Rysunek 1 przedstawia prostą tabelę, która została stworzona ręcznie w celu kontrolowania wykonania budżetu przychodów.
W przedstawionym przykładzie zostały zawarte informacje z poprzednich pięciu miesięcy. Problem z wprowadzaniem danych pojawia się, gdy do zaprezentowanych w Rysunku 1 wartości z bieżącego okresu należy dodać nowe pozycje.
Z pomocą przychodzi nam wbudowany Formularz danych, który jest wydajniejszym sposobem budowania tabeli. Aby z niego skorzystać, na pasku narzędzi Szybki dostęp wybieramy Więcej poleceń… Następnie w oknie Opcje programu Excel wybieramy z listy Wybierz polecenie z, wybieramy Polecenia, których nie ma na wstążce…
Wśród poleceń odnajdujemy Formularz i klikamy Dodaj.

Aby zastosować dostępną na pasku opcję Formularza danych, wybieramy jedną z komórek naszej tabeli i naciskamy Formularz. Otworzy nam się okno dialogowe jak na Rysunku 3. Widoczne są na nim poszczególne nazwy nagłówków, które wcześniej stworzyliśmy.

Pole Budżet vs wykonanie jest nieedytowalne, ponieważ może zostać automatycznie wyliczone jako różnica między planowanym przychodem a założonym budżetem. Dane w pozostałych pozycjach można usuwać/zamieniać.

Wprowadzenie nowego rekordu do Formularza

Nowy wiersz danych można dodać przez wybranie opcji Nowy. Pojawiają się nam cztery puste pola tekstowe, w które wprowadzamy wartości, a następnie wybieramy Nowy lub Zamknij, w zależności od potrzeb. Stworzona wcześniej tabela została rozszerzona o kolejny rekord z zachowaniem formatowania zestawienia (obramowanie, format danych, formuła z ostatniej kolumny).

Przeglądanie oraz edycja istniejących rekordów Formularza

Formularz umożliwia przeglądanie poszczególnych rekordów poprzez opcje Znajdź poprz oraz Znajdź nastę.
W lewym górnym rogu pojawia się numer obecnie wyświetlanej pozycji. Okienko stwarza nam możliwość swobodnego przechodzenia pomiędzy miesiącami, jak również edycji wykonania, które znajduje się w naszej tabeli. Jeżeli podczas korekty istniejących pozycji w Formularzu okaże się, że wprowadziliśmy dane dotyczące wykonania za inny okres, niż powinniśmy, możemy użyć opcji Przywróć.
Rysunek 5 obrazuje sytuację, w której pojawił się błąd przy wprowadzaniu wartości i w wykonaniu mamy obecnie wartość 24, która zdecydowanie odbiega od pozostałych kwot. Tabela została zaktualizowana o nowo wprowadzoną wartość i nie mamy podglądu, jakie było uprzednio wykonanie przychodów za maj. W takich sytuacjach przydaje się opcja Przywróć. Warto również zwrócić uwagę na fakt, że po wybraniu opcji Nowy, Znajdź poprz oraz Znajdź nastę zaniknie możliwość przywrócenia poprzednich wartości.

W Formularzu dostępna jest również opcja usunięcia poszczególnych rekordów.
Jeżeli chcemy usunąć dany miesiąc, który nie zostanie objęty analizą, wybieramy opcję Usuń.
Pojawia się okno, w którym musimy potwierdzić chęć trwałego usunięcia wyświetlanego rekordu. Potwierdzenie jest ważne, ponieważ w tym przypadku nie mamy możliwości zastosowania opcji Przywróć. Nasze dane przedstawione są w formie tabeli, zatem usunięcie poszczególnych rekordów jest możliwe oraz nie będzie powodowało błędu występujących formuł.

W oknie dostępne jest również pole Kryteria. Jest to przydatne szczególnie wtedy, gdy chcemy odnaleźć wartość o określonych z góry parametrach. W przypadku naszej tabeli nie stanowi to problemu, ponieważ mamy wyłącznie dane za okres pięciu miesięcy, jednakże w przypadku danych historycznych z kilku lat odnalezienie pożądanej wielkości może okazać się problematyczne.

Przy użyciu Formularza spróbujmy odnaleźć wartość przychodów za luty 2017 r. Wybieramy zatem opcję Kryteria. Pojawia się puste pole, w którym mamy możliwość określenia kryteriów wyszukiwania. Wprowadzamy w okienku Miesiąc – luty, natomiast w okienku Rok – 2017. Następnie zatwierdzamy, wybierając opcję Formularz.
Za pomocą Formularza możemy także odnaleźć wszystkie pozycje, w których budżet vs wykonanie będzie większy od zera. W okienku wprowadzany dane jak w przedstawionym Rysunku 8. Wyszukiwarka odnajduje wszystkie pozycje, dla których wykonanie jest wyższe od budżetu.

Za pomocą przedstawionego Formularza do wprowadzania danych możemy edytować, modyfikować, przeglądać oraz wyszukiwać poszczególne pozycje. Stosowanie Formularza sprawdza się w sytuacji, gdy nie ma konieczności dodawania nowych kolumn. Wiersze są dodawane automatycznie wraz z zastosowanym wcześniej formatowaniem.
Wykonanie prostej tabeli dotyczącej realizacji budżetu przychodów może stać się o wiele łatwiejsze dzięki tej prostej metodzie wprowadzania danych.