Zasady wystawiania faktur VAT zostały określone w rozporządzeniu ministra finansów. Zgodnie z nimi istnieje obowiązek zamieszczania na fakturze m.in. prawidłowego NIP, zarówno swojego, jak i kontrahenta. Co się stanie, gdy biznesmen pomyli ten numer?

Wystawianie faktur VAT to integralna wraz z utrzymywaniem kontaktów handlowych część prowadzenia biznesu. Jedną z poważniejszych konsekwencji, jakie ponosi przedsiębiorca w przypadku błędnie podanego na fakturze NIP, jest utrata prawa do odliczenia podatku od towarów i usług z tej faktury. Aktualnie obowiązujące przepisy dotyczące zwrotu VAT określają, co powinna zawierać faktura dokumentująca sprzedaż. Są to m.in.: imiona i nazwiska sprzedawcy i nabywcy, dzień, miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz data wystawienia faktury, numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy.

Czy aby skorzystać z prawa do odliczenia podatku w przypadku błędnie podanych na fakturze danych konieczne jest wystawienie korekty?

Tak, błędy wystawione w fakturze VAT należy skorygować. Sprzedawca może poprawić błędy za pomocą faktury korygującej, natomiast nabywca może w tym celu wystawić notę korygującą.

Wymaga to od przedsiębiorcy poświęcenia czasu na tworzenie dodatkowych dokumentów korygujących błąd oraz dostarczenia ich pocztą do klienta. W przypadku noty korygującej dodatkowo należy pamiętać o konieczności uzyskania podpisu kontrahenta, ponieważ tylko podpisany i zwrotnie odesłany dokument jest ważny i ma znaczenie dla urzędników podatkowych.

Problem pojawia się w sytuacji, gdy przedsiębiorca wysyła towar do nowego kontrahenta wraz z fakturą przelewową, wystawioną na podane przez klienta, niesprawdzone dane. Czy można zapobiec takim przypadkom?

Jeżeli informacje o danych kontrahenta okażą się fałszywe, a firma, do której wysłany został towar, nie istnieje, odzyskanie należnych pieniędzy może stanowić dla przedsiębiorcy duży kłopot. Należy więc wcześniej uzyskać potwierdzenie informacji o kontrahencie. Można zweryfikować dane w rejestrze Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), ale jest to nieco uciążliwe dla przedsiębiorcy.

Dlatego na rynku są już dostępne użyteczne rozwiązania polegające na integracji z rejestrem firm GUS. Dzięki temu, wystawiając fakturę dla nowego klienta czy dodając koszt od nowego sprzedawcy, wystarczy podać NIP firmy, a pełna nazwa kontrahenta i kompletny adres potrzebne do wystawienia faktury lub dodania kosztu uzupełnią się same.