Z punktu widzenia rozliczeń z fiskusem co do zasady nie ma problemu, gdy wynajmujący ma umowę tylko z jednym najemcą lub z wieloma, a przedmiotem umowy najmu jest jedno mieszkanie. I to zarówno wtedy, gdy z każdym z najemców ma odrębną umowę najmu albo jedną ze wszystkimi. Wystarczy jedynie odpowiednio udokumentować przychód oraz ewentualnie koszty - gdy najem jest rozliczany według skali podatkowej. Bywa jednak, że jedna osoba sama wynajmuje duże mieszkanie, następnie zaś szuka współlokatorów, by im część podnająć. Nie ma świadomości, iż zawierając umowę podnajmu - nawet nieformalnie, a więc bez jej spisywania - sama staje się wynajmującym i powinna rozliczać się z właścicielem mieszkania i z fiskusem.

Ustalenie wysokości przychodu

Niezależnie od tego, czy wynajmujący korzysta z ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, czy rozlicza dochód z najmu na podstawie skali podatkowej, musi odpowiednio udokumentować przychody.

Ważne!

Tak samo jak przychody z najmu opodatkowane są przychody z podnajmu

Szczególnie ważne jest to w przypadku ryczałtowca. Jeśli bowiem z umowy lub kilku umów najmu nie wynika jednoznacznie, jaka jest kwota przychodu, wynajmujący powinien prowadzić ewidencję przychodu. Jeśli bowiem kontrola skarbowa stwierdzi najpierw fakt, iż na podstawie treści umów najmu nie można określić wysokości przychodu, zażąda ewidencji przychodów; gdy zaś takiej podatnik nie posiada lub posiada ją, a nie prowadził prawidłowo, fiskus ma prawo wymierzyć ryczałt w podwyższonej wysokości, a więc np. zamiast 8,5 proc. przychodu aż 42,5 proc.

Natomiast osoby rozliczające się na podstawie skali podatkowej nie są zobligowane żadnym przepisem do prowadzenia jakiejkowiek ewidencji przychodów, tym niemniej, wypełniając chociażby roczne zeznanie podatkowe PIT-36, muszą legitymować się formalnymi dowodami potwierdzającymi wysokość osiągniętego dochodu. Może nie aż tak jednoznacznymi jak w przypadku chęci obniżenia przychodów o koszt ich uzyskania - w tej materii bowiem przepisy ustawy o PIT stawiają warunki, jakie musi spełniać dowód poniesienia wydatku kwalifikowanego w koszty. Oznacza to, że podatnik chcący uniknąć sytuacji, w której kontrola skarbowa zechce ustalać jego dochód na zasadzie oszacowania, zwłaszcza gdy przychody odbiegają od cen rynkowych, musi przedstawić choćby pisemną umowę najmu, w której określona została kwota należna wynajmującemu od najemcy.

Umowa jedna lub umów kilka

Jeśli najemców jest kilku, a zawierana jest jedna umowa najmu, powinni oni występować zbiorowo jako najemcy. Innym rozwiązaniem jest wariant, w którym wynajmujący z każdym najemcą zawiera odrębną umowę najmu. Jej przedmiotem jest część mieszkania, np. jeden pokój z prawem do korzystania z kuchni, łazienki i ewentualnie innych jeszcze pomieszczeń na równych prawach z osobą (osobami) wynajmującymi pozostałe części lokalu. W tym drugim wariancie od strony formalnej przychód z najmu jest sumą przychodów ze wszystkich umów.

Wariant kilku umów dotyczących poszczególnych części mieszkania, w sytuacji gdy podatnik korzysta z opodatkowania najmu w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, nie powoduje automatycznie konieczności prowadzenia ewidencji przychodów, jeżeli tylko z treści tych umów jednoznacznie wynika wysokość przychodu. Aby nie było żadnych wątpliwości, warto jednak zaprowadzić ewidencję przychodów i wówczas wpisywać do niej w oddzielnych pozycjach i odrębnie za każdy miesiąc kwoty przychodu uzyskiwane od najemców.

Podnajem do opodatkowania

Natomiast mniej skomplikowana od strony formalnopodatkowej jest sytuacja, w której umowę najmu z wynajmującym ma tylko główny lokator, który następnie - za zgodą właściciela lokalu (wynajmującego) udostępnia część mieszkania innym osobom, by w ten sposób pozyskać kwotę stanowiącą część czynszu. Trzymając się litery prawa, trzeba bowiem wówczas uznać, że taki najemca sam staje się podatnikiem - jako podnajmujący. Zgodnie bowiem z przepisami podatkowymi na równi z przychodem z najmu opodatkowane są przychody z podnajmu.

Nie jest też rozwiązaniem sięgnięcie po instytucję nieodpłatnego użyczenia. W takim przypadku bowiem, z wyjątkiem sytuacji, w której między użyczającym a korzystającym z użyczenia jest najbliższe pokrewieństwo, użyczenie jest opodatkowane na takich samych zasadach jak najem, a na dodatek przychód należy ustalić na podstawie cen rynkowych.