Subskrybuj nas na Youtube
Co grozi jednostce, jeśli były opóźnienia w ujmowaniu na koncie 030 Jak zaksięgować darowiznę środków dydaktycznych dla przedszkola Czy kontrola regionalnej izby obrachunkowej może wykazać błędy w wykazywaniu odsetek.
W referacie księgowości naszej gminy doszło do zaewidencjonowania na koncie 030 wcześniej wyemitowanych przez nią obligacji. W innych przypadkach z opóźnieniem wielu miesięcy ujmowano na tym koncie udziały gminy w spółkach. Finanse gminy z tych powodów jednak nie ucierpiały. Czy może to wykazać kontrola regionalnej izby obrachunkowej?
Odpowiedź na pytanie wymaga odniesienia się m.in. do rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej. Wskazano w nim, że konto 030 („Długoterminowe aktywa finansowe”) służy w szczególności do ewidencji akcji i innych długoterminowych aktywów finansowych, nad którymi jednostka sprawuje kontrolę, o terminie wykupu dłuższym niż rok. Przy czym kontrola ta powinna wynikać w szczególności z przepisów prawa lub z określonego tytułu prawnego. Jak z kolei wynika z ustawy o rachunkowości, aktywa oznaczają kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ do jednostki korzyści ekonomicznych. Natomiast przez zobowiązania rozumie się wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania świadczeń o wiarygodnie określonej wartości, które spowodują wykorzystanie już posiadanych lub przyszłych aktywów jednostki. To rozróżnienie pojęć ma znaczenie w kontekście zadanego pytania.
Skoro mowa o obligacjach (czyli zobowiązaniach), przypomnieć należy, że to papier wartościowy emitowanym w serii, w którym emitent stwierdza, że jest dłużnikiem właściciela obligacji, zwanego obligatariuszem, i zobowiązuje się wobec niego do spełnienia określonego świadczenia. Wynika to z art. 4 ust. 1 ustawy o obligacjach. W sytuacji przedstawionej w pytaniu emitentem jest gmina, więc wskutek emisji stała się zobowiązaną do ich wykupu po określonej cenie. Skoro tak, to obligacje nie mogły być ujmowane na koncie 030, dotyczy ono bowiem aktywów, a nie zobowiązań. Powinny być ujęte na koncie 260 („Zobowiązania finansowe”). Konto 260 służy bowiem do ewidencji zobowiązań zaliczanych do zobowiązań finansowych, z wyjątkiem kredytów bankowych, a w szczególności z tytułu zaciągniętych pożyczek i wyemitowanych instrumentów finansowych.
Co zaś się tyczy aktywów w postaci udziałów gminy w innych spółkach, to konto 030 jest prawidłowe, problem jednak leży gdzie indziej. Mianowicie z dużym prawdopodobieństwem doszło do naruszenia art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości, skoro z opóźnieniem wielu miesięcy ujęto udziały gminy w spółkach. Przepis ów stanowi, że do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie. Warto wspomnieć, że jest to jedna z naczelnych zasad gospodarki finansowej. Zatem wspomniane wielomiesięczne zaniechania stanowi naruszenie ww. regulacji prawnej.
W obu podanych przypadkach można mówić o nieprawidłowościach w zakresie posługiwania się kontem 030. Podane kwestie mogą być przedmiotem zainteresowania regionalnej izby obrachunkowej, do których ustawowych zadań należy kontrola gospodarki finansowej m.in. jednostek samorządu terytorialnego.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1911).
Art. 20 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.).
Art. 4 ust. 1 ustawy z 15 stycznia 2015 r. o obligacjach (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 483).
Przedszkole działające w formie jednostki budżetowej otrzymało jako darowiznę zabawki edukacyjne i gry planszowe, które będą służyły procesowi dydaktyczno-wychowawczemu. W jaki sposób ująć otrzymaną darowiznę w księgach rachunkowych jednostki?
Stosownie do par. 7 rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej środki dydaktyczne służące procesowi dydaktyczno-wychowawczemu realizowanemu w szkołach i placówkach oświatowych – bez względu na wartość mogą być umarzane jednorazowo poprzez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia ich do używania. Użycie w tym przepisie słowa „mogą” oznacza, że to kierownik jednostki w przyjętych zasadach rachunkowości powinien określić przyjęte zasady postępowania. W przypadku przyjęcia, że środki dydaktyczne bez względu na wartość będą uznawane za „Pozostałe środki trwałe” podlegające jednorazowemu umorzeniu, to otrzymana darowizna powinna zostać ujęta na koncie 013 „Pozostałe środki trwałe” w korespondencji z kontem 760 „Pozostałe przychody operacyjne”, na którym ujmuje się m.in. nieodpłatnie otrzymane, w tym w drodze darowizny, aktywa umarzane jednorazowo i rzeczowe aktywa obrotowe.
Wówczas zapisy księgowe związane z otrzymaniem darowizny będą przebiegać w sposób określony poniżej:
1) Przyjęcie środków dydaktycznych:
- Wn konto 013 „Pozostałe środki trwałe”,
- Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”;
2) Jednorazowe umorzenie środków dydaktycznych w miesiącu przyjęcia do użytkowania:
- Wn konto 401 „Zużycie materiałów i energii”,
- Ma konto 072 „Umorzenie pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz zbiorów bibliotecznych”.
