Mamy przypadki zwrotów reklamowanych towarów. W jaki sposób to ująć? Czy można towar, który był już sprzedany, przyjąć z powrotem do magazynu, a dla odbiorcy wystawić fakturę korygującą?
Dostawca ponosi wobec nabywcy odpowiedzialność z tytułu rękojmi w sytuacji, gdy rzecz będąca przedmiotem sprzedaży ma wady fizyczne. Jeżeli w nabytym towarze zostanie ujawniona wada, to kupujący ma prawo złożyć reklamację, w której zgłosi swoje żądanie. W zależności od tego, kiedy wada towarów zostanie odkryta, czy została już dokonana zapłata przez nabywcę i jakie uzgodnienia zostaną poczynione z dostawcą w kwestii zwrotu towaru lub wymiany go na wolny od wad, różne są sposoby ewidencyjonowania reklamacji w księgach rachunkowych nabywcy i sprzedawcy. W sytuacji gdy rzecz sprzedana ma wady, kupujący może odstąpić od umowy lub żądać usunięcia usterek, wymiany rzeczy na wolną od usterek albo obniżenia ceny. Jeżeli kupujący odstępuje od umowy z powodu wady rzeczy sprzedanej, to strony powinny sobie nawzajem zwrócić otrzymane świadczenia według przepisów o odstąpieniu od umowy wzajemnej. Zasadniczo kupujący zobowiązany jest do zwrotu zakupionej rzeczy, a obowiązek sprzedawcy to zwrot ceny otrzymanej tytułem zawartej umowy.
Dokumentowanie
Uznana reklamacja wymaga odpowiedniego udokumentowania. Jeżeli chodzi o nabywcę, to wydanie towarów z magazynu i postawienie ich do dyspozycji sprzedającego powinno być udokumentowane dokumentem WZ (wydanie na zewnątrz). Z kolei sprzedawca, który przyjmuje je do magazynu, powinien udokumentować tę czynność dokumentem PZ (przyjęcie z zewnątrz). Uznanie reklamacji klienta i zwrot towaru wiąże się z koniecznością wystawienia faktury korygującej do faktury pierwotnej dokumentującej tę sprzedaż.
U sprzedawcy...
Sprzedawca, który uznał reklamację zgłoszoną przez nabywcę towarów, powinien w księgach rachunkowych zmniejszyć wartość przychodu oraz dokonać rozliczenia magazynowego, gdy jest to konieczne. Zwrot towaru w wyniku jego reklamacji należy potwierdzić dowodem PZ (przyjęcie z zewnątrz).
Przyjmowane w wyniku reklamacji wadliwe towary ewidencjonuje się: Wn konto 33 ‒ „Towary” (w analityce: Towary z reklamacji) oraz Ma konto 73-1 ‒ „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”. Jeżeli reklamacja zostanie uznana za zasadną, to wystawioną fakturę korygującą dostawca może ująć zapisem:
a) wartość netto korekty, tj. zmniejszenie przychodu ze sprzedaży: Wn konto 73-0 ‒ „Sprzedaż towarów”,
b) zmniejszenie VAT należnego: Wn konto 22-1 ‒ „Rozrachunki z tytułu VAT należnego”,
c) zmniejszenie należności od nabywcy: Ma konto 20 ‒ „Rozrachunki z odbiorcami”.
Gdyby zwrócone towary miały wady, których nie da się usunąć, i utraciły swoją wartość użytkową, jednostka powinna dokonać następującego księgowania: Wn konto 76-1 ‒ „Pozostałe koszty operacyjne” oraz Ma konto 33 ‒ „Towary” (w analityce: Towary z reklamacji).
…i u kupującego
W sytuacji gdy w zakupionych towarach wady zostaną ujawnione już po ich przyjęciu do magazynu lub odpisaniu w koszty, to pod datą złożenia reklamacji i postawienia wadliwych towarów do dyspozycji sprzedawcy kupujący powinien wyksięgować je z ksiąg rachunkowych zapisem:
a) gdy towary są objęte ewidencją magazynową (na podstawie dowodu Wz): Wn konto 30 ‒ „Rozliczenie zakupu” oraz Ma konto 33 ‒ „Towary”,
b) gdy towary są odpisywane z chwilą ich zakupu w koszty: Wn konto 30 ‒ „Rozliczenie zakupu” oraz Ma konto 73-1 ‒ „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”.
