Niuanse wdrożenia systemu SAP: dodatkowe korzyści dla firm

Działy IT, jako kluczowi architekci i realizatorzy tej zmiany, muszą posiadać dogłębną wiedzę na temat metodyki, wyzwań i nowoczesnych narzędzi wspierających skuteczne przeprowadzenie wdrożenia. Sukces w dużej mierze zależy od świadomego wyboru podejścia i zdolności do zarządzania zmianą.

Historycznie projekty wdrożeniowe systemów klasy ERP w modelu greenfield (czyli od zera) charakteryzowały się podejściem rozpoczynającym się od „białej kartki".

– Oznaczało to konieczność modelowania docelowych procesów, szczegółowe omawianie każdego kroku i tworzenie obszernych dokumentacji koncepcyjnych. Choć to podejście zapewniało maksymalne dostosowanie do specyfiki firmy, było niezwykle czasochłonne i wymagało ogromnego zaangażowania kluczowych zasobów biznesowych – mówi Beata Niemiec-Siwek, menedżer ds. presales w All for One, firmie, która jest liderem rynku usług SAP w Polsce.

Nowe podejście ułatwia wdrożenie systemu

Współczesne wdrożenia SAP S/4HANA opierają się na metodyce SAP Activate, która czerpie garściami z podejść zwinnych, łącząc je z prekonfigurowanymi procesami. Metodyka ta umożliwia znaczne skrócenie etapu koncepcyjnego poprzez wykorzystanie SAP Best Practices.

Są to zbiory kilkuset wzorcowych, prekonfigurowanych procesów biznesowych, które zostały opracowane na bazie doświadczeń zgromadzonych podczas ponad 440 tysięcy wdrożeń u klientów SAP w 180 różnych branżach.

– Dział IT, zamiast projektować każdy proces od podstaw, korzysta z puli sprawdzonych, optymalnych rozwiązań, zyskując dostęp do najlepszych praktyk w zakresie m.in. logistyki, finansów czy produkcji – podkreśla Beata Niemiec-Siwek.

Takie podejście sprawia, że wdrożenia greenfield mogą być prowadzone w sposób zbliżony do projektów typu rollout (rozszerzających działający system), tyle że wzorcem stają się nie wewnętrzne procesy korporacyjne, lecz globalny standard rynkowy SAP. Dzięki temu też zespół projektowy ma możliwość zapoznania się z rzeczywistymi procesami na systemach demonstracyjnych już na bardzo wczesnym etapie, co jest kluczowe dla szybkiego uruchomienia projektu.

Fazy w metodyce SAP Activate

Metodyka SAP Activate dzieli proces wdrożenia na sześć ściśle określonych faz, z których każda ma swoje strategiczne znaczenie dla działów IT:

Discover: Faza skupiona na eksploracji i zrozumieniu potencjału nowego systemu. Dział IT, wspierając biznes, korzysta z systemów demonstracyjnych, aby określić, w jaki sposób funkcjonalności SAP S/4HANA mogą wspierać i optymalizować bieżące operacje. To czas na wstępne oszacowanie zakresu i korzyści.

Prepare: Formalne planowanie i inicjacja projektu. W tej fazie finalizowane są harmonogramy, alokowane zasoby IT, powoływany jest zespół projektowy i następuje spotkanie kick-off, oficjalnie rozpoczynające projekt.

Explore: Kluczowa faza dla definicji rozwiązania, realizowana w oparciu o analizę Fit-to-Standard. Zespół projektowy weryfikuje wzorcowe procesy SAP Best Practices pod kątem ich dopasowania do wymagań biznesowych firmy. Celem jest minimalizacja dostosowań, co bezpośrednio wpływa na obniżenie przyszłych kosztów utrzymania i aktualizacji systemu.

Realize: Faza implementacji. Obejmuje przyrostowe dostarczanie docelowego rozwiązania zgodnie z ustaleniami z fazy Explore. Dział IT i konsultanci pracują nad konfiguracją, migracją danych i intensywnym testowaniem. Na tym etapie również przygotowywane są szczegółowe procedury startu produkcyjnego.

Deploy: Faza uruchomienia produkcyjnego systemu, czyli moment przełączenia organizacji na nową platformę. Wymaga to ścisłej koordynacji działań technicznych, w tym finalnej migracji danych i wsparcia dla użytkowników w pierwszych dniach pracy.

Run: Faza po uruchomieniu, koncentrująca się na optymalizacji i automatyzacji rozwiązania. Jest to ciągły proces doskonalenia, mający na celu jak najlepsze wspieranie dynamicznie zmieniającego się biznesu.

Wyzwanie analizy Fit-to-Standard i zmiana podejścia

Centralny punkt kluczowej fazy Explore, analiza Fit-to-Standard, jest to proces, który przypomina analizę Fit & Gap znaną z projektów rollout, z tą różnicą, że podstawą jest zbiór procesów SAP Best Practices. Podczas specjalnych warsztatów zespół wdrożeniowy przechodzi przez każdy proces, raport, wydruk czy interfejs standardowy i identyfikuje niezbędne dostosowania, które trafiają do tzw. backlogu.

Wdrożenie oparte na wzorcach, choć przyspiesza proces i dostarcza optymalnych rozwiązań, stawia przed organizacją, w tym przed działem IT, jedno z największych wyzwań – konieczność zmiany mindsetu. Zamiast skupiać się na projektowaniu każdego procesu od nowa, energia zostaje przekierowana na identyfikację tych funkcji i procesów, które stanowią o faktycznej przewadze konkurencyjnej firmy i wymagają unikatowego odwzorowania w systemie.

Powoduje to, że osoby odpowiedzialne za procesy standardowe muszą dostosować się do nowych wytycznych, akceptując zmianę.
– Obawy przed dostosowaniem do standardu tam, gdzie jest to możliwe, przesłaniają rzeczywistą potrzebę stworzenia nowych, dedykowanych rozwiązań wspierających sytuacje niestandardowe – tłumaczy Beata Niemiec-Siwek.

Z tego powodu metodyka SAP Activate już od fazy Discover kładzie nacisk na działania w ramach OCM (Organizational Change Management).
– Odpowiednia komunikacja, usuwanie barier organizacyjnych i budowanie pozytywnej atmosfery wokół projektu są kluczowe, aby organizacja mogła w pełni zaabsorbować nowe rozwiązanie i zapewnić sukces transformacji – wyjaśnia przedstawicielka All for One.

Podsumowując, wdrożenie SAP S/4HANA jest maratonem, a nie sprintem. Dla działów IT oznacza to nie tylko techniczną implementację, ale również pełnienie roli katalizatora zmiany. Wykorzystanie metodyki SAP Activate i gotowych wzorców Best Practices pozwala na zminimalizowanie ryzyka, skrócenie czasu projektu i co najważniejsze, wdrożenie systemu opartego na globalnie sprawdzonych, optymalnych praktykach rynkowych.