Kwestię nadzoru przedsiębiorców reguluje ustawa z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (u.s.d.g.) (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 220, poz. 1447 z późn. zm.). Celem przepisów było ujednolicenie ogólnych zasad prowadzenia inspekcji ze wskazaniem praw i obowiązków obydwu spotykających się stron. Wiedza, co może, a czego nie urzędnik dokonujący inspekcji, jest dla przedsiębiorcy ważna chociażby z tego powodu, że jeśli pracownik administracji publicznej złamie w tym zakresie prawo, osoba prowadząca działalność gospodarczą może domagać się odszkodowania.

Wejście do zakładu z zaskoczenia

Kontrola powinna zostać poprzedzona zawiadomieniem o zamiarze jej wszczęcia. Taki dokument powinien dotrzeć do przedsiębiorcy na co najmniej 7 dni przed wejściem urzędników do firmy. Wprowadzeniu tej instytucji przyświecała idea, zgodnie z którą przedsiębiorca powinien mieć czas, by organizacyjnie przygotować swoją firmę na działania kontrolerów, tak by nie dezorganizowały one codziennej pracy. Jednak zdaniem części przedstawicieli doktryny, jak prof. Krystyna Pawłowicz, obowiązek wysyłania zawiadomienia daje szansę na ukrycie zaniedbań. Takie obawy musiały towarzyszyć również ustawodawcy, bo przewidział on szeroki katalog sytuacji, gdy nie trzeba zawiadamiać przedsiębiorcy (patrz ramka). W każdym takim przypadku trzeba jednak uzasadnić brak dokumentu poprzedzającego inspekcję.

W czasie pierwszej wizyty u przedsiębiorcy urzędnik powinien przedstawić mu swoją legitymację służbową oraz upoważnienie do przeprowadzenia kontroli. Jest również zobowiązany poinformować podmiot prowadzący działalność gospodarczą o przysługujących mu prawach i jego obowiązkach. Jeżeli przedsiębiorca uzna, że urzędnik z różnych powodów może okazać się stronniczy, ma prawo domagać się od organu, w imieniu którego działa kontroler, zmiany takiej osoby.

Co ważne, skoro urzędnik dostaje wgląd w dokumenty firmy, to przedsiębiorca również może patrzeć mu na ręce. Jeśli sam nie jest obecny podczas wykonywania czynności kontrolnych, powinien na piśmie wyznaczyć inną osobę, chociażby jednego ze swoich pracowników. A warto, bo uprawnienia kontrolera są spore. Ma on wstęp do wszystkich budynków, w których faktycznie wykonywana jest działalność gospodarcza (a więc nie tylko do głównej siedziby przedsiębiorcy), żądać dokumentów objętych zakresem przedmiotowym danej inspekcji, a następnie sporządzać kopie, a także legitymować i prosić o złożenie wyjaśnień osoby przebywające na terenie miejsca wykonywania działań kontrolnych.

Weryfikacja dla potomnych

Śladem po wizycie urzędników są nie tylko wspomnienia przedsiębiorcy, ale i książki kontroli. Obowiązek ich prowadzenia to przejaw realizacji przez przedsiębiorcę nałożonego na niego zadania ewidencjonowania takich działań urzędników. W książce umieszcza się przede wszystkim informacje o liczbie przeprowadzonych w danej firmie kontroli, czasie ich trwania, ich celu oraz o organach kontrolnych. Dzięki temu niezwykle ważne informacje zostają zebrane w jednym miejscu. Należy jednak pamiętać, że muszą one znajdować potwierdzenie w posiadanych przez przedsiębiorcę dokumentach. Książka, w której dodatkowo zamieszcza się opis postępu przedsiębiorcy we wdrażaniu zaleceń pokontrolnych, może przybrać tradycyjną papierową formę lub być prowadzona w wersji elektronicznej.

Wgląd do niej trzeba umożliwić na każde żądanie organu kontrolnego.

Dwóch sprawdzających w jednej firmie

Najwięcej kontrowersji wśród przedsiębiorców wywołują przepisy odnoszące się do ograniczeń w liczbie dni kontroli w firmie oraz zasad równoczesnej inspekcji. Wszystko dlatego, że choć ogólne zasady są korzystne dla firm, zostały jednak obudowane wieloma wyjątkami.

