To, jak ma wyglądać kontrola podatkowa i postępowanie podatkowe, które może zostać po niej wszczęte, oraz jakie prawa i obowiązki mają strony – określa ustawa z 29 sierpnia 1997 r., Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.).

Z zawiadomieniem lub bez niego

Co do zasady przepisy ordynacji wymagają zawiadamiania podatnika o zamiarze wszczęcia kontroli (urzędnicy mogą przyjść z wizytą nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od doręczenia zawiadomienia – art. 272 b). Ponieważ celem jest sprawdzenie, czy kontrolowany płaci podatki w prawidłowej wysokości, w określonych przypadkach – gdy w grę wchodzi zaskoczenie podatnika, np. dla sprawdzenia zasadności zwrotu VAT, który jest szczególnie narażony na wyłudzenia – ordynacja dopuszcza kontrolę bez uprzedzenia (art. 282c). Jeszcze lepszy efekt daje sprawdzenie firmy przeprowadzone po okazaniu legitymacji służbowej (art. 284a).

Upoważnienie i pełnomocnictwo

Urzędnik, który będzie kontrolował podatnika, musi posiadać do tego imienne upoważnienie z podaniem zakresu kontroli i przewidywanego terminu jej zakończenia oraz pouczeniem o prawach i obowiązkach kontrolowanego.

Podatnik ma prawo ustanowić pełnomocnika, który będzie go reprezentował, zgłaszając pełnomocnictwo do naczelnika urzędu skarbowego. Obowiązkiem jest zaś wskazanie osoby, która pod nieobecność kontrolowanego będzie go reprezentować (art. 284). Przepis ten dotyczy przede wszystkim upoważnienia pracownika w firmie, który w razie potrzeby będzie udzielał urzędnikowi informacji, udostępniał dokumenty czy odpowiadał na pytania.

Co do zasady kontrola podatkowa może być prowadzona w siedzibie sprawdzanego, w innym miejscu przechowywania dokumentacji oraz w miejscach związanych z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i w godzinach funkcjonowania firmy (art. 285a). Przepisy dopuszczają jednak, za zgodą kontrolowanego, przeprowadzenie czynności w siedzibie organu podatkowego, o ile usprawni to inspekcje (art. 285b).

Katalog dopuszczalnych działań urzędnika zawiera art. 286 par. 1 ordynacji. Uprawniony jest on np. do wstępu na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń kontrolowanego (za zgodą przedsiębiorcy urzędnik może nawet dokonać oględzin części mieszkalnej wykorzystywanych przez firmę), żądania akt, ksiąg i różnego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli i robienia z nich odpisów, kopii czy notatek.

Może też zabezpieczać zebrane dowody, legitymować osoby, jeżeli jest to niezbędne na potrzeby kontroli, a nawet zażądać dokonania spisu z natury czy wydania próbek towarów za pokwitowaniem. Kontrolujący może również przesłuchiwać świadków, weryfikowanego oraz inne osoby (np. pracowników), a w razie uzasadnionej potrzeby wezwać policję, straż graniczną czy miejską – gdyby się okazało, że kontrolujący utrudnia mu pracę. W tym ostatnim przypadku za takie działanie na podatnika może zostać nałożona kara porządkowa do 2700 zł (wysokość kary na rok 2012, zgodnie z obwieszczeniem ministra finansów z 2 sierpnia 2011 r. – M.P. z 2011 r. nr 71, poz. 707).

Sprawdzany ma prawo do zastrzeżeń

Kontrolę podatkową kończy protokół z ustaleniami, które poczynił organ. Od jego doręczenia kontrolowany ma 14 dni na wniesienie zastrzeżeń i wniosków dowodowych, jeżeli nie zgadza się – choćby w części – z ustaleniami. Co do zasady nie należy tego terminu przekraczać. Niewniesienie zastrzeżeń w terminie sprawi, że organ podatkowy uzna, iż wszystko jest w porządku i podatnik zgadza się z protokołem. Wówczas powinien on dokonać korekty deklaracji i zapłacić podatek z odsetkami zgodnie z ustaleniami urzędników.

Zakończenie kontroli podatkowej nie musi jednak oznaczać końca kłopotów. Bo organy mogą w ciągu 6 miesięcy wszcząć postępowanie podatkowe (art. 165b). Wystarczy, że podatnik nie złoży deklaracji lub korekty deklaracji uwzględniającej w całości ustalenia kontroli, dokona ponownej korekty (wbrew ustaleniom kontroli) lub gdy organ potrzyma informacje uzasadniające wszczęcie postępowania. Co ciekawe, w ciągu owych 6 miesięcy podatnik ma obowiązek zawiadamiać urząd skarbowy o każdej zmianie swojego adresu (art. 291b).

Często sprawdzający celowo przedłużają swoją obecność w firmie

Stosunkowo częstymi nadużyciami organów podatkowych w trakcie prowadzonej kontroli czy postępowania podatkowego jest bezzasadne przedłużanie kontroli w sprawach zwrotu podatku VAT, zbyt pochopne zabezpieczanie środków na rachunkach bieżących przedsiębiorców, co z reguły prowadzi do upadłości firmy wskutek utraty płynności finansowej. Dość częstym nadużyciem prawa jest też przystępowanie do egzekucji w sytuacji, gdy na decyzję organu podatkowego wniesiona została skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego oraz złożone zostały wnioski o wstrzymanie wykonania decyzji. W takich przypadkach egzekucja prowadzona jest częstokroć jeszcze przed rozpatrzeniem tych wniosków. Nie można też nie wspomnieć o zdarzających się próbach wpływania na świadków, kontaktowania się z nimi i nakłaniania do składania wyjaśnień na piśmie. Jest to forma urabiania świadków jeszcze przed ich przesłuchaniem.

Dlatego tak ważne jest korzystanie przez podatników ze wszystkich praw, jakie dają im przepisy. Przede wszystkim czynnego udziału w kontroli czy postępowaniu podatkowym, przedstawianiu własnych dowodów, powoływaniu świadków i częstym zapoznawaniu się z aktami sprawy. Zaangażowanie pełnomocników na późniejszych etapach sporu może być działaniem spóźnionym.