Jak ująć odsetki od sum depozytowych w jednostce budżetowej. Na jakim koncie uwzględnić zobowiązanie za przewóz uczniów. Czy konto 409 jest właściwe dla ujęcia kosztów egzekucji.
W jednostce budżetowej na rachunek depozytowy wpływają środki pieniężne od kontrahentów z tytułu kaucji mieszkaniowych, zabezpieczenia należytego wykonania umów czy wadium. Czy odsetki od oprocentowania tych sum powinny powiększyć konto 240 czy konto 750 ‒ „Przychody finansowe”? Drugie pytanie dotyczy kosztów: czy odsetki naliczone od zdeponowanych sum obcych (wadia, zabezpieczenia wykonania umowy, kaucje mieszkaniowe), a które zwracamy, należy ująć na koncie zespołu 4 czy na koncie 240?
Wszelkie operacje dotyczące przyjmowania i zwrotu środków pieniężnych stanowiących sumy depozytowe (kaucje, wadia, zabezpieczenia należytego wykonania umów, kaucje najmu) podlegają ewidencji na koncie 139 – „Inne rachunki bankowe” w korespondencji z kontem rozrachunkowym 240 – „Pozostałe rozrachunki”. Z uwagi na różne rodzaje sum depozytowych oraz w celu zachowania przejrzystości, prawidłowości i rzetelności prowadzonych rozliczeń z powyższego tytułu, do wymienionych kont powinna być prowadzona ewidencja analityczna. Jej szczegółowe zasady mają wynikać z uregulowań wewnętrznych, do opracowania których zobowiązany jest kierownik jednostki, a na które składają się: zakładowy plan kont, dokumentacja opisująca przyjęte zasady rachunkowości, a także instrukcja obiegu dokumentów. Przepisy te oprócz regulacji ustawowych są podstawowym źródłem uregulowań w tym zakresie, zapewniającym prawidłowość oraz rzetelność prowadzonej ewidencji księgowej. Odsetki naliczone od sum depozytowych, tj. od środków obcych, które podlegają zwrotowi, dla jednostki je przechowującej nigdy nie powinny stanowić przychodów, a ich zwrot nigdy nie powinien stanowić kosztu. Jak ujmować w księgach rachunkowych odsetki opisane w pytaniu, przedstawiono poniżej.
Poradnia rachunkowa: Jaka klasyfikacja przy wypłacie odszkodowań?
Poradnia rachunkowa: Jaka klasyfikacja przy wypłacie odszkodowań?

Zobacz również
1. Odsetki naliczone przez bank jako oprocentowanie środków wpłaconych z tytułu zabezpieczenia należytego wykonania umów:
a) wpływ odsetek na rachunek bankowy jednostki:
  • Wn konto 139 ‒ „Inne rachunki bankowe” (analityka: odsetki od sum depozytowych),
  • Ma konto 240 – „Pozostałe rozrachunki” (analityka: kontrahent);
b) zwrot odsetek na rachunek bankowy kontrahenta:
  • Wn konto 240 ‒ „Pozostałe rozrachunki” (analityka: kontrahent),
  • Ma konto 139 ‒ „Inne rachunki bankowe” (analityka: odsetki od sum depozytowych).
Naliczone odsetki stanowią własność kontrahenta, gdyż zgodnie z art. 148 ust. 5 prawa zamówień publicznych zabezpieczenie należytego wykonania umowy wniesione w pieniądzu podlega zwrotowi łącznie z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, po pomniejszeniu ich o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy.
Poradnia rachunkowa: Jak rozliczać wydatki w gminie?
Poradnia rachunkowa: Jak rozliczać wydatki w gminie?

Zobacz również
2. Odsetki naliczone przez bank jako oprocentowanie środków wpłaconych z tytułu wadium:
a) wpływ odsetek na rachunek bankowy jednostki:
  • Wn konto 139 ‒ „Inne rachunki bankowe” (analityka: odsetki od sum depozytowych),
  • Ma konto 240 ‒ „Pozostałe rozrachunki” (analityka: kontrahent);
b) zwrot odsetek na rachunek bankowy kontrahenta:
  • Wn konto 240 ‒ „Pozostałe rozrachunki” (analityka: kontrahent),
  • Ma konto 139 ‒ „Inne rachunki bankowe” (analityka: odsetki od sum depozytowych).
Naliczone odsetki stanowią własność kontrahenta, gdyż zgodnie z art. 46 ust. 4 prawa zamówień publicznych wadium podlega zwrotowi łącznie z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, po pomniejszeniu o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy.
3. Odsetki naliczone przez bank jako oprocentowanie środków wpłaconych jako kaucja mieszkaniowa:
a) wpływ odsetek na rachunek bankowy jednostki:
  • Wn konto 139 ‒ „Inne rachunki bankowe” (analityka: odsetki od sum depozytowych),
  • Ma konto 240 ‒ „Pozostałe rozrachunki” (analityka: kontrahent);
b) zwrot odsetek na rachunek bankowy kontrahenta:
  • Wn konto 240 ‒ „Pozostałe rozrachunki” (analityka: kontrahent),
  • Ma konto 139 ‒ „Inne rachunki bankowe” (analityka: odsetki od sum depozytowych)
‒ w przypadku gdy umowa najmu przewiduje jej zwrot na rzecz najemcy wraz z odsetkami.
