Sylwester Cekała, prawnik w Instytucie Studiów Podatkowych

Jakie są zasady ujmowania wydatków w kosztach podatkowych?

Po pierwsze, aby dany wydatek odliczyć, trzeba sprawdzić, czy nie jest on wymieniony w ustawie jako taki, który nie może stanowić kosztu podatkowego. Po drugie, przedsiębiorca musi wykazać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Po trzecie, dzięki niemu przedsiębiorca musi mieć co najmniej realną szansę uzyskania przychodów. Najlepiej jednak, jeśli ta zależność jest bezdyskusyjna. Po czwarte, każdy wydatek musi być właściwie udokumentowany.

Czy wydatki poniesione przez podatnika przed uruchomieniem działalności mogą być kosztem?

Jeśli spełniają ustawowe warunki, to tak. Przykładowo takimi wydatkami mogą być koszty organizacji i rejestracji działalności, opłaty związane z korzystaniem z pomocy notariusza czy zasięganiem porad prawnych. Odliczyć można również wydatki na szkolenia przygotowujące do zawodu, oznaczenie siedziby firmy, pieczątki, tablice informacyjne i reklamowe, a także wydatki, dzięki którym firma będzie funkcjonować, czyli np. na jej wyposażenie. Jeśli wydatek nie jest związany z rozpoczynaną działalnością, to nie może stanowić kosztu podatkowego, ponieważ ma wtedy charakter wydatku osobistego.

Jakie koszty związane z prowadzeniem działalności w mieszkaniu prywatnym może odliczyć podatnik?

Po pierwsze, mogą to być koszty związane z samą wartością mieszkania. W takim przypadku, jeśli podatnik wprowadzi do ewidencji środków trwałych własne mieszkanie, będzie mógł zaliczyć do kosztów część odpisów amortyzacyjnych. Kosztem podatkowym jest jednak tylko amortyzacja tej części, która służy prowadzeniu działalności gospodarczej. Odpisy amortyzacyjne są zatem dokonywane w sposób proporcjonalny w stosunku do powierzchni wykorzystywanej na potrzeby działalności do ogólnej powierzchni całego mieszkania.

A jak rozliczyć koszty utrzymania mieszkania, np. czynsz?

W przypadku takich kosztów nie jest wymagane wpisanie mieszkania do ewidencji środków trwałych. Należy jednak pamiętać, że na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych kosztów z prowadzoną działalnością. W przypadku czynszu podstawą naliczania kosztów związanych z działalnością gospodarczą jest wskaźnik udziału powierzchni wykorzystywanej na cele przedsiębiorstwa w ogólnej powierzchni nieruchomości. Do kosztów podatkowych należy także zaliczyć wydatki poniesione na utrzymanie czystości w takiej części, w jakiej mieszkanie wykorzystywane jest do prowadzenia działalności gospodarczej. Przedsiębiorca może zatem zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu część wydatków, np. na sprzątanie, zakup środków czystości.

Czy faktury za prąd czy internet także należy rozliczyć proporcjonalnie?

Czynsz odlicza się w sposób proporcjonalny, ale żeby zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów energię elektryczną, trzeba znaleźć sposób na wykazanie, że określona część energii została zużyta na potrzeby firmy, czyli że zużył ją np. służbowy komputer. Jest to zatem zadanie utrudnione. Niezawodnym, ale jednak kłopotliwym rozwiązaniem może być zamontowanie odrębnego licznika energii.

Jeśli dostęp do sieci internetowej służy wyłącznie prowadzonej działalności, to wydatki poniesione na ten cel mogą zostać odliczone od przychodu firmowego w pełnej wysokości. W przypadku gdy internet służy równocześnie celom osobistym oraz prowadzonej działalności, poniesione wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, ale wyłącznie w części wykorzystywanej na potrzeby prowadzonej działalności. Wydatki te podlegają zatem odliczeniu, o ile wskazana proporcja jest w odpowiedni sposób uzasadniona, a wydatek udokumentowany.

Czy do kosztów można zaliczyć odsetki od kredytu na zakup mieszkania?

Tak. Jeśli dokonano zakupu mieszkania służącego do celów osobistych, jak i prowadzenia firmy, istnieje możliwość zaliczenia do kosztów podatkowych zapłaconych odsetek od kredytu hipotecznego w proporcji, w jakiej mieszkanie wykorzystywane jest do prowadzenia działalności gospodarczej. Zaliczenie odsetek do kosztów uzyskania przychodów jest także możliwe w sytuacji, gdy podatnik kupił mieszkanie do celów osobistych, a potem wprowadził je do ewidencji środków trwałych.

A co z wydatkami na samochód?

W przypadku gdy samochód osobowy jest wykorzystywany przez przedsiębiorcę do prowadzenia działalności gospodarczej, i nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych (dotyczy to np. auta użyczonego od rodziny, ale również auta prywatnego podatnika), rozliczenie kosztów użytkowania samochodu jest ograniczone. Nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu używania samochodu dla potrzeb działalności w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu określonej w stosownym rozporządzeniu ministra infrastruktury (tzw. kilometrówka). Na przykład miesięczny przebieg 2 tys. km należy przemnożyć przez 0,8358 zł, co daje 1671,6 zł. Podatnik musi więc prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu w okresach miesięcznych. Do tak ustalonego limitu podatnik ma prawo zaliczyć w koszty wydatki faktycznie poniesione, m.in. na zakup paliwa, remonty, części zamienne, oleje oraz płyny.

Jeśli chodzi natomiast o wydatki związane z używaniem samochodu osobowego wprowadzonego do ewidencji środków trwałych, to mogą być one zaliczone do kosztów w pełnej wysokości.

Wszystkie wydatki, które podatnik zamierza odliczyć, muszą być jednak odpowiednio udokumentowane.

Gromadzenie rachunków, faktur jest niezwykle istotne. Przedsiębiorca, który faktycznie poniósł określone koszty, lecz nie posiada dowodów, które to potwierdzają, nie będzie mógł ich odliczyć.

Czy dowodem poniesienia wydatku mogą być również paragony fiskalne?

Tak. Organy podatkowe dopuszczają możliwość zaliczania do kosztów wydatków udokumentowanych paragonami fiskalnymi, co potwierdza jednolita linia orzecznicza w tym zakresie. Wydatki dokumentowane paragonem muszą mieć zawsze związek z prowadzoną działalnością. Oprócz tego podatnicy muszą sporządzić odpowiedni opis na paragonie, wskazując cel poniesienia tego wydatku.

Jak długo należy przechowywać dokumenty związane z kosztami podatkowymi?

Co najmniej do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania za okres, którego dokumenty te dotyczą, czyli co do zasady przez pięć lat od zakończenia roku podatkowego, w którym wydatek został odliczony.