Subskrybuj nas na Youtube
Zatrudnialiśmy ponad 60 pracowników. Jednak do czasu liczenia drugiej raty odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych sytuacja uległa zmianie. Kilku pracowników się zwolniło. Czy mamy uwzględnić ten nowy stan zatrudnienia do obliczenia odpisu na ZFŚS? Jakie zapisy wprowadzić w księgach rachunkowych?
Równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń na dany rok kalendarzowy pracodawca przekazuje na wyodrębniony rachunek bankowy zakładowego funduszu świadczeń socjalnych w terminie do 30 września danego roku, z tym że do 31 maja przekazuje pierwszą ratę (tj. kwotę stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisów podstawowych). Przy czym uwaga, te dwa terminy nie dotyczą pracodawcy, który nie miał obowiązku utworzenia ZFŚS – zrobił to na zasadzie dobrowolności.
Kiedy korekta
Zaś 31 grudnia upływa ostateczny termin na dokonanie korekty odpisów. Jednak oczywiście można je zrobić także wcześniej, nawet już do końca września. Warto to zrobić, jeśli ustalimy, że naliczone odpisy różnią się znacznie od rzeczywistej sytuacji. Będzie tak np. wtedy, gdy w trakcie roku wystąpią duże zmiany w stanie zatrudnienia, których pracodawca nie przewidział na początku roku przy planowaniu odpisów, a nie zakłada już innych dużych zmian. Wtedy przekazanie drugiej raty można traktować jako wstępne oszacowanie środków pieniężnych z tytułu corocznego odpisu. Taka sytuacja prawdopodobnie opisana jest w pytaniu. [przykład]
PRZYKŁAD
Sposób obliczania
Pracodawca zatrudniał: 55 pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach, 10 pracowników wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub pracę o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych – dwóch pracowników młodocianych w pierwszym roku nauki.
Ustalił, że odpis podstawowy wynosił 81 336,38 zł
55 x 1185,66 zł = 65 211,30 zł
10 x 1580,89 zł = 15 808,90 zł
2 x 158,09 zł = 316,18 zł
Do 31 maja 2017 r. przekazał 61 002,29 zł (75 proc. równowartości odpisu podstawowego). Pozostałą kwotę 20 334,09 zł miał przekazać do końca września).
Do końca września miał przekazać też zwiększenia dobrowolne 1976,10 zł:
● fundusz na 10 emerytów i rencistów (10 x 197,61 zł zł = 1976,10 zł).
W wakacje dokonano redukcji etatów ze względu na pogorszenie sytuacji finansowej firmy. Zwolniono czterech pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach. We wrześniu pracodawca zatrudniał: 51 pracowników zatrudnionych w normalnych warunkach. Pozostałe stany zatrudnienia nie uległy zmianie. Dokonał obliczeń:
51x 1185,66 zł = 60 468,66 zł
10 x 1580,89 zł = 15 808,90 zł
2 x 158,09 zł = 316,18 zł
Po korekcie odpis podstawowy wynosi 76 593,74 zł. Wcześniej wyliczono 81 336,38 zł. Różnica to 4742,64 zł. Przekazano dotychczas 61 002,29 zł. Dlatego do końca września należy przekazać brakujące 15 591,45 zł odpisu podstawowego (76 593,74 - 61 002,29 zł). Bez zmian pozostaje kwota zwiększeń dobrowolnych 1976,10 zł. Łącznie daje to kwotę 17 567,55 zł.
