Subskrybuj nas na Youtube
Spółka z o.o. prowadzi biuro projektowe zatrudniające kilkunastu pracowników. W okresie od czerwca do września większość pracowników skorzysta z 14-dniowego urlopu wypoczynkowego. Przysługuje im z tego tytułu świadczenie urlopowe. Według jakich zasad wypłatę tego świadczenia należy ujmować w księgach rachunkowych?
Świadczenia urlopowe stanowią formę dofinansowania do wypoczynku pracowników. Prawo do wypłaty takich świadczeń nie przysługuje jednak wszystkim pracodawcom. Zgodnie z art. 3 ust. 3 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych uprawnienie to przysługuje tylko tym pracodawcom, którzy według stanu na 1 stycznia danego roku zatrudniali mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty oraz nie utworzyli funduszu socjalnego. Przedsiębiorcy tej wielkości mają bowiem wybór, czy dobrowolnie utworzyć fundusz socjalny, czy też zrezygnować z utworzenia tego funduszu i wypłacać świadczenia urlopowe. W tych okolicznościach rezygnacja z utworzenia funduszu oznacza prawo do wypłacania świadczeń urlopowych.
Świadczenie urlopowe pracodawca wypłaca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jego wypłata, dokonana ze środków obrotowych przedsiębiorcy, powinna nastąpić nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie tego urlopu. Wysokość świadczenia urlopowego – w przypadku pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach na pełen etat – nie może przekroczyć wysokości odpisu podstawowego na ZFŚS, który w 2019 r. wynosi 1229,30 zł. Jest to górna granica świadczenia urlopowego, co oznacza, że pracodawca może ustalić jego wysokość na poziomie niższym niż odpis podstawowy. Jeżeli wypłata świadczenia urlopowego następuje zgodnie z warunkami wskazanymi w art. 3 ustawy o ZFŚS, to:
- nie ona podlega składkom ZUS (par. 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia składkowego),
- podlega opodatkowaniu PIT, wobec czego pracodawca (płatnik) jest zobowiązany pobrać od niego zaliczkę na podatek dochodowy.
PRZYKŁAD
Po pensji
Spółka 20 czerwca wypłaciła pracownikowi świadczenie urlopowe. W związku z tym, że wypłata świadczenia nastąpiła po otrzymaniu przez pracownika wynagrodzenia w miesiącu czerwcu (10 czerwca pracownik otrzymał wynagrodzenie za pracę wykonaną w maju), to spółka przy naliczaniu zaliczki na podatek dochodowy z tytułu wypłaty świadczenia urlopowego nie uwzględniła kosztów uzyskania przychodów oraz kwoty wolnej od podatku.
Wartość brutto świadczenia urlopowego: 1229,30 zł
Zaliczka na podatek według stawki 18 proc.: 221 zł
Kwota do wypłaty: 1008,30 zł
Objaśnienia do schematu:
1. LP – świadczenie urlopowe
a) wartość brutto
Wn konto 405 „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” 1229,30 zł
Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: konto imienne pracownika) 1229,30 zł
b) zaliczka na podatek dochodowy (1229 zł x 18 proc.)
Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: konto imienne pracownika) 221 zł
Ma konto 220 „Rozrachunki publicznoprawne” (w analityce: Rozrachunki z Urzędem Skarbowym – PIT) 221 zł
2. WB – wypłata świadczenia urlopowego
Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: konto imienne pracownika) 1008,30 zł
Ma konto 130 „Rachunek bankowy” 1008,30 zł
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351).
Art. 3 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1316 ze zm.).
Par. 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949).
