Wielkanoc tuż, tuż… To dobry moment w firmach, aby zaplanować wydatki na prezenty dla swoich pracowników. Warto zastanowić się nad kupnem kart przedpłaconych. Są one atrakcyjną nagrodą dla pracowników, a pracodawcy przynoszą oszczędności. To wszystko dzięki korzyściom podatkowym.

Przekazanie kart pracownikom w kosztach

Pracodawca może zaliczyć wartość kart podarunkowych do kosztów uzyskania przychodów. Zasada ta dotyczy zarówno osób zatrudnionych na umowę o pracę, jak i umowę zlecenia. Ustawy o podatkach dochodowych (PIT i CIT) pozwalają na zaliczenie do kosztów wszystkich poniesionych wydatków związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie. Wydatki te muszą jednak pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzonym biznesem, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, z wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niemogące pomniejszyć przychodów. Zasady te mają także zastosowanie do wydatków ponoszonych przez pracodawców na karty dla pracowników (np. na świadczenia kulturalne, rekreacyjno-sportowe czy karty podarunkowe). Jednak ich rozliczenie będzie zależało od źródła finansowania zakupu kart.

Środki obrotowe

Pracodawca może wybrać sposób sfinansowania zakupu kart dla zatrudnionych. Ma do wyboru: środki obrotowe firmy lub fundusz świadczeń socjalnych. W pierwszym przypadku każdy wydatek poniesiony na pracownika ze środków obrotowych będzie kosztem uzyskania przychodów. Musi być tylko związany z przychodem firmy lub zabezpieczeniem źródła takiego przychodu. Może to być związek bezpośredni lub pośredni. Dodatkowo pracodawca będzie musiał zadbać o udokumentowanie takiego wydatku, np. fakturą lub notą księgową.

Warunki socjalne

Inaczej będzie wyglądała sytuacja przy zapłacie za karty pieniędzmi pochodzącymi z funduszu socjalnego. Tu podział kart, a dokładnie ich wartość, musi zostać przeprowadzona na podstawie kryterium socjalnego. Tym samym wartość kart powinna być zróżnicowana. Nie można wszystkim pracownikom przekazać kart o jednakowej wartości. O formie wsparcia decyduje regulamin Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Jeśli zatem w regulaminie nie przewidziano możliwości udzielania pomocy w postaci kart np. przedpłaconych, to aby pracownicy mogli je uzyskać, trzeba zmienić regulamin ZFŚS lub przygotować do niego aneks. Gdy firma zdecyduje się na kupno kart ze środków ZFŚS, musi pamiętać o tym, że ustawodawca podatkowy nie pozwala uwzględniać w kosztach wydatków pracodawcy na działalność socjalną. W kosztach nie można też uwzględnić odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika.

Jednak kosztem są:
– podstawowe odpisy i wpłaty na te fundusze, jeżeli obowiązek lub możliwość ich tworzenia w ciężar kosztów określają odrębne przepisy;
– odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o ZFŚS obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów zwiększeń zostały wypłacone na rachunek funduszu.

Co to oznacza? Otóż to, że kosztem podatkowym firmy jest odpis dokonany na rzecz funduszu. Zatem wydatek na karty sfinansowany de facto z tego odpisu kosztem już nie będzie. To logiczna zasada, bo w przeciwnym przypadku ten sam wydatek byłby dwukrotnie zaliczany do kosztów.

Ważne
Zakup kart przedpłaconych dla pracowników ze środków obrotowych będzie kosztem uzyskania przychodów. Przy finansowaniu tego typu świadczeń z funduszu socjalnego kosztem jest odpis na taki fundusz.

Anna Derlacka CFO Edenred Polska