Do końca czerwca w wielu spółkach (w których rok obrotowy pokrywa się z podatkowym) muszą zostać zatwierdzone sprawozdania finansowe za 2018 r. Co prawda na złożenie ich do Krajowego Rejestru Sądowego będzie 15 dni, ale już teraz trzeba zadbać o ich właściwą formę. A z tym – jak się okazuje – księgowi mają spory problem.
Wiąże się on z tym, że po raz pierwszy składane będą sprawozdania sporządzone elektronicznie.
Co do zasady powinny one mieć formę XML (wyjątkiem są sprawozdania sporządzone według Międzynarodowych Standardów Rachunkowości). W tym pliku powinna być też nota podatkowa, która jest częścią rocznego raportu. Nie może to być oddzielny plik, np. PDF, co sugerują księgowi na niektórych branżowych portalach. Taką formę może mieć jedynie sprawozdanie z działalności spółki sporządzone przez zarząd, które musi być podpisane elektronicznie przez ten organ.
Do e-KRS składa się nie tylko zatwierdzone sprawozdanie finansowe, ale też uchwały walnego zgromadzenia: o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego oraz o podziale zysku lub sposobie pokrycia straty. Potwierdzeniem ich podjęcia są dokumenty sporządzone na papierze.
– Uchwały te składa się do e-KRS po ich zeskanowaniu oraz elektronicznym poświadczeniu przez członka zarządu za zgodność z oryginałem – wyjaśnia dr Agnieszka Baklarz, biegły rewident, członek zarządu w A. Bombik Kancelaria Biegłego Rewidenta sp. z o.o.
Samo poświadczenie odbywa się na dwa sposoby. – Albo przez podpisanie skanu podpisem kwalifikowanym, albo już na etapie składania dokumentów z użyciem ePUAP – tłumaczy ekspertka.
Wyjaśnia, że w takiej sytuacji poświadczenie ePUAP jest niczym podpis członka zarządu pod wszystkimi dokumentami łącznie (analogicznie jak niegdyś podpis pod ZN-30, czyli pod papierowym dokumentem zgłoszenia do KRS).