Szef biura podatkowego ma tym większy wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa, im jego pozycja w menedżmencie jest wyższa. Jacek Łabanowski, partner w Crido Taxand (a dawniej dyrektor podatkowy w kilku firmach), uważa, że powinien on sprawować funkcję co najmniej w randze dyrektora i mieć możliwość uczestniczenia w kluczowych procesach biznesowych i inwestycyjnych, które mogą rodzić ryzyko podatkowe – i to już na etapie ich planowania.

Przykładowo, w grupie Lotos, istnieje wyodrębniona struktura w pionie wiceprezesa zarządu ds. ekonomiczno-finansowych – Centrum Finansowo-Księgowe. Jest ono podzielone na kilka biur i działów, w tym Biuro Podatków kierowane przez szefa. W strukturze tego Centrum znajduje się również główny księgowy. W innej spółce paliwowej, PKN Orlen, funkcjonuje dyrektor Biura Podatków, który jest odpowiedzialny m.in. za planowanie podatkowe. Podobnie sytuacja wygląda w wielu bankach czy firmach ubezpieczeniowych (np. Grupie Aviva czy Citi Handlowy). Z kolei np. w Polskim Górnictwie Naftowym i Gazownictwie ta sama osoba pełni rolę głównego księgowego oraz dyrektora departamentu rachunkowości, który zajmuje się również sprawami podatkowymi (nie tylko rozliczeniami).

Unikanie ryzyka i optymalizacja

Radosław Krupa, partner w dziale doradztwa podatkowego EY oraz dyrektor Forum Dyrektorów Podatkowych (jest to miejsce spotkań menedżerów zajmujących się podatkami w przedsiębiorstwach, umożliwiające wymianę doświadczeń i wiedzy) tłumaczy, że zazwyczaj dyrektorzy kierują pracą biura podatkowego i dbają o właściwe rozliczenia. Jacek Łabanowski dodaje, że coraz więcej jest też w tym przypadku obowiązków związanych z raportowaniem: firmy muszą opracowywać dane podatkowe dla celów zarządczych, na potrzeby instytucji regulacyjnych, odpowiadać na zapytania organów podatkowych, jednocześnie aktualne są ustawowo określone obowiązki informacyjne wobec organów skarbowych i klientów, szczególnie uciążliwe przykładowo w branży finansowej.

Radosław Krupa dodaje, że dyrektorzy wspierają też departament rachunkowości. – Równie ważną ich funkcją jest kształtowanie polityki podatkowej firmy oraz poprawa przepływów pieniężnych – twierdzi. Z tego powodu – dodaje – dyrektorzy są często angażowani od samego początku w nowe, niestandardowe przedsięwzięcia firm, tak aby z góry ocenić ich konsekwencje podatkowe, wyeliminować ryzyko lub zoptymalizować rozliczenia z nimi związane.

Tomasz Lenart, dyrektor Biura Podatków w Citi Handlowy, zwraca uwagę, że w bankach profil działalności wymusza bardzo wysoki poziom specjalizacji. Bardzo ważnym zadaniem dyrektora jest więc zbudowanie wewnętrznego zespołu składającego się z osób o odpowiednim poziomie kompetencji. Z kolei Karol Gawrych, menedżer ds. podatków z Grupy Aviva, tłumaczy, że dyrektor/menedżer kształtuje ogólną politykę podatkową spółki (uchwalaną przez zarząd), uczestniczy w podejmowaniu kluczowych decyzji mających skutki podatkowe, czuwa nad realizacją szczegółowych procedur oraz reprezentuje spółkę w kontaktach z fiskusem.

Tomasz Lenart przyznaje, że biuro podatków zajmuje się pełnym spektrum zagadnień – od CIT, VAT czy podatkowych regulacji międzynarodowych, przez różne projekty dotyczące wyłącznie sektora finansowego, po zagadnienia związane z podatkami lokalnymi.

Czasem jedno biuro podatkowe obsługuje więcej niż jedną firmę. Karol Gawrych przyznaje, że kierowana przez niego sekcja obsługuje cztery spółki z grupy, a jego zadania można podzielić na rozliczeniowe i doradcze.

– Pierwsze z nich obejmują szeroko pojętą sprawozdawczość podatkową (sporządzanie kalkulacji, rejestrów, deklaracji i informacji podatkowych). Natomiast do zadań doradczych zaliczam opiniowanie umów, transakcji i produktów, sporządzanie dokumentacji cen transferowych oraz monitorowanie zmian w przepisach podatkowych i przekładanie ich na działalność spółki – mówi ekspert z Grupy Aviva.

Dyrektor nie zastępuje doradców

Zatrudnienie dyrektora podatkowego nie oznacza, że przedsiębiorstwa przestają korzystać z pomocy zewnętrznych doradców podatkowych. Karol Gawrych wyjaśnia, że doradcy pomagają przede wszystkim w sprawach szczególnie skomplikowanych, takich jak fuzje i przejęcia, transakcje międzynarodowe, postępowania sądowo-administracyjne, optymalizacje podatkowe na większą skalę i kompleksowe kontrole podatkowe.

– Są potrzebni przede wszystkim przy realizacji konkretnych projektów, gdzie wymagana jest przekrojowa analiza tematu lub wiedza czy doświadczenia z zakresu, który pozostaje poza główną specjalizacją naszych wewnętrznych ekspertów – wtóruje Tomasz Lenart.

Jak przyznaje Jacek Łabanowski, doradcy przygotowują też bardziej skomplikowane wnioski o interpretację indywidualną i bronią później stanowiska spółki w sądzie. Spierają się w jej imieniu również w postępowaniach o stwierdzenie i zwrot nadpłaty. Wszyscy są zaś zgodni, że merytoryczny, wewnętrzny zespół w firmie jest przez zewnętrznych doradców bardzo dobrze postrzegany. Mają oni wtedy partnera do rozmowy.

Doradcy podatkowi są potrzebni do obsługi firm, przede wszystkim w zakresie wsparcia przy realizacji konkretnych projektów, gdzie wymagana jest przekrojowa analiza tematu