Zareklamowane towary można objąć ewidencją pozabilansową. Wartość takich towarów ujmuje się wówczas na koncie 39 ‒ „Zapasy obce” zapisem jednostronnym (po stronie Wn tego konta).
W sytuacji gdy jednostka ujmuje towary w magazynie w stałych cenach ewidencyjnych różniących się od ceny zakupu lub nabycia, to należy pamiętać o równoczesnym wyksięgowaniu odchyleń od cen ewidencyjnych towarów w części przypadającej na te towary z konta 34-2 ‒ „Odchylenia od cen ewidencyjnych towarów”.
Gdy reklamacja towarów zostanie przez sprzedawcę uznana za zasadną, otrzymaną od sprzedawcy fakturę korygującą nabywca ujmie w swoich księgach w następujący sposób:
a) wartość towaru w cenie zakupu (zmniejszenie) Ma konto 30 ‒ „Rozliczenie zakupu”,
b) VAT naliczony (zmniejszenie) Ma konto 22-2 ‒ „VAT naliczony i jego rozliczenie”,
c) wartość brutto (zmniejszenie) Wn konto 21 ‒ „Rozrachunki z dostawcami”.
Zwrot należności od dostawcy zaksięguje nabywca w swoich księgach rachunkowych na podstawie wyciągu bankowego zapisem Wn konto 13-0 ‒ „Rachunek bieżący” oraz Ma konto 21 ‒ „Rozrachunki z dostawcami”.
Po zakończeniu postępowania reklamacyjnego następuje wyksięgowanie towarów z ewidencji pozabilansowej zapisem jednostronnym: Ma konto 39 ‒ „Zapasy obce”.
Po wymianie na nowy
Wymiana reklamowanego towaru na nowy, wolny od wad nie powoduje w księgach rachunkowych sprzedawcy (dostawcy) zmian na koncie 73-1 ‒ „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”. W przypadku wymiany towaru reklamowanego na towar w tym samym gatunku i cenie następuje jedynie przyjęcie do magazynu towarów podlegających reklamacji oraz wydanie nowych towarów bez wad. Operację taką można ująć w księgach rachunkowych zapisem Wn konto 33 ‒ „Towary” (w analityce: Towary z reklamacji) oraz Ma konto 33 ‒ „Towary”. ©℗
przykład
Protokół likwidacyjny ©℗
W listopadzie 2018 r. spółka otrzymała od jednego z klientów zwrot sprzedanych towarów, które okazały się wadliwe. Wartość zwróconych towarów w cenach zakupu wynosiła 5000 zł.
Spółka uznała reklamację i wystawiła fakturę korygującą (zmniejszającą) na kwotę brutto 7380 zł (w tym VAT: 1380 zł). Zwrócony towar nie nadawał się do dalszej odprzedaży, spółka dokonała więc jego likwidacji. Na potwierdzenie tej czynności sporządzono protokół likwidacyjny.
Objaśnienia do schematu:
1. Pz ‒ przyjęcie zwróconego towaru do magazynu kwota 5000 zł: strona Wn konto 33 ‒ „Towary” (w analityce: Towary z reklamacji) oraz Ma konto 73-1 ‒ „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”.
2. Faktura korygująca ‒ uznanie reklamacji klienta:
a) wartość netto faktury (zmniejszenie) kwota 6000 zł: strona Wn konto 73-0 ‒ „Sprzedaż towarów”,
b) zmniejszenie VAT należnego kwota 1380 zł: strona Wn konto 22-1 ‒ „VAT należny”,
c) wartość brutto faktury (zmniejszenie należności) kwota 7380 zł: strona Ma konto 20 ‒ „Rozrachunki z odbiorcami”.
3. PK ‒ likwidacja towaru nienadającego się do dalszej odsprzedaży na podstawie protokołu kwota 5000 zł: Wn konto 76-1 ‒ „Pozostałe koszty operacyjne” oraz Ma konto 33 ‒ „Towary” (w analityce: Towary z reklamacji).
Podstawa prawna
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.).
