów i wpisanie w to miejsce prawidłowych?
Nie. Takie rozwiązanie jest niedopuszczalne. Zacznijmy jednak od początku. Otóż z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:
1) diety;
2) zwrot kosztów:
a) przejazdów,
b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
c) noclegów,
d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
Rzecz jasna wydatkowanie środków publicznych na ww. cele musi być w odpowiedni sposób udokumentowane. Służą ku temu zaś stosowne dokumenty – w postaci poleceń wyjazdu służbowego – które mają status dowodu księgowego. Na nich umieszcza się zaś informacje związane z daną podróżą służbową, w tym o poniesionych kosztach.
Co istotne, wspomniane dokumenty z racji tego, że mają status dowodu księgowego, podlegają również bezwzględnie obowiązującym zasadom określonym w ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości. W kontekście podanego stanu faktycznego kluczowe znaczenie ma art. 22 ust. 1 i 3 tej ustawy. Z pierwszej regulacji wynika, że dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w art. 21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. We wspomnianym art. 21, do którego ustawodawca odsyła, postanowiono zaś, że dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:
1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
Z kolei w ust. 3 ww. art. 22 określono, że błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty – z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb – wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
Z racji tego, że polecenie wyjazdu służbowego ma rangę dowodu księgowego wewnętrznego, to do korygowania błędów na nim występujących należy stosować mechanizm wynikający właśnie z ww. ust. 3 art. 22 ustawy o rachunkowości. Tym samym sugerowany sposób poprawek korektorem nie jest postępowaniem właściwym. Poprawka na podanym dowodzie księgowym musi zachować ww. wymogi określone ustawowo.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167).
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351).
W naszym urzędzie od pewnego czasu niektórzy pracownicy dysponują kartami służbowymi. Do dziś nie ma jednak żadnych procedur wewnętrznych dotyczących ich rozliczenia, wydatki zwyczajowo weryfikuje referat księgowości. Czy to wystarczy? Jeśli nie, to w jakiej formie zalegalizować operacje kartami i jakie zasady przyjąć?
Organy władzy publicznej muszą funkcjonować w sposób zgodny z przepisami. Dlatego też wszelkie ich działania muszą być w odpowiedni sposób udokumentowane, a przesłankę ku temu można wywieść zasadniczo z art. 14 ust. 1 kodeksu postępowania administracyjnego, który jako zasadę przewiduje załatwianie spraw przez organy administracji publicznej w formie pisemnej.
Urzeczywistnieniem tej zasady jest z pewnością – na gruncie gospodarki finansowej – art. 247 ust. 3 ustawy o finansach publicznych. Z niego zaś wynika, że zarząd jednostki samorządu terytorialnego określa nie tylko szczegółowe zasady, sposób i tryb przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych przy dokonywaniu wydatków z budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych i osób prawnych, lecz także zasady rozliczania płatności dokonywanych przy ich wykorzystaniu, z uwzględnieniem konieczności zapewnienia prawidłowości i gospodarności dokonywania wydatków.
Jak wynika z literalnego brzmienia ww. przepisu, na poziomie gminy organem odpowiedzialnym za pisemne przyjęcie wspomnianych zasad jest organ wykonawczy, czyli wójt. W praktyce więc to on powinien przygotować stosowne zasady, przy czym powszechnie przyjętą praktyką jest wydawanie w tym zakresie stosownych zarządzeń. Podstawą prawną takiego wewnętrznego aktu prawnego będzie zasadniczo art. 247 ust. 3 ustawy o finansach publicznych oraz art. 30 ust. 1 ustawy o samorządzie gminnym. Pierwsza regulacja to typowa norma kompetencyjna legitymizująca działanie wójta, zaś druga regulacja, czyli art. 30 ust. 1, określa, że wójt wykonuje uchwały rady gminy i zadania gminy określone przepisami prawa.
Zatem z ww. regulacji niewątpliwie wynika, że wójt gminy jest zobligowany do przyjęcia zasad korzystania z kart służbowych przez pracowników urzędu. A to oznacza, że tego typu pisemnych reguł nie można zastąpić ustaleniami zwyczajowymi czy ustnymi z pominięciem formy pisemnej. Jednostka samorządu terytorialnego musi więc posiadać ustalone w formie pisemnej szczegółowe zasady, sposób i tryb przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych. Pewnym problemem może być jedynie zakres przedmiotowy ww. zarządzenia, bowiem z art. 247 ust. 3 ustawy o finansach publicznych nie wynika, co powinno zostać ujęte w takim dokumencie. Pomocnym może być w tym względzie jednakże art. 175 ust. 3 ww. ustawy, pomimo tego, że dotyczy on zasad wydatkowania środków publicznych przy wykorzystaniu kart służbowych jednostek spoza sektora samorządowego. Chodzi w nim bowiem o dysponentów części bud żetowych w budżecie państwa, którzy w odniesieniu do podległych jednostek organizacyjnych ustalają sposób dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych, w szczególności:
1) funkcje, stanowiska i zakres obowiązków służbowych uprawniających do korzystania ze służbowej karty płatniczej;
2) tryb i warunki przyznawania służbowej karty płatniczej i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;
3) rodzaje towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą służbowej karty płatniczej;
4) przypadki, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą służbowej karty płatniczej;
5) sposób prowadzenia ewidencji wydanych służbowych kart płatniczych;
6) sposób i terminy rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu służbowej karty płatniczej.
