O poradę w sprawie rozliczenia takich kosztów poprosił Krajową Informację Podatkową przedsiębiorca, który świadczy usługi remontowe i budowlane. 1 maja 2013 r. założył indywidualną działalność gospodarczą opodatkowaną według skali podatkowej i prowadzi księgę przychodów i rozchodów. Często prace wykonuje na terenie Niemiec. W celu realizacji zlecenia wyjeżdża tam na jeden do trzech tygodni. Zapytał, czy ma prawo zaliczyć do kosztów podatkowych wartość diet za okres tych podróży.

W odpowiedzi Ministerstwo Finansów powołało się na art. 22 ust. 1 ustawy o PIT (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.). Zgodnie z nim kosztami podatkowymi są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia ich źródła. Wyjątkiem są wydatki wymienione w art. 23, których nie można zaliczyć do kosztów. Jak podkreśla MF, koszty powinny być racjonalne, gospodarczo uzasadnione i związane z prowadzoną działalnością.

Resort zwraca uwagę na art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT. Zgodnie z nim za koszt uzyskania przychodów nie uznaje się diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i współpracujących z nimi – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom. Tę ostatnią określają odrębne przepisy wydane przez właściwego ministra.

Aktualnie jest to obowiązujące od 1 marca 2013 r. rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167). W myśl jego par. 2 z tytułu podróży krajowej i zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują: diety; zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów i innych niezbędnych i udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

49 euro wynosi kwota diety za dobę podróży do Niemiec

Jak podkreśla MF, treść art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o PIT nie zawęża kręgu podmiotów objętych tymi przepisami ze względu na rodzaj i miejsce wykonywania czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Dlatego za podróż służbową należy też uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzeniem działalności. I to zarówno w kraju, jak i poza jego granicami.

Jeżeli zatem podatnik będzie świadczył usługi w ramach działalności gospodarczej w czasie podróży służbowych, to zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT może zaliczyć do kosztów wartość diet za czas tych wyjazdów, ale tylko do wysokości wskazanej w rozporządzeniu.

150 euro wynosi kwota limitu na jeden nocleg w Niemczech