Teoretycznie nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy. Drugi organ musi niejako ustawić się w kolejce, czyli ustalić z przedsiębiorcą inny termin. Nie dotyczy to jednak takich sytuacji, gdy przeprowadzenie audytu jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia czy też środowiska naturalnego albo chęcią zapobieżenia popełnieniu przestępstwa lub zebrania i zabezpieczenia dowodów jego popełnieniu. Wtedy nie ma przeciwwskazań do obecności wielu kontrolerów u jednego podatnika.

Z kolei limit łącznej liczby dni w roku, jaką mogą spędzić kontrolerzy w danej firmie, zależy od jej wielkości. Dla mikroprzedsiębiorców będzie to maksymalnie 12 dni roboczych, dla małych 18 dni, dla średnich ta liczba rośnie do 24 dni, a w przypadku większych graczy wynosi aż 48 dni. Do tego okresu nie wlicza się zarządzonych przez organ przerw w kontroli, o ile w tym czasie przedsiębiorca może normalnie prowadzić swój biznes. Tu znów występuje jednak analogiczna do przywołanej wyżej długa lista wyjątków, gdy urzędnicy mogą dłużej badać danego przedsiębiorcę. Każdorazowo dostarczają wówczas mu pisemne uzasadnienie.

Pisemny sprzeciw wobec działań

Jeśli przedsiębiorca uzna, że w toku kontroli w jakikolwiek sposób naruszono jego prawa, może wnieść do organu prowadzącego czynności kontrolne pisemny sprzeciw wobec tych działań. Chcąc przekonać go do swoich racji, powinien wątpliwości uzasadnić. Ma na to 3 dni robocze od rozpoczęcia inspekcji.

Co ważne, wniesienie sprzeciwu powoduje wstrzymanie, do czasu jego rozpatrzenia, czynności kontrolnych, choć organ może na ten czas zabezpieczyć wcześniej zebrane dowody. Rozpatrzenie sprzeciwu następuje w ciągu 7 dni od momentu jego wniesienia. Organ może uznać zasadność sprzeciwu, a wtedy kontrola zostanie natychmiastowo zakończona. Może go również odrzucić i wydać postanowienie o kontynuowaniu czynności. Służy na nie zażalenie do organu wyższego stopnia.

Szczególne sytuacje tłumaczą obecność wielu kontrolerów u jednego podatnika

Kontrola z zaskoczenia jest możliwa, gdy:
● Jest prowadzona na podstawie przepisów unijnych lub ratyfikowanej umowy międzynarodowej,
● Jest niezbędna dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia (również skarbowego) albo zabezpieczenia dowodów ich popełnienia
● Bada jakość paliw
● Inspekcja działa na podstawie ustawy o ochronie konkurencji i konsumentów
● Jest uzasadniona bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego
● Brak adresu przedsiębiorcy uniemożliwia doręczenie zawiadomienia.

Kto może sprawdzać przedsiębiorcę
● Urzędy skarbowe,
● Urzędy kontroli skarbowej,
● Izby celne,
● Inspekcja Handlowa,
● Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów,
● Inspekcja Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych,
● Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
● Państwowa Inspekcja Pracy,
● Urzędy pracy,
● Państwowa Inspekcja Sanitarna,
● Inspekcja Ochrony Środowiska
● Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych
● Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego,
● Biuro Ochrony Rządu,
● Centralne Biuro Antykorupcyjne,
● Policja,
● Państwowa Straż Pożarna,
● Główny Urząd Geodezji i Kartografii,
● Urząd Dozoru Technicznego,
● Państwowa Inspekcja Farmaceutyczna,
● Inspekcja Weterynaryjna
● Najwyższa Izba Kontroli,
● Narodowy Bank Polski,
● Narodowy Fundusz Zdrowia,
● Główny Urząd Nadzoru Budowlanego,
● Urząd Lotnictwa Cywilnego,
● Urzędy marszałkowskie,
● Inspekcja Transportu Drogowego,
● Żandarmeria Wojskowa,
● Służba Kontrwywiadu Wojskowego,
● Straż Graniczna,
● Poczta Polska,
● Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
● Stowarzyszenia ochrony praw autorskich (np. ZAiKS, STOART).