W przypadku gdy umowa najmu przewiduje zwrot kaucji mieszkaniowej w kwocie nominalnej (bez odsetek), odsetki te należy ewidencjonować na koncie 750 – „Przychody finansowe” w korespondencji z kontem 139 ‒ „Inne rachunki bankowe”. Należy przy tym pamiętać, że odsetki te będą stanowiły dochody jednostki, w związku z czym z rachunku depozytowego należy przekazać je na rachunek dochodów.
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.).
Rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych, mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. poz. 1911).
Ustawa z 29 stycznia 2004 r. ‒ Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1986).
Czy zobowiązanie z umowy na przewóz dzieci szkolnych z terminem zapłaty w 2019 r. należy ująć na koncie 999, czy może na koncie 998?
Konto 999 ‒ „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat” ‒ to konto pozabilansowe. W opisie podano, że konto służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych przyszłych lat oraz niewygasających wydatków, które mają być zrealizowane w latach następnych. Na stronie Wn konta 999 ujmuje się równowartość zaangażowanych wydatków budżetowych w latach poprzednich przeznaczonych do realizacji w roku bieżącym. Na stronie Ma konta 999 ujmuje się wysokość zaangażowanych wydatków lat przyszłych. Ewidencja szczegółowa do konta 999 jest prowadzona według podziałek klasyfikacyjnych i powinna zapewnić w szczególności ustalenie kwoty niewygasających wydatków. Na koniec roku konto 999 może wykazywać saldo Ma oznaczające zaangażowanie wydatków budżetowych lat przyszłych.
Natomiast konto 998 ‒ jak wynika z opisu ‒ służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych danego roku budżetowego oraz niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym. Zatem konto 998 jest w omawianym przypadku rozwiązaniem nieprawidłowym, zobowiązania dotyczą bowiem przyszłego roku budżetowego.
Dlatego jednostka ma powinność ujęcia wspomnianego zobowiązania umownego po stronie Ma konta 999.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych, mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. poz. 1911).
Jak księgować w urzędzie koszty egzekucyjne, tzn. ich ponoszenie, na koncie? Czy wystarczy wykorzystać konto 409, czyli pozostałe koszty rodzajowe?
Posiadanie samego tytułu wykonawczego nie oznacza, że wierzytelność nim stwierdzona zostanie odzyskana na drodze postępowania egzekucyjnego. Mało tego, w toku tych postępowań wierzyciele (np. gminy) m.in. są zobligowani do ponoszenia wspomnianych w zapytaniu kosztów (np. zaliczek na różne czynności komornika) bez gwarancji ich odzyskania. Dlatego takie pozycje kosztowe mogą stanowić poważne obciążenie dla wierzycieli, szczególnie wówczas, gdy dłużnicy nie dysponują majątkiem, z którego można odzyskać zaległości.
W kontekście powyższego pytania odwołać się należy do stosownych regulacji rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. Podane w pytaniu konto 409 zostało oznaczone w nim jako „Pozostałe koszty rodzajowe” w zespole 4 ‒ „Koszty według rodzajów i ich rozliczenie” – opisane w załączniku nr 3 (Plan kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych). Jednak wybór tego konta nie będzie dobrym rozwiązaniem dla księgowania wspomnianych kosztów. Z opisu do tego konta wynika bowiem, że służy do ewidencji kosztów działalności podstawowej, które nie kwalifikują się do ujęcia na kontach 400‒405. Na koncie tym ujmuje się w szczególności zwroty wydatków za używanie samochodów prywatnych pracowników do zadań służbowych, koszty krajowych i zagranicznych podróży służbowych, koszty ubezpieczeń majątkowych i osobowych, odprawy z tytułu wypadków przy pracy oraz innych kosztów niezaliczanych do kosztów działalności finansowej i pozostałych kosztów operacyjnych. Wspomniane koszty egzekucji nie mają przymiotu kosztów działalności podstawowej. Wydaje się, że właściwym rozwiązaniem będzie zastosowanie konta 761 ‒ „Pozostałe koszty operacyjne” w zespole 7 ‒ „Przychody, dochody i koszty” – opisane w ww. załączniku nr 3. Z opisu do tego konta wynika z kolei, że służy ono do ewidencji kosztów niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki, a w szczególności na stronie Wn ujmuje się:
1) koszty osiągnięcia pozostałych przychodów w wartości cen zakupu lub nabycia materiałów,
2) kary, odpisane, przedawnione, umorzone i nieściągalne należności, odpisy aktualizujące od należności, koszty postępowania spornego i egzekucyjnego oraz nieodpłatnie przekazane rzeczowe aktywa obrotowe, koszty o nadzwyczajnej wartości lub które wystąpiły incydentalnie.
Właściwym rozwiązaniem dla księgowania poniesienia kosztów egzekucyjnych będzie więc konto 761, a nie konto 409.
©℗
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych, mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. poz. 1911).