W przypadku przyjęcia w zasadach rachunkowości, że środki dydaktyczne o niskiej wartości, np. poniżej 500 zł, będą podlegały wyłącznie ewidencji ilościowej, ich wartość powinna zostać odniesiona bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej w miesiącu oddania do używania. W tym przypadku otrzymanie takich środków dydaktycznych będzie ujęte w ewidencji księgowej jednostki zapisem:
- Wn konto 401 „Zużycie materiałów i energii”,
- Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.
Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2017 r. poz. 1911).
Jestem pracownikiem księgowości w urzędzie miasta. Chcę zapytać o odsetki związane z wadium i zabezpieczeniem należytego wykonania umów. Odsetki te albo nie były zwracane w ogóle, albo zamiast niezwłocznie to po kilku tygodniach od terminów ustawowych. Jak jest z tymi odsetkami. Czy kontrola izby obrachunkowej może wykazać takie błędy?
Ocena prawna wymaga odniesienia się do prawa zamówień publicznych (dalej: p.z.p.). I tak w art. 46 ust. 4 p.z.p. postanowiono, że jeżeli wadium wniesiono w pieniądzu, zamawiający zwraca je wraz z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszty prowadzenia rachunku bankowego oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wskazany przez wykonawcę. Zatem wadium musi być zwrócone z odsetkami ‒ o ile środki te były przechowywane na oprocentowanym rachunku bankowym. Przypomnieć również warto, że w art. 46 ust. 4a i 5 p.z.p. przewidziano sytuacje, w których zamawiający obligatoryjnie zatrzymuje wadium z odsetkami. W ust. 5 wskazano, że zamawiający zatrzymuje wadium wraz z odsetkami, jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, m.in. odmówił podpisania umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w ofercie. Powyższe oznacza, że niedokonanie zwrotu odsetek od kwoty wadium będzie stanowiło ‒ przypadku przechowywania środków wadium na oprocentowanym rachunku bankowym ‒ naruszenie art. 46 ust. 4 p.z.p.
W art. 46 ust. 1 i 1a p.z.p. mowa jest o konieczności niezwłocznego zwrotu wadium, w tym odsetek. Co do sformułowania „niezwłoczność” wypowiedziano się m.in. w uchwale Krajowej Izby Odwoławczej z 5 października 2016 r. (sygn. akt KIO/KD 60/16): „Niewątpliwie termin «niezwłocznie» powinien być interpretowany w kontekście konkretnego stanu faktycznego, co w przypadku nałożonego na zamawiającego w art. 46 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. ‒ Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2164 ze zm.) obowiązku niezwłocznego zwrotu wadium, po wyborze oferty najkorzystniejszej lub unieważnieniu postępowania, oznacza, iż zwrot wadium wykonawcom powinien nastąpić najszybciej jak to możliwe, bez zbędnej zwłoki. W omawianym przypadku przyjąć należy, że obiektywnie możliwy i uznawany za «niezwłoczny» jest termin zwrotu wadium następnego dnia po ustaniu przyczyny jego przetrzymywania”.
Odmiennej oceny wymaga kwestia zwrotu odsetek od zabezpieczenia należytego wykonania umów. Z art. 148 ust. 5 p.z.p. wynika, że jeżeli zabezpieczenie wniesiono w pieniądzu, zamawiający przechowuje je na oprocentowanym rachunku bankowym. Zamawiający zwraca zabezpieczenie wniesione w pieniądzu z odsetkami wynikającymi z umowy rachunku bankowego, na którym było ono przechowywane, pomniejszone o koszt prowadzenia tego rachunku oraz prowizji bankowej za przelew pieniędzy na rachunek bankowy wykonawcy. Istotna różnica ‒ w porównaniu do mechanizmu zwrotu wadium ‒ to ustawowy obowiązek przechowywania tych środków na oprocentowanym rachunku bankowym. Warto wspomnieć, że w odniesieniu do zwrotu zabezpieczenie należytego wykonania w art. 151 p.z.p. przewidziano konkretne terminy, przy czym ustawodawca nie posługuje się tu sformułowaniem „niezwłocznie”, jak przy wadium. We wspomnianym art. 151 wskazano, że zamawiający zwraca zabezpieczenie w terminie 30 dni od dnia wykonania zamówienia i uznania przez zamawiającego za należycie wykonane. Z powyższego wynika więc, że również w przypadku zwrotu tego typu środków po ww. terminach ustawowych dojdzie do naruszenia art. 148 ust. 5 w zw. z art. 151 p.z.p.
W obu przypadkach zaniechania w zakresie zwrotu odsetek wykonawcom będą stanowiły naruszenie prawa zamówień publicznych. Takie naruszenia może wykazać regionalna izba obrachunkowa, której ustawowym zadaniem jest kontrola gospodarki finansowej samorządu.
Podstawa prawna
Art. 46 ust. 1, 1a, 4, 4a, 5, art. 148 ust. 5, art. 151 ustawy z 29 stycznia 2004 r. ‒ Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1579 ze zm.).
Ustawa z 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 561).