System SAP S/4HANA wspiera zarządzanie finansami

Dla pracowników działów finansowych już pierwsze kontakty z systemem SAP S/4HANA w wersji chmurowej mogą być przyjemnym zaskoczeniem. Jednym z fundamentalnych jego atutów jest bowiem możliwość oparcia się na gotowych, prekonfigurowanych procesach. W przeciwieństwie do tradycyjnych wdrożeń on-premise, które często wymagały budowania systemu od zera, wersja chmurowa radykalnie skraca cały proces. Finansiści, którzy często oczekują szybkich rezultatów, docenią z pewnością taki model implementacji.

– W przypadku S/4HANA Cloud opieramy się głównie na prekonfigurowanych procesach z pakietu Best Practices, co przekłada się na dużo szybsze wdrożenie. Przygotowanie systemu do testów zajmuje dosłownie kilka dni – mówi Jan Chmielewski z All for One, konsultant z 7-letnim doświadczeniem we wspieraniu zarządzania finansami za pomocą rozwiązań SAP.

Oznacza to ograniczenie kosztów i umożliwia natychmiastowe skorzystanie ze sprawdzonych, standardowych procesów finansowych, minimalizując ryzyko błędów projektowych. Wdrożenia stają się bardziej przewidywalne i koncentrują się na adaptacji procesów klienta do optymalnych globalnych standardów, a nie na żmudnej, czasochłonnej konfiguracji każdego elementu od podstaw.

Płynność finansowa pod kontrolą

W obliczu globalnych zawirowań monitorowanie i zarządzanie płynnością finansową stało się absolutnym priorytetem w każdej organizacji. SAP S/4HANA odpowiada na tę potrzebę, oferując zaawansowane narzędzia do zarządzania finansami (Treasury Management).
System zapewnia zarządzającym lepszy wgląd w sytuację finansową firmy. Jest w stanie również prognozować status przedsiębiorstwa. Kluczowym elementem jest wykorzystanie sztucznej inteligencji.
– Pozwala to na analizę zdarzeń nie tylko historycznych, czyli opartych na danych, ale również możemy popatrzeć w przyszłość, w perspektywie kilku dni, ale również kilku miesięcy do przodu – podkreśla Andrzej Kuś, biznes architekt z SAP Polska.

AI wbudowana w system SAP S/4HANA Cloud może także modelować scenariusze „co by było, gdyby", co jest nieocenione w planowaniu strategicznym i zarządzaniu ryzykiem. Dodatkowo system wspiera analizę płynności nie tylko na poziomie pojedynczej spółki, lecz całej grupy kapitałowej, dając skonsolidowany obraz treasury w czasie rzeczywistym, co jest niezbędne do optymalizacji zarządzania gotówką w dużej skali.

Zaawansowane zarządzanie rozrachunkami i windykacją

Krytyczny aspektem płynności są rozrachunki z klientami. S/4HANA udostępnia finansistom narzędzia, które zamieniają procesy windykacyjne z reaktywnych na proaktywne i zautomatyzowane, minimalizując w ten sposób ryzyko opóźnionych płatności. Zamiast żmudnej pracy na plikach Excel, finansiści otrzymują intuicyjne dashboardy, które wizualizują stan rozliczeń. Jak podkreśla Jan Chmielewski, graficzne prezentacje danych są wysoko cenione przez użytkowników systemu SAP S/4HANA Cloud. Poza tym możliwość filtrowania danych według spółki lub całej grupy kapitałowej zapewnia błyskawiczny dostęp do kluczowych wskaźników należności, co przyspiesza identyfikację dłużników i podejmowanie działań naprawczych. System pozwala także na automatyczne wysyłanie przypomnień o płatności.
Znacznym usprawnieniem – szczególnie w dużych firmach – jest też narzędzie Dispute Management.

Dzięki niemu wszystkie informacje dotyczące działań podjętych w celu uzyskania płatności, komunikacja z klientem i status sporu są skonsolidowane w jednym miejscu, eliminując potrzebę posługiwania się wieloma plikami Excel i zapewniając ciągłość komunikacji między pracownikami działu należności.

Zgodność prawna i ograniczenie ryzyka

Wielonarodowe grupy kapitałowe, ale i firmy planujące ekspansję zagraniczną muszą działać zgodnie z lokalnymi przepisami podatkowymi i sprawozdawczymi. SAP S/4HANA Public Cloud to ułatwia.
– Obecnie SAP dostarcza lokalizacje dla ponad 70 krajów – podkreśla Andrzej Kuś.

Dla polskich finansistów niezwykle istotna jest lokalna specyfika, w tym np. obsługa JPK (Jednolitego Pliku Kontrolnego) lub zgodność z nadchodzącym KSeF (Krajowy System e-Faktur). Obsługa procesów związanych z tymi regulacjami w SAP S/4HANA Public Cloud nie jest problemem.
– Te funkcjonalności są tak naprawdę gotowe i czekają na nas w systemie – wyjaśnia Jan Chmielewski.

Automatyczne generowanie pliku JPK jest możliwe praktycznie natychmiast po zasileniu systemu danymi, co jest znacznym ułatwieniem i minimalizuje ryzyko kar związanych z nieprawidłowym raportowaniem do urzędu skarbowego. Inwestycja w globalny system, który dba o lokalne regulacje, staje się zatem jednocześnie inwestycją w bezpieczeństwo prawne i spokój pracowników działów księgowo-finansowych.

Podsumowując, system SAP S/4HANA dostarcza w praktyce finansistom w firmach nowoczesną platformę cyfrowej transformacji opartą na co najmniej kilku filarach. To szybkie wdrożenie dzięki Best Practices, zaawansowana analityka z AI i prognozowaniem wspierająca płynność, rozrachunki i windykację oraz zgodność prawna w skali globalnej. Wszystkie te rozwiązania pozwalają działom finansowym skupić się na strategicznej analizie i wspieraniu rozwoju biznesu, zamiast na czasochłonnych czynnościach operacyjnych.

MK