Funkcjonowanie dużej firmy czy korporacji bez menedżera odpowiedzialnego za podatki jest praktycznie niemożliwe, jeśli chce ona uniknąć zbędnego ryzyka. Taka opinia przeważa wśród ekspertów.
Szef biura podatkowego ma tym większy wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa, im jego pozycja w menedżmencie jest wyższa. Jacek Łabanowski, partner w Crido Taxand (a dawniej dyrektor podatkowy w kilku firmach), uważa, że powinien on sprawować funkcję co najmniej w randze dyrektora i mieć możliwość uczestniczenia w kluczowych procesach biznesowych i inwestycyjnych, które mogą rodzić ryzyko podatkowe – i to już na etapie ich planowania.
Przykładowo, w grupie Lotos, istnieje wyodrębniona struktura w pionie wiceprezesa zarządu ds. ekonomiczno-finansowych – Centrum Finansowo-Księgowe. Jest ono podzielone na kilka biur i działów, w tym Biuro Podatków kierowane przez szefa. W strukturze tego Centrum znajduje się również główny księgowy. W innej spółce paliwowej, PKN Orlen, funkcjonuje dyrektor Biura Podatków, który jest odpowiedzialny m.in. za planowanie podatkowe. Podobnie sytuacja wygląda w wielu bankach czy firmach ubezpieczeniowych (np. Grupie Aviva czy Citi Handlowy). Z kolei np. w Polskim Górnictwie Naftowym i Gazownictwie ta sama osoba pełni rolę głównego księgowego oraz dyrektora departamentu rachunkowości, który zajmuje się również sprawami podatkowymi (nie tylko rozliczeniami).
Unikanie ryzyka i optymalizacja
Radosław Krupa, partner w dziale doradztwa podatkowego EY oraz dyrektor Forum Dyrektorów Podatkowych (jest to miejsce spotkań menedżerów zajmujących się podatkami w przedsiębiorstwach, umożliwiające wymianę doświadczeń i wiedzy) tłumaczy, że zazwyczaj dyrektorzy kierują pracą biura podatkowego i dbają o właściwe rozliczenia. Jacek Łabanowski dodaje, że coraz więcej jest też w tym przypadku obowiązków związanych z raportowaniem: firmy muszą opracowywać dane podatkowe dla celów zarządczych, na potrzeby instytucji regulacyjnych, odpowiadać na zapytania organów podatkowych, jednocześnie aktualne są ustawowo określone obowiązki informacyjne wobec organów skarbowych i klientów, szczególnie uciążliwe przykładowo w branży finansowej.
Radosław Krupa dodaje, że dyrektorzy wspierają też departament rachunkowości. – Równie ważną ich funkcją jest kształtowanie polityki podatkowej firmy oraz poprawa przepływów pieniężnych – twierdzi. Z tego powodu – dodaje – dyrektorzy są często angażowani od samego początku w nowe, niestandardowe przedsięwzięcia firm, tak aby z góry ocenić ich konsekwencje podatkowe, wyeliminować ryzyko lub zoptymalizować rozliczenia z nimi związane.
Tomasz Lenart, dyrektor Biura Podatków w Citi Handlowy, zwraca uwagę, że w bankach profil działalności wymusza bardzo wysoki poziom specjalizacji. Bardzo ważnym zadaniem dyrektora jest więc zbudowanie wewnętrznego zespołu składającego się z osób o odpowiednim poziomie kompetencji. Z kolei Karol Gawrych, menedżer ds. podatków z Grupy Aviva, tłumaczy, że dyrektor/menedżer kształtuje ogólną politykę podatkową spółki (uchwalaną przez zarząd), uczestniczy w podejmowaniu kluczowych decyzji mających skutki podatkowe, czuwa nad realizacją szczegółowych procedur oraz reprezentuje spółkę w kontaktach z fiskusem.
Tomasz Lenart przyznaje, że biuro podatków zajmuje się pełnym spektrum zagadnień – od CIT, VAT czy podatkowych regulacji międzynarodowych, przez różne projekty dotyczące wyłącznie sektora finansowego, po zagadnienia związane z podatkami lokalnymi.
Czasem jedno biuro podatkowe obsługuje więcej niż jedną firmę. Karol Gawrych przyznaje, że kierowana przez niego sekcja obsługuje cztery spółki z grupy, a jego zadania można podzielić na rozliczeniowe i doradcze.
– Pierwsze z nich obejmują szeroko pojętą sprawozdawczość podatkową (sporządzanie kalkulacji, rejestrów, deklaracji i informacji podatkowych). Natomiast do zadań doradczych zaliczam opiniowanie umów, transakcji i produktów, sporządzanie dokumentacji cen transferowych oraz monitorowanie zmian w przepisach podatkowych i przekładanie ich na działalność spółki – mówi ekspert z Grupy Aviva.
Dyrektor nie zastępuje doradców
Zatrudnienie dyrektora podatkowego nie oznacza, że przedsiębiorstwa przestają korzystać z pomocy zewnętrznych doradców podatkowych. Karol Gawrych wyjaśnia, że doradcy pomagają przede wszystkim w sprawach szczególnie skomplikowanych, takich jak fuzje i przejęcia, transakcje międzynarodowe, postępowania sądowo-administracyjne, optymalizacje podatkowe na większą skalę i kompleksowe kontrole podatkowe.
– Są potrzebni przede wszystkim przy realizacji konkretnych projektów, gdzie wymagana jest przekrojowa analiza tematu lub wiedza czy doświadczenia z zakresu, który pozostaje poza główną specjalizacją naszych wewnętrznych ekspertów – wtóruje Tomasz Lenart.
Jak przyznaje Jacek Łabanowski, doradcy przygotowują też bardziej skomplikowane wnioski o interpretację indywidualną i bronią później stanowiska spółki w sądzie. Spierają się w jej imieniu również w postępowaniach o stwierdzenie i zwrot nadpłaty. Wszyscy są zaś zgodni, że merytoryczny, wewnętrzny zespół w firmie jest przez zewnętrznych doradców bardzo dobrze postrzegany. Mają oni wtedy partnera do rozmowy.
Doradcy podatkowi są potrzebni do obsługi firm, przede wszystkim w zakresie wsparcia przy realizacji konkretnych projektów, gdzie wymagana jest przekrojowa analiza tematu