Kończy się czas na sporządzenie i wysyłkę sprawozdań finansowych. 1 października ubiegłego roku nowe przepisy o rachunkowości wprowadziły obowiązek raportowania tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej w odpowiednim formacie. Wyjaśniamy, co się zmieniło i jak przygotować się do nowych obowiązków.
ikona lupy />
Podmioty składające sprawozdania finansowe podlegają przepisom ustawy o rachunkowości. / ShutterStock

Elektronizacja podatków stała się faktem. Przekonaliśmy się o tym na przykładzie przekazywania skarbówce zeznań podatkowych przez Internet czy wdrożenia jednolitego pliku kontrolnego. Digitalizacja dotknęła także sprawozdania finansowe, których nie spotkamy odtąd w formie papierowego dokumentu.

Kto przesyła sprawozdania finansowe? Który organ je odbiera?

E-sprawozdania finansowe, czyli dokumenty sporządzone w odpowiedniej strukturze logicznej w formacie XML to nowość dla podmiotów raportujących te dane skarbówce. W świetle prawa ustrukturyzowane e-sprawozdania finansowe sporządzają jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, za wyjątkiem jednostek sporządzających sprawozdania finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR). Podmioty te muszą przesłać e-sprawozdania do Krajowego Rejestru Sądowego w ciągu 15 dni od momentu ich zatwierdzenia.

E-sprawozdania: Nowe zasady, nowe kłopoty
E-sprawozdania: Nowe zasady, nowe kłopoty

Zobacz również

Obowiązek ten dotyczy też podatników PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych. Muszą oni przekazać e-sprawozdania Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej. Co do zasady, sprawozdanie finansowe musi zostać przygotowane nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego i podpisane do tego dnia. Wobec tego jednostek, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, czas na sporządzenie sprawozdania finansowego za 2018 rok mija końcem marca 2019 r.

Jak podpisać e-sprawozdanie?

Podpisanie równoznaczne jest z podaniem daty podpisu przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz przez kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy to przez wszystkich członków tego organu. Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami, sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. W myśl art. 45 ust. 1g i 1h sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz w formacie pliku XML zgodnie z udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSR będą sporządzane w formacie XML, wówczas gdy zostaną udostępnione w Biuletynie. Obowiązek opatrzenia tych dokumentów podpisem elektronicznym z automatycznym datowaniem wskaże faktyczną datę powstania sprawozdania.

Odpowiedzialność za błędy

Podmioty składające sprawozdania finansowe podlegają przepisom ustawy o rachunkowości. Tam też znajdziemy informację o sankcjach za błędy w sprawozdaniach. Zgodnie z art. 77. Ustawy, kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych – podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.