Dobry ERP poradzi sobie praktycznie z każdym wyzwaniem

Polski krajobraz biznesowy jest bardzo urozmaicony. Firmy łączy jednak potrzeba centralnego, stabilnego i elastycznego systemu ERP, który jest w stanie zaadaptować się do ich potrzeb.

Komunikacja z systemem Ministerstwa Finansów

Potrzeba wdrożenia systemu ERP pojawiła się niedawno również w Air BP Aramco Poland, spółce joint venture działającej w wysoce regulowanej i specyficznej branży paliwowo-lotniczej.

– Nasza działalność łączy cechy firm logistycznych, paliwowych i technologicznych. Potrzebujemy rozwiązań, które są jednocześnie stabilne i elastyczne – mówi Maciej Kowalski, prezes zarządu Air BP Aramco Poland.

Spółka sięgnęła więc po rozwiązanie szyte na miarę, zbudowane na bazie systemu SAP S/4HANA w modelu Private Cloud. Głównym powodem była krytyczna konieczność obsłużenia unikatowej i skomplikowanej matrycy procesów biznesowych, której nie są w stanie sprostać standardowe systemy ERP.

W Air BP Aramco dotyczyły one przede wszystkim obrotu wyrobami akcyzowymi oraz specyficznej logistyki na lotniskach. W zakresie obsługi akcyzy i EMCS (Excise Movement and Control System) konieczne było stworzenie dedykowanego kokpitu akcyzowego, który na bieżąco monitoruje każdy zakup, sprzedaż lub transport paliwa i wymienia komunikaty eDD (elektroniczne dokumenty dostawy) z systemem Ministerstwa Finansów.

Drugim krytycznym procesem była sprzedaż mobilna i kalkulacja cen. Tankowanie samolotów na lotniskach jest realizowane za pomocą aplikacji mobilnych Fiori na tabletach. Aplikacja ta w czasie rzeczywistym rejestruje wydanie paliwa, a proces księgowania wymaga uwzględnienia i kalkulacji nietypowych parametrów fizycznych (takich jak waga, temperatura i gęstość paliwa).

To nie wszystko. Wymiana danych handlowych z kluczowymi partnerami biznesowymi odbywa się w Air BP Aramco Poland z wykorzystaniem kilkunastu interfejsów opartych na SAP BTP Integration Solution.

SAP to wszystko spiął w sprawnie działające rozwiązanie. A tempo jego budowy było imponujące. Pierwsze działania zaczęły się w lutym 2024 r., a już w noc sylwestrową, po wgraniu bilansu otwarcia, ruszyła obsługa pierwszych tankowań w systemie.

Ogromny pik sprzedaży

SAP sprawdził się też w Wydawnictwach Szkolnych i Pedagogicznych (WSiP). Zarząd spółki chciał mieć narzędzie do opanowania bardzo wymagającej logistyki. Każdego roku z magazynu wysyłanych jest blisko 5 milionów podręczników, z czego większość musi dotrzeć do klientów przed 1 września. Ten szczyt wysyłkowy, skumulowany w ciągu zaledwie trzech letnich miesięcy, wymagał implementacji systemu SAP S/4HANA z dedykowanym systemem zarządzania magazynem SAP EWM.

Dzięki temu zautomatyzowano procesy, które wcześniej były często wykonywane ręcznie lub z użyciem niezintegrowanych systemów. Nawet kilkunastokrotnie skrócono ścieżkę pickingu (kompletowania zamówień) w szczycie sezonu.

Wprowadzono też np. optymalizację dostaw do szkół, czyli multipaczkę. W celu redukcji kosztów dystrybucji to opakowanie zbiorcze zawiera oddzielne zamówienia dla kilku nauczycieli z jednej szkoły. Zaimplementowano ponadto wysyłkę depozytową (opóźnioną w czasie), aby rozłożyć obciążenie magazynu i zagwarantować terminowość dostaw dotowanych podręczników przed 1 września.