Przy formułowaniu własnych pisemnych zasad organ wykonawczy JST może skorzystać z ww. reguł. Ich spisanie jest bardzo ważne, ponieważ w razie ich braku regionalna izba obrachunkowa może wykazać to jako naruszenie art. 247 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.
Podstawa prawna:
Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 869; ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2245).
Ustawa z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 506; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1696).
Ustawa z 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2096; ost. zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1133).
Jestem początkującą księgową w gminnym referacie. Mam wątpliwość odnośnie do ewidencjonowania operacji na koncie 260 w zakresie pożyczek. Czy w ramach uproszczenia mogę zawrzeć na tym koncie zarówno zobowiązania długoterminowe jak i krótkoterminowe, czyli nie prowadzić podziału odrębnego na te zobowiązania?
Materialno-prawną podstawą do zaciągania przez jednostkę samorządu terytorialnego zobowiązań finansowych są art. 89 i art. 90 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Z tych zaś regulacji wynika, że jednostki samorządu terytorialnego mogą zaciągać kredyty i pożyczki oraz emitować papiery wartościowe na:
1) pokrycie występującego w ciągu roku przejściowego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego;
2) finansowanie planowanego deficytu budżetu jednostki samorządu terytorialnego;
3) spłatę wcześniej zaciągniętych zobowiązań z tytułu emisji papierów wartościowych oraz zaciągniętych pożyczek i kredytów;
4) wyprzedzające finansowanie działań finansowanych ze środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej.
Ponadto na finansowanie wydatków na inwestycje i zakupy inwestycyjne, w tym ujęte w ramach przedsięwzięć (o których mowa w art. 226 ust. 3 ustawy o finansach publicznych), jednostki samorządu terytorialnego mogą zaciągać pożyczki w państwowych funduszach celowych oraz w państwowych i samorządowych osobach prawnych zaliczanych do sektora finansów publicznych (o ile ustawa tworząca te fundusze lub osoby prawne na to pozwala).
Wspomniane zobowiązania muszą jednak znaleźć stosowne odzwierciedlenie w ewidencji księgowej jednostki, jaką jest m.in. urząd gminy. I tak wspomniane w zapytaniu konto 260 w załączniku nr 2 (Plan kont dla budżetów jednostek samorządu terytorialnego) do rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 13 grudnia 2017 r. zostało oznaczone jako Zobowiązania finansowe. Z kolei w opisie do tego konta postanowiono, że służy ono do ewidencji zobowiązań zaliczanych do zobowiązań finansowych, z wyjątkiem kredytów bankowych, a w szczególności z tytułu zaciągniętych pożyczek i wyemitowanych instrumentów finansowych. Na stronie Wn konta 260 ujmuje się wartość spłaconych zobowiązań finansowych, a na stronie Ma ujmuje się wartość zaciągniętych zobowiązań finansowych. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 260 powinna zapewnić możliwość ustalenia stanu zobowiązań z poszczególnymi kontrahentami według tytułów zobowiązań. Konto 260 może wykazywać dwa salda. Saldo Wn oznacza stan nadpłaconych zobowiązań finansowych, a saldo Ma stan zaciągniętych zobowiązań finansowych.
Jakkolwiek nie wynika to wprost z ww. regulacji prawnych, to sugerowana propozycja nieprowadzenia ewidencji – w podziale na zobowiązania długoterminowe i krótkoterminowe z tytułu pożyczek – jest założeniem wadliwym. Pozostaje to bowiem w sprzeczności z art. 4 ust. 1 i art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości. Wynika z nich bowiem, że jednostki zobowiązane są stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości oraz rzetelnie i jasno przedstawiać sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Ponadto w art. 16 ust. 1 ww. ustawy wskazano, że konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym – jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.
Natomiast jak wynika z art. 3 ust. 1 pkt 22 ww. ustawy, przez zobowiązania krótkoterminowe rozumie się ogół zobowiązań z tytułu dostaw i usług, a także całość lub tę część pozostałych zobowiązań, które stają się wymagalne w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego. Z systematyki ww. regulacji wynika, że ustawodawca rozróżnia zobowiązania długoterminowe i krótkoterminowe.
Jednostka powinna więc prowadzić ewidencję analityczną do zobowiązań finansowych z podziałem na zobowiązania długoterminowe i krótkoterminowe. Nie będzie więc rozwiązaniem prawidłowym nieprowadzenie ewidencji do konta 260 z podziałem na zobowiązania długoterminowe i krótkoterminowe. Warto dodać, że powyższa kwestia może być przedmiotem kontroli ze strony właściwej miejscowo regionalnej izby obrachunkowej, dlatego warto zastosować właściwe rozwiązanie ewidencyjne.
Podstawa prawna
Art. 89 i art. 90 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 869; ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2245).
Rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 grudnia 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911; ost. zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 2471).
Art. 4 ust. 1 i art. 16 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351).