Większy limit
Ponadto trzeba pamiętać, że od 1 stycznia 2017 r. zwiększono limit zatrudnienia, który zobowiązuje do utworzenia funduszu do co najmniej 50 pełnych etatów. Nadal jednak pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych czy samorządowych zakładów budżetowych tworzą fundusz bez względu na liczbę zatrudnianych osób. Nie mogą też zrezygnować z utworzenia funduszu ani zmieniać jego wysokości. Nadal ZFŚS tworzy się: z corocznego odpisu podstawowego, z dobrowolnych odpisów dodatkowych, ze zwiększeń. Jednak zwiększyła się wysokość podstawy do obliczenia odpisu. [tabela]
Tabela . Wysokość kwot ⒸⓅ
| Lata | 2016 | 2017 | |
| Podstawa naliczania odpisów na ZFŚS | 2917,14 zł | 3161,77 zł | |
| Odpis podstawowy | |||
| Na jednego pracownika | 37,5 proc. | 1093,93 zł | 1185,66 zł |
| Na jednego pracownika wykonującego prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze – w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych | 50 proc. | 1458,57 zł | 1580,89 zł |
| Na jednego młodocianego: | |||
| w pierwszym roku nauki | 5 proc. | 145,86 zł | 158,09 zł |
| w drugim roku nauki | 6 proc. | 175,03 zł | 189,71 zł |
| w trzecim roku nauki | 7 proc. | 204,20 zł | 221,32 zł |
| Fakultatywne zwiększenia odpisu/funduszu | |||
| Na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności, wysokość odpisu można zwiększyć o 6,25 proc. | 182,32 zł | 197,61 zł | |
| Na każdego emeryta i rencistę objętego opieką socjalną zakładu pracy można zwiększyć fundusz o 6,25 proc. | 182,32 zł | 197,61 zł | |
| Można zwiększyć fundusz o 7,5 proc. na każdą osobę, pod warunkiem przeznaczenia całego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego utworzonego przez pracodawcę | 218,79 zł | 237,13 zł | |
Ewidencja w firmie i...
Do ewidencji operacji związanych z ZFŚS służy konto 831 – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Środki na ten cel muszą być gromadzone na odrębnym rachunku bankowym, dlatego ujmuje się je na wyodrębnionym koncie, np. 135 – Rachunek bankowy środków ZFŚS. Odpis roczny na ZFŚS może być rozliczany w czasie na poszczególne miesiące. Można to zrobić przez konto 645 – Rozliczenie międzyokresowe kosztów czynne. Zapisy księgowe związane są z przyjętym przez jednostkę rachunkiem kosztów działalności operacyjnej. Ewidencja zdarzeń związanych z tworzeniem ZFŚS i dokonywaniem odpisów, gdy jednostka prowadzi jedynie ewidencję kosztów na kontach zespołu 4, może przebiegać następująco. Po pierwsze, samo naliczenie odpisu podstawowego przebiega: strona Wn konta 440 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 831. Następnie księgujemy zarachowanie odpisu do rozliczenia w czasie: strona Wn konta 645 – Rozliczenie międzyokresowe kosztów, strona Ma konta 490 – Rozliczenie kosztów. Później odpis miesięczny w koszty: strona Wn konta 490, strona Ma konta 645. Zaś sam przelew środków z rachunku bankowego na rachunek środków z ZFŚS ujmujemy odpowiednio do 31 maja i do 30 września: strona Wn konta 135, strona Ma konta 130 – Rachunek bankowy.
Warto pamiętać, że jednostka prowadząca ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 lub w zespole 4 i 5 może stosować uproszczenie w ewidencji kosztów rozliczanych w czasie, o ile nie wpływa to istotnie na rzetelny i jasny obraz jednostki. Ujmuje koszty bezpośrednio na koncie 645 – Rozliczenie międzyokresowe kosztów.
...w jednostce budżetowej
Ewidencja księgowa ZFŚS w jednostce budżetowej powinna być prowadzona na kontach: 851 – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych i 135 – Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia. Księgowania powinny przebiegać następująco:
1. Naliczenie odpisu na ZFŚS: strona Wn konta 405 – Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia, strona Ma konta 240 – Pozostałe rozrachunki (rozliczenie ZFŚS).
2. Odprowadzenie odpisu z rachunku podstawowego na rachunek ZFŚS: (75 proc. do 31 maja, pozostała część do 30 września) strona Wn konta 240 – Pozostałe rozrachunki (rozliczenie ZFŚS), strona Ma konta 130 – Rachunek bieżący jednostki.
3. Wyciąg bankowy rachunku socjalnego (środki wpłynęły): strona Wn konta 135 – Rachunek środków funduszy specjalnego przeznaczenia (ZFŚS), strona Ma konta 851 – Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych.
Podstawa prawna
Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 800 ze zm.).
Obwieszczenie prezesa GUS z 18 lutego 2013 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2012 r. i w drugim półroczu 2012 r. (M.P. poz. 107).
Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.).
