1 stycznia 2011 roku wraz z wejściem w życie rozporządzenia ministra finansów w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej nastąpi długo postulowane unormowanie zasad przesyłania i przechowywania faktury tradycyjnej w formie elektronicznej. Co dadzą te zmiany?

Ułatwią pełne wykorzystanie nowych technologii w profesjonalnym prowadzeniu działalności gospodarczej.

Jak obecnie przedsiębiorcy radzą sobie z wystawianiem i przesyłaniem faktur?

Obecnie funkcjonują w Polsce trzy typy faktur: tradycyjna, czyli papierowa, wysyłana pocztą lub kurierem, elektroniczna z kwalifikowanym podpisem cyfrowym (tzw. faktura elektroniczna) oraz tradycyjna wysyłana w formie elektronicznej. Głównym powodem braku powszechnego stosowania tej ostatniej były bariery wprowadzone przez polskiego ustawodawcę. Dopiero wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z wiosny tego roku zmusił ustawodawcę do zmiany obowiązujących przepisów.

Co się zmieni w przyszłym roku, jeśli projektowane zmiany wejdą w życie?

Nowe uregulowania przewidują brak konieczności wydrukowania faktury wysłanej w formie elektronicznej. Taki dokument będzie można przechowywać na nośniku elektronicznym (płycie, pamięci masowej, serwerze itp.). Obecnie każdą fakturę tradycyjną trzeba przechowywać w formie papierowej. O znaczeniu tej zmiany może świadczyć to, że według analiz Deloitte przetwarzanie faktur papierowych kosztuje 80 proc. więcej niż tych w formie cyfrowej, a niektóre firmy z sektora MSP magazynują obecnie po kilka ton faktur na własny koszt. Dodatkowo nowe regulacje przyśpieszą możliwość prowadzenia działalności gospodarczej za pomocą faktury tradycyjnej w formie elektronicznej. Od 1 stycznia przedsiębiorca po otrzymaniu faktury z linkiem do bezpośredniej płatności zapłaci za usługę, a dokument zarchiwizuje jednym kliknięciem. Dzięki temu osoby prowadzące działalność gospodarczą oszczędzą czas, który dotychczas musiały poświecić na wizytę na poczcie czy w banku.

Czy faktury tradycyjne będzie można wysłać drogą elektroniczną?

Tak. Zgodnie z rozporządzeniem faktury tradycyjne będzie można wysyłać w formie elektronicznej (lub udostępniać do pobrania z określonej lokalizacji), mając zgodę kontrahenta na taką formę dystrybucji. Oznacza to, że przy wysyłaniu faktury nie trzeba będzie korzystać z drogiego podpisu elektronicznego do uwiarygodnienia wysyłanego dokumentu. Warto też podkreślić, że zostanie zniesiona konieczność zdobycia pisemnej zgody na chęć otrzymywania faktury w takiej formie. Możliwość elektronicznego złożenia oświadczenia woli w tej sprawie to dowód na zasadniczą zmianę podejścia ustawodawcy do sposobu korzystania z faktury elektronicznej.