Maj i czerwiec to czas, gdy odbywają się posiedzenia zgromadzeń wspólników/akcjonariuszy związane z zatwierdzaniem sprawozdań finansowych. Jak należy ująć i rozliczyć w księgach wydatki na takie posiedzenia? Czy są to koszty podstawowej czy pozostałej działalności operacyjnej? Czy należy ujmować je na kontach kosztów niepodatkowych? Takie wątpliwości muszą rozstrzygać służby księgowe.
To, jakie są koszty ponoszone w związku z organizacją zgromadzenia wspólników czy akcjonariuszy, zależy od wielu czynników specyficznych dla danej spółki. Są spółki, gdzie koszty te są minimalne – niewielki poczęstunek za kilkaset złotych, ale nie należy do rzadkości wydawanie kilkudziesięciu tysięcy złotych. W praktyce są to koszty związane z obsługą prawną, w tym koszty zwołania, wynajmu sali czy organizacji poczęstunku. Na rodzaj i wysokość ponoszonych nakładów wpływ ma liczba udziałowców lub akcjonariuszy oraz ich status prawny (np. czy są to obywatele polscy czy cudzoziemcy, osoby prawne czy fizyczne). Ostateczną decyzję zawsze podejmuje zarząd, bo to on jest odpowiedzialny za zwołanie i przygotowanie zgromadzenia.
Sposób ujmowania
Koszty organizacji zgromadzenia wspólników, mimo że są ponoszone raz do roku, mają związek z działalnością jednostki. Należy więc, mimo niepowtarzalności tych nakładów, ujmować je jako koszty podstawowej działalności operacyjnej. Mogą być to koszty w zależności od ich rodzaju, zużycia materiałów, usług obcych albo pozostałe koszty rodzajowe. Jeśli np. spółka ponosi koszty wynajęcia sali na posiedzenie, to będą to usługi obce. Koszty drobnych przekąsek, które nie mają charakteru wystawności, mogą być zaliczone do kosztów zużycia materiałów. Catering będzie już raczej ujmowany jako pozostały koszt rodzajowy. Nakłady związane z transmisją obrad będą ujmowane jako usługi obce. Także opłaty za korzystanie z usług tłumaczeń czy protokołowania przez notariusza będą zaliczane do kosztów usług obcych. W ramach układu funkcjonalnego należy te koszty ująć jako koszty ogólnego funkcjonowania spółki z MPK (miejsce powstawania kosztów) najczęściej związane z obsługą prawną lub zadaniami korporacyjnymi.
Wymóg zwoływania zgromadzenia przez zarząd, konieczność podejmowania przez nie fundamentalnych i wymaganych prawem uchwał, a tym samym związek z działalnością podstawową jednostki, przesądza o tym, że nie powinno się kosztów organizacji walnego traktować jako pozostałych kosztów operacyjnych, należy je ująć jako koszty podstawowej działalności z punktu widzenia prawa bilansowego.
Podatkowo
Więcej wątpliwości pojawia się co do ujmowania nakładów na organizację zgromadzenia wspólników na kontach z punktu widzenia podatkowego. Organy podatkowe zwykle nie kwestionują zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków wynikających z obowiązków ustawowych, które są związane z organizacją zgromadzenia wspólników bądź akcjonariuszy. Do kosztów można również zaliczyć inne racjonalne i uzasadnione wydatki związane z organizacją zgromadzeń, które nie będą świadczeniami na rzecz właścicieli spółek. Opinie takie są potwierdzane od lat. Nie będą zatem sprawiały problemu nakłady na najem sali, tłumaczy, korzystanie w związku z posiedzeniem z usług notariusza czy radcy prawnego. Także posiłki w czasie obrad ‒ o ile nie mają charakteru wystawności i są w ramach zwyczajowych norm ‒ będą mogły być zaliczone do kosztów podatkowych. Już od kilku lat organy podatkowe wskazują, że wydatki ponoszone na zakup produktów spożywczych, takich jak kawa, herbata, napoje, cukier, cytryny, stanowiących zwyczajowy poczęstunek dla klientów, nie są kosztami reprezentacji. A zatem wydatki będą mogły również zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej.
Koszty ogłoszeń w prasie czy Monitorze Sądowym i Gospodarczym też będą traktowane jako koszty podatkowe. Wydatek na drukowanie kart do głosowania oraz nakłady związane z zakupem bądź wynajmem systemu liczącego głosy na zgromadzeniu można też zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Przykład 1
Opinia prawna
Wspólnik poprosił przed zgromadzeniem o opinię prawną dotyczącą podziału wyniku. Przygotowana opinia została przekazana jemu i pozostałym wspólnikom. Opinia została przygotowana na zlecenie spółki – mimo że był wniosek wspólnika – zatem będzie ujęta jako koszt usług obcych stanowiący koszt uzyskania przychodu.
Z kolei należy bardzo uważać na świadczenia, z których bezpośrednio korzystają uczestnicy zgromadzenia wspólników/akcjonariuszy. Należy przeanalizować, czy dane świadczenie jest związane z organizacją zgromadzenia, czy nie staje się świadczeniem jednostronnym na rzecz wspólnika/akcjonariusza. Zgodnie bowiem z art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z dokonywaniem jednostronnych świadczeń na rzecz wspólników lub członków spółdzielni niebędących pracownikami w rozumieniu odrębnych przepisów, z tym że wydatki ponoszone na rzecz członków rolniczych spółdzielni produkcyjnych i innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną są kosztem uzyskania przychodów w części dotyczącej działalności objętej obowiązkiem podatkowym w zakresie podatku dochodowego. W dyspozycji tego przepisu mieszczą się sytuacje, gdy spółka dokonuje świadczenia na rzecz swojego wspólnika, nie otrzymując w zamian żadnego świadczenia wzajemnego. Z kolei zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych oraz spółki, o której mowa w art. 1 ust. 3 pkt 1, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji.
Kosztami kwestionowanymi podatkowo, które spółki często ponoszą na rzecz swoich wspólników/akcjonariuszy, są koszty dojazdów, zakwaterowania czy wynagrodzenia za uczestniczenie w walnym zgromadzeniu. Wspólnicy nie dokonują świadczeń ekwiwalentnych na rzecz spółki, zatem będzie miał zastosowanie art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT. Zgodnie z przepisami kodeksu spółek handlowych wspólnicy nie są wynagradzani z tytułu pełnionych funkcji. Nie będą to więc koszty podatkowe. Wartość przekazanych świadczeń będzie dla wspólników przychodem z pozostałych źródeł.
Przykład 2
Dojazd
Spółka dwóm wspólnikom posiadającym po 15 proc. udziałów pokryła koszty dojazdu z Gdańska do Warszawy oraz koszty noclegu – wartość świadczeń to 1500 zł na osobę. Kwota 3000 zł będzie zaliczona do pozostałych kosztów rodzajowych w spółce, niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.
Jeśli spółka poniesie koszty dojazdu, zakwaterowania czy zorganizowania kolacji, to księgowo ujmie je w ramach kosztów działalność operacyjnej jako koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.
WAŻNE Spółki zgodnie z k.s.h. nie mają obowiązku organizować wspólnikom akcjonariuszom dojazdu na walne zgromadzenie. Zatem bez względu na to, czy spółka zwróci koszty biletów środkami komunikacji publicznej, koszty taksówki, wynajmu samochodu, czy postawi do dyspozycji własny samochód, koszty z tego wynikające nie będą kosztem podatkowym spółki.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.).
Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 865).
