Faktury wystawione w pdf i przesłane e-mailem muszą być przechowywane w formie papierowej

Naczelny Sąd Administracyjny uznał, że podatnicy mogą wystawiać faktury za pomocą programów komputerowych i wysyłać je e-mailowo. Jednocześnie podkreślił, że odbiorca faktury wystawionej w pliku pdf nie może jej przechowywać w komputerze. W ocenie NSA szczególny rygor w obrocie e-fakturami przewidziany w rozporządzeniu z 14 lipca 2005 r. (Dz.U. nr 133, poz. 1119) odnosi się do sytuacji, gdy faktura jest wystawiana, przesyłana i przechowywana w formie elektronicznej. Dokonując wykładni prowspólnotowej, NSA stwierdził, że to rozporządzenie nie odnosi się do przypadku, gdy faktura jest tylko wystawiana i przesyłana przez internet (wyrok NSA z 20 maja 2010 r., sygn. akt I FSK 1444/09, niepublikowany).

Z orzeczenia wynika, że odbiorcy faktur, którzy chcą je przechowywać w formie elektronicznej, muszą stosować bezpieczny podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem, lub wymianę danych elektronicznych (EDI). Faktury wystawione w pdf i przesłane e-mailem muszą być przechowywane w formie papierowej. Zapisanie ich tylko na dysku komputera może narazić firmę na kłopoty podczas kontroli.

– Podatnicy otrzymujący fakturę e-mailem w formie pdf muszą zabezpieczyć sobie możliwość udowodnienia daty jej otrzymania – podkreśla Andrzej Nikończyk, doradca podatkowy, partner w Kancelarii KND & Partnerzy. Wpływa to bezpośrednio na termin odliczenia VAT naliczonego. – Powinien wystarczyć wydruk i zarchiwizowanie e-maila wraz z datą przesłania faktury – mówi ekspert.

Należy przypomnieć o wcześniejszym wyroku NSA, opisywanym na łamach „DGP”, w którym sąd dopuścił możliwość przechowywania faktur na dysku komputera. Jednak dotyczyło to tylko kopii faktury u wystawcy (wyrok NSA z 3 listopada 2009 r. sygn. akt I FSK 1169/08, niepublikowany). Zdaniem sądu możliwy jest mieszany system polegający na wysyłaniu faktury w formie papierowej oraz przechowywaniu kopii w formie elektronicznej, z gotowością wydrukowania jej na każde żądanie uprawnionego organu.