Przy umowach najmu instytucjonalnego opodatkowanie przychodów z tytułu najmu po stronie wynajmującego jest jednoznaczne. Umowy te mogą być zawierane wyłącznie przez przedsiębiorców i to tylko tych, którzy prowadzą działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali. Przedsiębiorcy ci będą rozliczać te przychody tak jak inne przychody z prowadzonej działalności gospodarczej. Jak tłumaczy Iwona Osiak z Kancelarii OPC Osiak-Parkowska, Chojecki s.c., przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi i prowadzącymi działalność gospodarczą w zakresie najmu, będą mogli rozliczyć te przychody albo według skali podatkowej albo podatkiem liniowym – w zależności od wybranej dla swojej działalności formy opodatkowania. W przypadku innych przedsiębiorców: osób prawnych, podmiotów nieposiadających osobowości prawnej (na przykład spółek osobowych) przychody te będą podlegać takim zasadom opodatkowania jakie są właściwe dla danego podmiotu.
Inaczej sytuacja wygląda w przypadku najmu okazjonalnego. Umowę tego rodzaju mogą zawrzeć jedynie osoby fizyczne. Mogą to być osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, natomiast nie mogą prowadzić one działalności w zakresie wynajmu mieszkań. W przypadku najmu okazjonalnego, przychody z tego najmu mogą być opodatkowane na zasadach ogólnych według skali podatkowej albo ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, zgodnie z przepisami ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Wybór metody opodatkowania w tym przypadku należy do podatnika (wynajmującego).
Zasady ogólne rozliczania najmu przysługują wszystkim podatnikom, dlatego wybór tej metody nie musi być zgłaszany do urzędu skarbowego. W przypadku zasad ogólnych, opodatkowaniu podlega dochód. Dochód ten jest opodatkowany według skali podatkowej (18% i 32%). Aby ustalić dochód z umowy najmu, od przychodów z tytułu najmu odejmuje się koszty ich uzyskania. Kosztem najmu może być czynsz czy opłaty za media (jeżeli pokrywa je wynajmujący). Do kosztów zaliczyć można również odpisy amortyzacyjne zakupionych środków trwałych do wynajmowanych lokali oraz odpisy amortyzacyjne samego środka trwałego, jakim jest lokal. Jeżeli w roku podatkowym wynajmujący nie osiągnie zysku tylko stratę, może ją rozliczyć na zasadach ogólnych, czyli przez 5 kolejnych lat, w wysokości nieprzekraczającej 50% straty rocznie oraz pod warunkiem, że odliczenie to będzie dotyczyło dochodów uzyskanych z tego samego źródła. Wynajmujący są zobowiązani do wyliczania dochodu oraz należnej zaliczki na podatek dochodowy. Zaliczka podlega wpłacie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu rozliczenia.
W przypadku zamiaru rozliczenia przychodów z najmu w formie ryczałtu, konieczne jest złożenie zawiadomienia o wyborze tej metody właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego, w terminie do 20 stycznia danego roku. Natomiast w przypadku podatników rozpoczynających najem w trakcie roku – złożenie takiej informacji do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskali pierwszy przychód z najmu. Zgodnie z podpisaną przez Prezydenta RP ustawą o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, która zmienia zasady opodatkowania ryczałtem przychodów z najmu (obowiązuje od 1 stycznia 2018 roku), stawka ryczałtu w wysokości 8,5% będzie miała zastosowanie do przychodów z najmu do kwoty 100 000 złotych, a od nadwyżki ponad tę kwotę ryczałt będzie wynosił 12,5% przychodów.
Jak wskazuje Iwona Osiak, w praktyce nowa stawka będzie stosowana od 2019 roku. O stawce opodatkowania ryczałtem najmu w 2019 roku decyduje bowiem suma przychodów z roku 2018.