Praktycznych rozwiązań w spółce WSiP system SAP zaoferował jeszcze więcej. Finalnie skutecznie rozładowano sezonowe piki i zagwarantowano lepszą terminowość dostaw.

Zmniejszyć dług technologiczny

Inne potrzeby miała spółka budowlana Duna Polska. Kluczowym powodem wdrożenia nowego systemu ERP była chęć pozbycia się długu technologicznego i zapewnienie stałego dostępu do najnowszych innowacji.

Wybrany został system SAP S/4HANA Cloud Public Edition, a więc oferowany w chmurze publicznej w modelu SaaS (Software as a Service). Opiera się on na zbiorze SAP Best Practices. Oznacza to, że system dostarcza gotowe, zoptymalizowane procesy, które są sprawdzone na rynku globalnym.

– Zbiór Best Practices to portfolio z pakietami rozwiązań, z których klienci mogą wybrać i wdrożyć gotowe, sprawdzone i działające opcje. Firmy korzystające z tego narzędzia mogą liczyć na aktualizacje dwa razy w roku – tłumaczy Alena Sysoi, Accelerated Sales Engagement Senior Specialist w SAP CEE.

W wypadku firmy Duna wykorzystanie tych wzorców skróciło czas wdrożenia (planowany na zaledwie 11 miesięcy), obniżyło koszty i zminimalizowało ryzyko projektowe. Poza tym – co ważniejsze – dług technologiczny został w firmie wyeliminowany. Regularne i automatyczne aktualizacje podniosły poziom cyberbezpieczeństwa. Koszty utrzymania systemu IT stały się w pełni przewidywalne dzięki modelowi subskrypcyjnemu.

Stabilny fundament rozwoju

Po system SAP S/4HANA w chmurze publicznej sięgnęła też spółka Polskie Elektrownie Jądrowe (PEJ), odpowiadająca za budowę pierwszej w kraju siłowni jądrowej. Szczególnie zależało jej na jak największym skróceniu czasu implementacji oraz natychmiastowym korzystaniu z innowacyjnych funkcjonalności. Firma szukała nowoczesnego i bezpiecznego fundamentu IT. Wybór chmury publicznej był podyktowany pozytywnym nastawieniem do takiego rozwiązania przy jednoczesnym obniżeniu kosztów eksploatacji.
– Wdrożony system daje stabilną podstawę do rozwoju, a innowacyjność wynikająca z nowego modelu public cloud pozwoli w nowoczesny sposób zarządzać spółką – mówi Wojciech Rosiński, dyrektor pionu finansowego w Polskich Elektrowniach Jądrowych.

System SAP S/4HANA w chmurze publicznej został wdrożony w kilka miesięcy – ekstremalnie szybko. Wynikało to bezpośrednio z przyjęcia rygorystycznych założeń modelu chmurowego. S/4HANA Cloud oferuje ponad 600 modelowych procesów zarządczych, a PEJ zdecydowało się na Zero Change Approach, czyli daleko idącą akceptację procesów predefiniowanych w systemie i ograniczenie zmian do niezbędnego minimum.
Dzięki warsztatom Fit-to-Standard użytkownicy w PEJ od samego początku widzieli działający system, co znacznie ułatwiło komunikację i zrozumienie funkcjonalności.

Decyzje związane z wdrożeniem systemu ERP są zawsze wielopłaszczyznowe, podyktowane unikatową kombinacją wyzwań, ambicji rozwojowych i wymogów regulacyjnych. Powinny pozwolić osiągnąć kluczowe cele przedsiębiorstwa – na przykład obsłużyć złożone i nietypowe procesy, przyspieszyć je, podnieść bezpieczeństwo, zlikwidować dług technologiczny lub ułatwić rozwój firmy i komunikację z jej partnerami. Użytkownicy systemu mają prawo oczekiwać zaspokojenia wszystkich tych potrzeb.

MK