Warto przyjrzeć się tej kwestii, zanim dojdzie do sprzedaży. Może się bowiem okazać, że okolicznościowy upominek dla zatrudnionego, np. z okazji jubileuszu pracy, lub zakup przez niego towarów w sklepiku firmowym skutkuje obowiązkiem instalacji kasy fiskalnej
Sprzedaż towarów i usług na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej oraz na rzecz rolników ryczałtowych, co do zasady podlega ewidencjonowaniu za pomocą kasy fiskalnej.
Ustawodawca wprowadził jednak wiele wyjątków od tej zasady (zwolnień przedmiotowych i podmiotowych), które na podstawie obecnie obowiązujących przepisów mogą być stosowane do 31 grudnia 2016 r. (i prawdopodobnie zostaną przedłużone na kolejne lata). Wśród tych wyjątków ustawodawca przewidział jedną główną zasadę zwalniającą świadczenia na rzecz pracowników z obowiązku rejestrowania za pomocą kasy fiskalnej. Jednak również od tej zasady wprowadzono wyłączenia, na które warto zwrócić uwagę przy określaniu konsekwencji na gruncie VAT.
W jakich przypadkach
Rozporządzenie ministra finansów z 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (dalej: rozporządzenie) wskazuje grupę towarów i usług, dla których zwolnienie dotyczące dostawy przez pracodawcę na rzecz swoich pracowników nie ma zastosowania. Pracodawca ma w przypadku ich dostawy bezwzględny obowiązek rejestrowania sprzedaży tych towarów lub usług na kasie fiskalnej. Do tych świadczeń zaliczamy:
- gaz płynny oraz wyroby przeznaczone do użycia jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych,
- wyroby tytoniowe (sklasyfikowane pod PKWiU 12.00), napoje alkoholowe o zawartości alkoholu powyżej 1,2 proc. oraz napoje alkoholowe będące mieszanką piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5 proc.,
- perfumy i wody toaletowe (sklasyfikowane pod PKWiU 20.42.11.0),
- grupę usług, m.in. opiekę medyczną, usługi związane z wyżywieniem, które są przez pracodawcę świadczone we własnym zakresie (nienabywane od podmiotów zewnętrznych).
Nawet nieodpłatne przekazanie przez pracodawcę na rzecz jego pracowników niektórych typów towarów lub wyświadczenie usług z wymienionej powyżej grupy będzie skutkowało dla pracodawcy obowiązkiem instalacji kasy fiskalnej.
Nie tak trudno o przykłady
Już sfinansowanie pracownikowi kosztu paliwa do samochodu, który wykorzystuje on m.in. do celów prywatnych, może rodzić obowiązek instalacji kasy fiskalnej przez pracodawcę. Dzieje się tak np. w sytuacji, gdy pracodawca przekazuje pracownikowi do używania samochód służbowy, umożliwiając mu jednocześnie jego wykorzystywanie do celów osobistych i pokrywając wszelkie wydatki z tym związane. Jeżeli pracodawca finansuje pracownikowi zakup paliwa do wykorzystania w ramach jazd prywatnych, dochodzi do nieodpłatnego wydania paliwa, które podlega ewidencjonowaniu za pomocą kasy fiskalnej.
Warto również pamiętać, że osoby potocznie nazywane pracownikami, ale współpracujące z podmiotem np. na podstawie umowy-zlecenia lub o dzieło, nie są ani na gruncie przepisów rozporządzenia, ani przepisów ustawy o VAT traktowane na równi z pracownikami. Dla podatnika – zleceniodawcy takie współpracujące osoby będą osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej, niebędącymi pracownikami. W takiej sytuacji każde świadczenie na ich rzecz będzie co do zasady podlegało ewidencjonowaniu za pomocą kasy fiskalnej.
Bez nabycia usług od podmiotów trzecich
W rozporządzeniu znajduje się również wiele usług, których świadczenie na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych obliguje do rejestrowania za pomocą kasy fiskalnej. W przypadku świadczenia tych usług przez pracodawcę na rzecz pracowników ustawodawca przewidział możliwość zastosowania zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania, ale w ściśle określonym przypadku – gdy usługi zostały nabyte przez pracodawcę, a następnie odsprzedane pracownikowi.
Oznacza to, że w przypadku gdy pracodawca sam świadczy wymienione w rozporządzeniu usługi przy wykorzystaniu własnych zasobów, np. opieki zdrowotnej, dentystyczne, a nie nabywa ich od podmiotów trzecich, zobowiązany jest do ewidencjonowania sprzedaży na rzecz pracowników za pomocą kasy fiskalnej. Stanowisko to potwierdza minister finansów w wydawanych interpretacjach indywidualnych (np. interpretacja indywidualna dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 26 sierpnia 2015 r., nr IPPP2/4512-743/15-2/DG).
Konieczna kontynuacja
Zgodnie z rozporządzeniem podatnik, który w przeszłości ewidencjonował sprzedaż na rzecz swoich pracowników za pomocą kasy fiskalnej (choćby jednorazowo lub omyłkowo), jest zobowiązany do kontynuowania tego ewidencjonowania. Potencjalnie istnieje możliwość wyłączenia tego obowiązku poprzez skorzystanie z innego zwolnienia przewidzianego w załączniku do rozporządzenia. Chodzi np. o świadczenie usług na rzecz pracownika, jeżeli pracodawca otrzyma od pracownika zapłatę za wykonaną usługę w całości na rachunek bankowy, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie będzie wynikać, jakich konkretnych usług dotyczy ta płatność. Możliwość zastosowania tego wyłączenia nie wynika wprost z przepisów, dlatego jego bezpieczne podatkowo zastosowanie wymagałoby zabezpieczenia w drodze interpretacji indywidualnej.
Sankcje
W przypadku gdy urząd skarbowy lub organ kontroli skarbowej stwierdzi, że podatnik miał obowiązek ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej, lecz tego obowiązku nie dopełnił, może nałożyć na podatnika dodatkowe zobowiązanie podatkowe wynoszące 30 proc. kwoty podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. W stosunku do podatników, na których została już z tego tytułu nałożona kara za wykroczenie skarbowe albo za przestępstwo skarbowe, nie nakłada się dodatkowego zobowiązania podatkowego.
Podsumowanie
Przed wydaniem pracownikowi towarów lub sfinansowaniem usług warto sprawdzić, do jakiej kategorii należą te świadczenia, tak aby nie narazić się na sankcje finansowe lub karno-skarbowe. Nawet najbardziej prozaiczne czynności, np. sfinansowanie obiadu pracownikowi w kantynie prowadzonej przez pracodawcę przy wykorzystaniu własnych zasobów, może już rodzić obowiązek ewidencjonowania tej sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Ustalenie, czy sprzedaż towarów lub usług przez pracodawcę na rzecz swoich pracowników powinna być ewidencjonowana przy zastosowaniu kasy fiskalnej, uchroni podatnika przed ewentualnymi sporami z organami podatkowymi. Dlatego też bardzo istotne jest szczegółowe przeanalizowanie stanu faktycznego i w razie wątpliwości wystąpienie z wnioskiem o interpretację indywidualną.
Podstawa prawna
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 710).
Rozporządzenie ministra finansów z 4 listopada 2014 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. z 2014 r. poz. 1544).