Przełom w analityce. Narzędzia dla działów finansów i sprzedaży

– Dzisiaj nie da się efektywnie zarządzać organizacją, czyli podejmować efektywne decyzje, bez analizy danych, bez analizy wskaźników KPI, bez interpretacji informacji – podkreśla Mirosława Żurek, liderka Zespołu Zarządzania Efektywnością Organizacji w All for One, będącym liderem rynku usług SAP w Polsce.

Dlatego SAP oferuje rozbudowane narzędzia analityczne i do raportowania, dostępne na różnych poziomach.
– Tradycyjne systemy transakcyjne wymagały do przeprowadzenia analizy danych z zewnętrznych hurtowni danych bądź narzędzi analitycznych. W systemie SAP S/4HANA Public Cloud idziemy krok dalej. Te dodatkowe systemy są zastąpione wbudowaną analityką – tłumaczy Mirosława Żurek.

Raporty od ręki i natychmiastowe decyzje

Podstawową korzyścią jest w tym rozwiązaniu brak opóźnień. W klasycznym podejściu dane w hurtowni muszą być odświeżane. Najczęściej odbywa się to raz dziennie, w godzinach nocnych, co oznacza, że tak naprawdę raportujemy czy analizujemy dane z wczoraj. W systemie S/4HANA Cloud Public Edition powstają raporty na bazie zawsze aktualnych danych.

To, po pierwsze, skraca czas podejmowania decyzji. Po drugie, dzięki temu, że raportowanie odbywa się bezpośrednio w systemie transakcyjnym, można od razu realizować podjęte decyzje. Przeglądający raport, po analizie danych, ma dostęp bezpośrednio do konkretnych transakcji, funkcji i operacji, które są w kręgu jego zainteresowań.
– Wyobraźmy sobie analityka, który analizując wiekowanie należności, stwierdził, że jeden z odbiorców zbyt długo zalega ze spłatą zaległej faktury. W SAP S/4HANA Cloud może bardzo szybko z poziomu raportu przejść do wysłania monitu takiemu właśnie odbiorcy. A analizując na przykład stan zapasów w naszych składach, możemy zorientować się, że któregoś surowca nam brakuje, i w związku z tym od razu wysłać odpowiednie zamówienie w celu jego nabycia – podaje przykłady ekspertka z All for One.

Dostęp do narzędzi analitycznych w systemie S/4HANA Cloud Public Edition może mieć każdy w firmie, kto tego potrzebuje – pracownicy działu finansowego, kontrolingu, przedstawiciele handlowi, magazynierzy i oczywiście zarząd.

Skrojone pod użytkownika

Co również ważne, z jednej strony S/4HANA Cloud udostępnia mechanizm, który pozwala tworzyć raporty własne, zgodnie z preferencjami użytkowników. Z drugiej proponuje szeroki zakres gotowych raportów dostępnych od ręki. Aby po nie sięgnąć, wystarczy przypisać odpowiednią rolę do danego użytkownika systemu.

Samo raportowanie jest tylko częścią pracy każdego analityka. Dlatego S/4HANA posiada wbudowany SAP Analytics Cloud. To system chmurowy, który służy nie tylko raportowaniu, ale także planowaniu czy predykcji.
– Warto zwrócić uwagę, że umożliwia on tworzenie dashboardów, czyli kokpitów zarządczych z zestawem wszystkich potrzebnych funkcji i raportów. Wiele tych dashboardów jest już predefiniowanych, czyli niepotrzebne są żadne dodatkowe wdrożenia – dodaje Mirosława Żurek.

Wbudowanie narzędzi analitycznych bezpośrednio do systemu SAP S/4HANA Cloud w wersji chmury publicznej pozwala też korzystać z dostępnych narzędzi opartych na sztucznej inteligencji. Dzięki temu można znacznie ułatwić na przykład planowanie popytu, optymalizować zapasy czy też szybko szukać określonych wzorców występujących w danych transakcyjnych.

Przykład z życia: kiedy procesy biznesowe stają się wyjątkowo złożone

Jak mówi Mirosława Żurek, analityka wbudowana w system S/4HANA Cloud spełni oczekiwania znakomitej części współczesnych przedsiębiorstw. Ale z pewnością nie wszystkich. Te z bardzo złożonymi procesami biznesowymi mogą oczekiwać bardziej zaawansowanych narzędzi analitycznych, korzystających z zewnętrznych hurtowni danych. SAP ma również takie rozwiązania. Zostały one m.in. wdrożone przez All for One w Polpharma Biologics, jednej z największych polskich spółek biotechnologicznych.
– W Polpharma Biologics głównym oczekiwaniem biznesu była możliwość przetworzenia i prezentacji danych z systemu SAP w formie łatwo dostępnych i czytelnych raportów – mówi Kamila Sitkiewicz, IT Project Manager w Polpharma Biologics.

Firma, mając już system SAP S/4HANA, dołączyła więc do niego rozbudowane narzędzia analityczne SAP Business Data Cloud– SAP Analytics Cloud i SAP Datasphere. Komponent SAP Analytics Cloud umożliwia wizualizację danych za pomocą tabel, wykresów i map, tworzenie interaktywnych dashboardów czy definiowanie własnych obiektów raportowych i zarządzanie nimi. Jest też podstawowym narzędziem w rodzinie produktów SAP umożliwiającym elastyczne planowanie, symulacje, prognozy oraz weryfikację kosztów i przychodów wszystkich aspektów działalności organizacji.

Środowisko SAP Datasphere z kolei umożliwia integrację, łączenie, przetwarzanie danych z różnych systemów źródłowych (on-premise i chmurowych), także w trybie remote w intuicyjnym graficznym interfejsie.
Dzięki tym narzędziom w Polpharma Biologics udało się m.in. stworzyć intuicyjne rozwiązania do analizy odchyleń produkcyjnych, statusów produkcyjnych, zakupów i planowania inwestycji.

W tym ostatnim przypadku celem było np. optymalne i komfortowe planowanie i monitorowanie wykorzystania budżetu IT z uwzględnieniem podziału na projekty (WBS), zespoły i zamówienia. Istotna tutaj była m.in. możliwość przeglądania planów w różnych walutach (PLN, EUR, USD) i oczywiście wprowadzania nowych planów w tych walutach z uwzględnieniem kursu budżetowego.

Przygotowane rozwiązanie pozwala np. na zwiększanie planu projektu o zadaną wartość i dystrybucję środków zgodnie z określonymi parametrami (m.in. proporcjonalnie po kwartałach lub wg zdefiniowanych wag).
Natomiast aby utworzyć nowy projekt, najłatwiej to zrobić za pomocą opcji pop out, gdzie definiujemy go wraz z właściwościami. Następnie wprowadzamy dane: konto, na którym ma być zaplanowana wartość, dostawcę i kwotę roczną, która domyślnie zostanie proporcjonalnie rozbita na kwartały.
Po opublikowaniu danych następnie można je przeglądać już na raporcie, wraz z danymi rzeczywistymi.

MK