Podatnicy wystawiający dużą liczbę faktur w postaci papierowej zmagają się z problemem dotyczącym ich przechowywania. Obecnie nie istnieje żaden przepis, który nakładałby obowiązek przechowywania kopii faktur papierowych w tej samej formie. Co w takim razie mogą podatnicy?

Przepisy wykonawcze do ustawy o podatku od towarów i usług z 11 marca 2004 r. nie nakazują posiadania wyłącznie papierowych kopii faktur. Za wystawienie faktury uznać można już samo zgromadzenie informacji niezbędnych do jej sporządzenia, a nie wydrukowanie faktury. Oznacza to, że ustawodawca nie zastrzegł formy drukowanej jako wyłącznej dla przechowywania faktur, co daje podatnikom możliwość ich skanowania i przechowywania kopii w formacie PDF.

Czy tym samym istnieje możliwość przechowywania kopii faktur papierowych w formie elektronicznej – zeskanowanych i zapisanych w formacie PDF?

Tak, pod warunkiem że są zabezpieczone przed modyfikacjami, mają jasno określony status (kopia) oraz że system, w którym są przechowywane, umożliwia ich wydrukowanie na każde żądanie organów. Brak jest zatem przeciwwskazań do wysyłania faktury w formie papierowej oraz przechowywania jej kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu. Podatnik, który zdecyduje się na takie rozwiązanie musi pamiętać, że bierze na siebie ryzyko związane z możliwą awarią systemu komputerowego, a w szczególności, co niezwykle istotne, ryzyko braku możliwości udowodnienia określonych zdarzeń gospodarczych w przypadku utraty tych kopii.

Kto powinien się zastanowić nad takim rozwiązaniem?

Napewno jest ono korzystne dla firm, które np. wystawiają kilka tysięcy faktur miesięcznie. Faktury bowiem należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, czyli przez pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym zostały wystawione. Dzięki zastosowaniu PDF podatnicy nie muszą ponosić dodatkowych kosztów związanych z wydrukiem i archiwizacją faktur.

1 stycznia weszło w życie nowe rozporządzenie ministra finansów o e-fakturach. Ono też uprościło wystawianie tych dokumentów.

To prawda. Zgodnie z treścią tego rozporządzenia faktury, które są przesłane drogą elektroniczną, mają być przechowywane w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób, należy jednak zapewnić: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; łatwe ich odszukanie; bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami.